Kva er ein beredskapsplan?

Beredskapsplan

Ein beredskapsplan er eit dokument som beskriv korleis ei verksemd skal handtere uønskte hendingar. Planen bygger på lovverk, forskrifter og ulike krav frå verksemda sjølv, leverandørar og forsikringsselskap.

Risikovurdering

Før verksemder lagar ein beredskapsplan, må dei gjennomføre ei risikovurdering. Det betyr å finne ut kva som kan gå gale, og kor stort sannsynet er for at det skjer. Les meir i artikkelen "Risikovurdering".

Verksemda set inn førebyggande tiltak for å redusere risikoen, men det vil alltid vere ein restrisiko. Beredskapsplanen skal hjelpe verksemda med å handtere det som likevel kan skje.

Formål

Kvifor vi har ein beredskapsplan, kallar vi formålet. Vi har beredskapsplanar for å gjere verksemder tryggare. Planane er eit viktig verkemiddel for å kunne handtere nødssituasjonar og andre uønskte hendingar på ein trygg og effektiv måte.

Uønskte hendingar kan få store konsekvensar, både for verksemda og for samfunnet. Beredskapsplanar er derfor òg ein viktig del av arbeidet med samfunnssikkerheit.

Funksjon

Funksjonen til beredskapsplanane handlar om korleis planane gjer verksemder og samfunnet tryggare. Ein beredskapsplan viser korleis verksemda skal førebu seg på ulike uønskte hendingar, og han tydeleggjer roller og ansvar når noko skjer.

Eit viktig hjelpemiddel i beredskapsplanar er tiltakskort. Dette er korte og enkle beskrivingar av kva som skal gjerast ved ei bestemd uønskt hending – til dømes kven som skal varsle, kven som leier arbeidet, og kva for tiltak som må gjennomførast.

I filmen ovanfor såg vi to døme på tiltakskort. Det eine var ein foldar med beskriving av tiltak for ulike uønskte hendingar, som alvorleg ulykke, brann og innbrot. Det andre tiltakskortet som blei vist fram, var eit plastkort med instruksjonar til bruk for ulike uønskte hendingar. Dette kortet inneheldt òg ein minnepenn med heile beredskapsplanen.

I beredskapsplanen står det òg beskrive kva ressursar verksemda har tilgjengeleg, som utstyr, personell og avtalar som kan brukast ved uønskte hendingar. Til dømes kan hotell inngå beredskapsavtalar i situasjonar der menneske må evakuerast og treng ein stad å bu.

Beredskapsøvingar er ein viktig del av funksjonen til beredskapsplanar. Øvingane gjer verksemder og samfunnet tryggare fordi tilsette får øve på å handtere uønskte hendingar i verkelegheitsnære situasjonar.

Tre fasar i beredskapsarbeidet

Beredskapsarbeidet blir delt inn i tre fasar, som alle er beskrivne i beredskapsplanen.

1. Før ei hending – opplæring og øvingar

I fasen før ei hending har skjedd, må dei tilsette lære rutinar og vere med på øvingar. Tilsette bør mellom anna kursast i datasikkerheit, konflikthandtering, førstehjelp og vere med på brann- og andre evakueringsøvingar.

Les meir i artikkelen "Beredskapsøvingar".

2. Under hendinga – handtering av situasjonen

I fasen der hendinga går føre seg, følger dei tilsette dei konkrete tiltaka i planen. For ein vektar kan det, ved ein bombetrussel, vere å sperre av området, varsle politiet, evakuere menneske og kommuniserere med driftssentralen.

I beredskapsplanen inngår òg planar for korleis verksemda skal halde oppe drift under ei hending. På eit kjøpesenter kan dette til dømes vere alternative system for betaling om det oppstår feil på betalingsterminalane.

I filmen øvst såg vi eit døme på ei uønskt hending der ein kunde sette seg fast i ei rulletrapp. I ein slik situasjon vil vektarar ut frå tiltakskort vite kva dei skal gjere. Det kan vere å utøve førstehjelp, ringe ambulanse, varsle senterleiinga og ta seg av vitne.

For større og meir alvorlege nødsituasjonar må verksemda ha omfattande kriseleiing, gjerne med eit eige organisasjonskart som trer i kraft i slike situasjonar.

Les meir i artiklane "Nødsituasjonar" og "Å følge ein beredskapsplan".

3. Etter hendinga – varetaking og evaluering

Når hendinga er over, må verksemda ta vare på dei involverte og evaluere kva som skjedde. I etterkant av ei hending er det derfor vanleg med tiltak som til dømes ei debrifing, som er ein strukturert gjennomgang av kva som hende. Ein slik gjennomgang kan hjelpe dei involverte med å få behandla det som skjedde.

Ved å gjennomføre ei evaluering kan verksemda lære av hendinga. I dømet med ulykka i rulletrappa bør vi finne ut av kvifor ulykka skjedde, og kva som kan gjerast for å redusere sjansane for at noko slikt kan skje igjen. Vi må òg evaluere innsatsen til vektarane og andre involverte. Er det noko vi bør gjere annleis? Fungerte rutinane i beredskapsplanen?

Oppbygginga til beredskapsplanen

Beredskapsplanar kan sjå svært ulike ut. Ein liten butikk kan klare seg med ein kort og enkel plan, mens eit stort hotell gjerne treng ein meir omfattande plan som består av fleire delplanar og detaljerte prosedyrar.

Rammar

Rammer for beredskapsarbeidet er forhold i og rundt verksemda som påverkar korleis beredskapsplanen bør formast ut. Dette kan vere faktorar som talet på tilsette, når på døgnet verksemda er i drift, og kva typar aktivitetar som går føre seg på eigedommen. Omfanget av ein beredskapsplan for ein stor hotellresort vil derfor vere mykje større enn for ein liten frittliggande butikk.

Dei samla rammene for ei verksemd er avgjerande for korleis beredskapsplanen bør formast ut, og kva for tiltak og rutinar som skal inngå.

Organisering av beredskapsarbeidet

Beredskapsarbeidet må organiserast på ein måte som gir ei felles situasjonsforståing og velfungerande kommunikasjon.

Mange verksemder organiserer beredskapsarbeidet som ein eigen beredskapsorganisasjon. Beredskapsorganisasjonen må ha ein tydeleg struktur der beredskapsleiar har det overordna ansvaret. Dette sikrar at avgjerder blir tekne raskt, og at alle team får klare beskjedar.

Den som har ansvaret, kan delegere oppgåver, men sjølve ansvaret kan aldri delegerast. Leiinga må derfor følge opp arbeidet og sørge for nødvendig kompetanse, opplæring og tilrettelegging, slik at beredskapsorganisasjonen fungerer i praksis.

Les meir om organisering av arbeidet i artikkelen "Ein beredskapsorganisasjon".

Test deg sjølv

Nedanfor er det ei interaktiv oppgåve der du kan teste kva du no kan om beredskapsplanar.