Skriftlig kommunikasjon med kollegaer

Før du leser

Se nærmere på disse fagbegrepene før du leser teksten:

rapport

En rapport er en skriftlig eller muntlig overføring av viktig informasjon. Eksempel: En sykepleier gir en muntlig rapport til de som skal på jobb når hen er ferdig med vakta si på sykehuset.

dokumentere

Å dokumentere er å registrere og skrive noe ned for å ha bevis på det som er gjort.

møtereferat

Et møtereferat er en skriftlig oppsummering av hva som ble diskutert og bestemt i et møte.

mottaker

En mottaker er en som tar imot noe. Eksempel: Karim sendte et brev til flere mottakere.

Skriving på jobb

Selv om muntlig kommunikasjon er viktig i stort sett alle yrker, vil det også være nødvendig å skrive i mange sammenhenger. For eksempel når du skal rapportere om noe som har skjedd på jobb, eller dokumentere noe du har gjort.

I tillegg er det lurt å skrive ned det du eller andre må huske, som en beskjed eller noe dere har blitt enige om i et møte. Kanskje får du i oppgave å skrive et møtereferat.

Hvem er mottakeren?

Målet er at leseren forstår det du skriver. Tenk derfor på hvem som skal lese teksten, før du skriver, og tilpass teksten til mottakeren. Her er det du bør tenke over:

Hva kan kollegaen din fra før?

Når du skriver en tekst til kollegaer som har samme kunnskap som deg om jobben, kan du bruke fagord og uttrykk som dere begge forstår. Fagspråket hjelper dere med å kommunisere presist.

Har ikke kollegaen samme kunnskap som deg? Da bør du skrive enkelt. Hvis du bruker fagspråk, må du forklare vanskelige ord. Det kan hjelpe kollegaen din til å forstå mer.

Overskrifter og bilder gjør innholdet lettere å forstå

Her er fire tips som gjør innholdet lettere å forstå:

1. Bruk overskrifter som viser hva teksten handler om, også når du skriver e-post eller beskjeder.

2. Skriv et tydelig emne i e-posten, for eksempel "medarbeidersamtale", "lunsjavtale" eller "spørsmål om arbeidstid". Da forstår mottakeren innholdet med én gang.

3. Husk å skrive om det viktigste først. Det er spesielt viktig dersom det er mye informasjon i teksten du skriver.

4. Bruk bilder. Skal du forklare en oppgave eller prosedyre, kan bilder hjelpe mottakeren med å forstå. Et eksempel på dette er NRKs artikkel om håndvask.
   

Avsnitt gjør det lettere å lese lengre tekster

Enkelte tekster krever at du skriver mye. Da er det viktig at du lager avsnitt. Lag ett avsnitt for hvert tema. Da er det lettere for mottakerne å forstå informasjonen.

Start hvert avsnitt med en temasetning som forteller hva det handler om. Så kan du forklare eller gi eksempler.

I eksempelet under er rapporten delt inn i tre avsnitt. Avsnittene er delt inn etter tema. Legg merke til at den første setningen i avsnittet er en temasetning som viser dette. Det første avsnittet handler om pasienten, det andre handler om utførte arbeidsoppgaver, og det siste avsnittet gir mer generell informasjon fra avdelingen.

Skrifttype og skriftstørrelse

Det er viktig å velge riktig skrifttype. Bruk "nøytrale" skrifttyper, som for eksempel Arial eller Times New Roman. Ikke bland forskjellige skrifttyper og størrelser, da blir det rotete og tungt å lese.

Underskrift er viktig

Det er viktig at mottakeren vet hvem som har sendt teksten. Husk derfor å skrive navnet ditt på tekster som for eksempel skaderapporter og jobbsøknader. Bruk fornavn og etternavn i formelle tekster. I uformelle meldinger er det nok å skrive fornavn.

I en skaderapport er det naturlig med både fornavn og etternavn fordi det er en formell tekst. Mens hvis du sender en melding til en kollega og spør om dere skal ta lunsj sammen, så kan bare fornavnet ditt være nok. Det er en uformell tekst.