Hva er en beredskapsplan?

Beredskapsplan

En beredskapsplan er et dokument som beskriver hvordan en virksomhet skal håndtere uønskede hendelser. Planen bygger på lovverk, forskrifter og ulike krav fra virksomheten selv, leverandører og forsikringsselskaper.

Risikovurdering

Før virksomheter lager en beredskapsplan, må de gjennomføre en risikovurdering. Det betyr å finne ut hva som kan gå galt, og hvor stor sannsynligheten er for at det skjer. Les mer i artikkelen "Risikovurdering".

Virksomheten setter inn forebyggende tiltak for å redusere risikoen, men det vil alltid være en restrisiko. Beredskapsplanen skal hjelpe virksomheten med å håndtere det som likevel kan skje.

Formål

Hvorfor vi har en beredskapsplan, kaller vi formålet. Vi har beredskapsplaner for å gjøre virksomheter tryggere. Planene er et viktig virkemiddel for å kunne håndtere nødssituasjoner og andre uønskede hendelser på en trygg og effektiv måte.

Uønskede hendelser kan få store konsekvenser, både for virksomheten og for samfunnet. Beredskapsplaner er derfor også en viktig del av arbeidet med samfunnssikkerhet.

Funksjon

Beredskapsplaners funksjon handler om hvordan planene gjør virksomheter og samfunnet tryggere. En beredskapsplan viser hvordan virksomheten skal forberede seg på ulike uønskede hendelser, og den tydeliggjør roller og ansvar når noe skjer.

Et viktig hjelpemiddel i beredskapsplaner er tiltakskort. Dette er korte og enkle beskrivelser av hva som skal gjøres ved en bestemt uønsket hendelse – for eksempel hvem som skal varsle, hvem som leder arbeidet, og hvilke tiltak som må gjennomføres.

I filmen ovenfor så vi to eksempler på tiltakskort. Det ene var en folder med beskrivelse av tiltak for ulike uønskede hendelser, som alvorlig ulykke, brann og innbrudd. Det andre tiltakskortet som ble vist fram, var et plastkort med instruksjoner til bruk for ulike uønskede hendelser. Dette kortet inneholdt også en minnepenn med hele beredskapsplanen.

I beredskapsplanen står det også beskrevet hvilke ressurser virksomheten har tilgjengelig, som utstyr, personell og avtaler som kan brukes ved uønskede hendelser. For eksempel kan hoteller inngå i beredskapsavtaler i situasjoner der mennesker må evakueres og trenger et sted å bo.

Beredskapsøvelser er en viktig del av funksjonen til beredskapsplaner. Øvelsene gjør virksomheter og samfunnet tryggere fordi ansatte får øve på å håndtere uønskede hendelser i virkelighetsnære situasjoner.

Tre faser i beredskapsarbeidet

Beredskapsarbeidet deles inn i tre faser, som alle er beskrevet i beredskapsplanen.

1. Før en hendelse – opplæring og øvelser

I fasen før en hendelse har inntruffet, må de ansatte lære rutiner og delta på øvelser. Ansatte bør blant annet kurses i datasikkerhet, konflikthåndtering, førstehjelp og delta på brann- og andre evakueringsøvelser.

Les mer i artikkelen "Bredskapsøvelser".

2. Under hendelsen – håndtering av situasjonen

I fasen hvor hendelsen foregår, følger de ansatte de konkrete tiltakene i planen. For en vekter kan det, ved en bombetrussel, være å sperre av området, varsle politiet, evakuere mennesker og kommuniserer med driftssentralen.

I beredskapsplanen inngår også planer for hvordan virksomheten skal opprettholde drift under en hendelse. På et kjøpesenter kan dette for eksempel være alternative systemer for betaling om det oppstår feil på betalingsterminalene.

I filmen øverst så vi et eksempel på en uønsket hendelse der en kunde satte seg fast i ei rulletrapp. I en slik situasjon vil vektere ut ifra tiltakskort vite hva de skal gjøre. Det kan være å utøve førstehjelp, ringe ambulanse, varsle senterledelsen og ta seg av vitner.

For større og mer alvorlige nødsituasjoner må virksomheten ha omfattende kriseledelse, gjerne med et eget organisasjonskart som trer i kraft i slike situasjoner.

Les mer i artiklene "Nødsituasjoner" og "Å følge en beredskapsplan".

3. Etter hendelsen – ivaretakelse og evaluering

Når hendelsen er over, må virksomheten ta vare på de involverte og evaluere hva som skjedde. I etterkant av en hendelse er det derfor vanlig med tiltak som for eksempel en debrifing, som er en strukturert gjennomgang av hva som hendte. En slik gjennomgang kan hjelpe de involverte med å få bearbeidet det som skjedde.

Ved å gjennomføre en evaluering kan virksomheten lære av hendelsen. I eksempelet med ulykken i rulletrappa bør vi finne ut av hvorfor ulykken skjedde, og hva som kan gjøres for å redusere sannsynligheten for at noe slikt kan skje igjen. Vi må også evaluere innsatsen til vekterne og andre involverte. Er det noe vi bør gjøre annerledes? Fungerte rutinene i beredskapsplanen?

Beredskapsplanens oppbygning

Beredskapsplaner kan se svært forskjellige ut. En liten butikk kan klare seg med en kort og enkel plan, mens et stort hotell gjerne trenger en mer omfattende plan som består av flere delplaner og detaljerte prosedyrer.

Rammer

Rammer for beredskapsarbeidet er forhold i og rundt virksomheten som påvirker hvordan beredskapsplanen bør utformes. Dette kan være faktorer som antall ansatte, når på døgnet virksomheten er i drift, og hvilke typer aktiviteter som foregår på eiendommen. Omfanget av en beredskapsplan for en stor hotellresort vil derfor være mye større enn for en liten frittliggende butikk.

De samlede rammene for en virksomhet er avgjørende for hvordan beredskapsplanen bør utformes, og hvilke tiltak og rutiner som skal inngå.

Organisering av beredskapsarbeidet

Beredskapsarbeidet må organiseres på en måte som gir en felles situasjonsforståelse og velfungerende kommunikasjon.

Mange virksomheter organiserer beredskapsarbeidet som en egen beredskapsorganisasjon. Beredskapsorganisasjonen må ha en tydelig struktur der beredskapsleder har det overordnede ansvaret. Dette sikrer at beslutninger tas raskt, og at alle team får klare beskjeder.

Den som har ansvaret, kan delegere oppgaver, men selve ansvaret kan aldri delegeres. Ledelsen må derfor følge opp arbeidet og sørge for nødvendig kompetanse, opplæring og tilrettelegging, slik at beredskapsorganisasjonen fungerer i praksis.

Les mer om organisering av arbeidet i artikkelen "En beredskapsorganisasjon".

Test deg selv

Nedenfor er det en interaktiv oppgave hvor du kan teste hva du nå kan om beredskapsplaner.