En del av klærne som produseres, er standardvare. Dette er for eksempel standard uniformer, verneklær, kjeledresser og servitør- og kokkeklær. Dersom kunden ønsker det, kan disse plaggene merkes med virksomhetens navn eller logo. Denne delen av arbeidet gjøres av skreddere ved hovedkontoret. De tar seg også av reparasjoner ved behov.
Bedriften produserer også klær på bestilling. Da designes klærne i samarbeid med kunden for å tilfredsstille deres behov og ønsker. Det blir utarbeidet en prototype ved design- og skredderavdelingen. Denne godkjennes av kunden før den settes i produksjon i Kina. En produksjonsordre må være på minimum 1000 enheter av et plagg.
Organiseringen av Plagg AS
Det er totalt 223 ansatte i bedriften fordelt på følgende avdelinger:
- administrasjonsavdeling
- salgs- og markedsføringsavdeling
- avdeling Sverige
- avdeling Finland
- avdeling Danmark
- avdeling Island
- lager- og logistikkavdeling
- design- og skredderavdeling
- personalavdeling
- økonomiavdeling
- IKT-avdeling
- resepsjon og sentralbord
- kantine
I denne oppgaven skal du løse arbeidsoppgaver internt i Plagg AS. God service innad i bedriften vil ha positiv påvirkning på kvaliteten på produkt og tjenester utad mot kunder og andre samarbeidspartnere. I tillegg vil det ha en innvirkning på det psykososiale arbeidsmiljøet.
Del 1 – personalmedarbeider
HMS – innred en kontorarbeidsplass
Du skal innrede et nytt kontor i økonomiavdelingen, og personalavdelingen får i oppgave å planlegge innkjøp og tilrettelegging. Tegningen over illustrerer kontoret som skal innredes.
Aktuelle nettadresser til del 1
Arbeidsplassforskriften, kapittel 2, https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2011-12-06-1356
Forskrift om utførelse av arbeid, § 10-23 Krav til datautstyr, https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2011-12-06-1357/KAPITTEL_3-1#KAPITTEL_3-1
Arbeidstilsynet, Arbeid ved dataskjerm, https://www.arbeidstilsynet.no/tema/ergonomi/arbeid-ved-dataskjerm
Oppgave 1
Lag en tilsvarende tegning som den ovenfor, og tegn inn hvordan kontoret bør innredes for én person. Ta hensyn til et godt fysisk arbeidsmiljø (lys, støy, luft) og god ergonomi (se vedlagte aktuelle lenker). Kontoret er 4 x 3 meter, dvs. 12 .
Oppgave 2
Lag forslag til innkjøp av møbler og utstyr. Du skal også finne priser og leverandører på internett.
Lag en oppstilling i et regneark med følgende:
- møbler
- kontorutsyr
- leverandører
- priser og total kostnad
Oppgave 3
Vurder hvordan en godt tilrettelagt kontorarbeidsplass kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Del 2 – administrasjonsmedarbeider
Arrangementsforberedelser
IKT-avdelingen skal holde kurs i det nye CRM-systemet til bedriften, og det er administrasjonsavdelingen som står for gjennomføringen av arrangementet. Alle ansatte i salg- og markedsføringsavdelingen må gjennomføre kurset.
Kurset går over tre dager, 3.–5. mai. Det er 16 ansatte som skal delta, inkludert 8 ansatte fra de nordiske landene. Kurset vil være klokka 12.00–16.00 den første dagen, 09.00–16.00 den andre dagen og 09.00–12.00 den tredje dagen. Deltagerne vil få servert mat fra bedriftskantinen, og du må finne overnattingssted til de tilreisende, totalt 8 personer.
Oppgave 1
Lag en invitasjon til de fem salgs- og markedsføringsavdelingene (vi forutsetter at alle behersker norsk). Invitasjonen skal inneholde et program for de tre kursdagene med alle opplysninger deltagerne vil ha behov for. Du må bestemme pausetidspunkter og meny og tilby et sosialt arrangement på ettermiddagen/kvelden de to første dagene.
Oppgave 2
Lag en huskeliste over alt du må huske på:
- i forkant av arrangementet
- under arrangementet
- etter arrangementet
Oppgave 3
Vurder hvordan et godt tilrettelagt arrangement, god opplæring og sosiale aktiviteter med kollegaer kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Del 3 – resepsjonsmedarbeider
Adgangskontroll
Det har blitt oppdaget at personer som har vært på besøk i bedriften, ikke har forlatt bygningen når besøket er over. Resepsjonen mener de må få bedre kontroll på hvem som slipper inn i bygningen, og når de forlater den. De mener det er viktig at vi til enhver tid vet hvem som er i bygningen.
Oppgave 1
Gjennomfør en risikovurdering, og foreslå tiltak for å forebygge uønskede hendelser.
Oppgave 2
Vurder på hvilken måte god adgangskontroll kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Del 4 – resepsjonsmedarbeider
Posthåndtering og arkiv
All firmapost som mottas via post eller e-post, blir journalført og sortert i resepsjonen. Resepsjonen har også ansvaret for arkivet. Utgående brev blir også journalført, og det blir arkivert digitale kopier. Bedriften har imidlertid ikke noe system for å registere e-post som sendes direkte til og fra den enkelte ansatte. Dette skaper problemer med å finne igjen dokumenter. Når en ansatt slutter i bedriften, blir e-postkontoen til vedkommende slettet uten at noen kontrollerer om det ligger dokumenter der som bedriften burde ta vare på.
Oppgave 1
Skriv et notat til ledelsen ved administrasjonssjef Lasse Blom, og gjør rede for problemet. Foreslå hva som bør gjøres, og forklar hvorfor. Forklar hvordan mangel på et oversiktlig arkiv kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Del 5 – salgs- og markedsføringsmedarbeider
Vedlikehold og oppfølging av sosiale medier
Plagg AS bruker flere ulike sosiale medier til informasjon og markedsføring, men har innsett at de trenger en gjennomgang av bruken. De trenger også klare instrukser for hvem som skal ha ansvar for å vedlikeholde og følge opp de ulike mediene.
De har en hjemmeside, som vedlikeholdes av IKT-avdelingen. Bedriften har imidlertid fått tilbakemelding fra kunder om at siden ofte ikke er bra. Den inneholder ofte utdaterte eller gale opplysninger. Dersom kundene vil ta kontakt med bedriften, kan de sende en e-post via nettsiden.
De har en Facebook-side, som ingen har ansvar for. Det er åtte stykker som har rettigheter til å publisere, og siden inneholder en blanding av informasjon til ansatte, kunder og leverandører.
En av de ansatte i design- og skredderavdelingen har laget en blogg. Her legges det ut bilder av produkter og produktdetaljer samt morsomme historier om design- og sømprosessen. Bloggen er svært godt likt av dem som følger den, men det er det kun tjuefem–tretti personer som gjør.
Ledelsen har bestemt at du skal lede en prosjektgruppe som skal se på hvordan bedriften skal bruke sosiale medier i framtiden.
Oppgave 1
Lag et begrunnet forslag til hvilke avdelinger som bør være med i en slik prosjektgruppe.
Oppgave 2
Lag en disposisjon for første møte i prosjektgruppa. Hvilke ting bør dere ta stilling til i prosjektgruppa? Tenk over hva du vil foreslå (men husk å lytte til de andre også).
Oppgave 3
Vurder på hvilken måte bruken av sosiale medier kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Del 6 – salgs- og markedsføringsmedarbeider
Etikk og lønnsomhet
Daglig leder i bedriften, Mina Haukås, har fått en henvendelse fra en journalist. Journalisten ønsker et intervju om produksjonen ved fabrikken i Kina. Journalisten holder på med en artikkelserie om «lønnsomhet, etikk og bærekraft».
Oppgave 1
Gi Mina innspill om hvilke spørsmål hun kan forvente seg.
Oppgave 2
Vurder hvilken gevinst bærekraftig produksjon kan ha for bedriftens renommé.
Oppgave 3
Vurder på hvilken måte kvaliteten, servicenivået og lønnsomheten påvirkes av om produksjonen foregår i Kina, i forhold til om produksjonen foregår i Norden.