Formelle møter i arbeidslivet

Før du leser

Disse fagbegrepene bør du se nærmere på før du leser videre:

Formelt møte

Et formelt møte er et møte med bestemte regler for gjennomføring.

Uformelt møte

Et uformelt møte er et møte der det ikke er så tydelige regler for gjennomføring. Det kan for eksempel være et møte som avtales der og da mellom to kollegaer, fordi det er noe som må ordnes ganske raskt.

Møteleder

Møtelederen er den personen som har ansvaret for å lede møtet.

Innleder

Innlederen er en person som sier noen ord først i møtet og forteller hva hele møtet handler om.

Møteinnkalling

En møteinnkalling er en formell beskjed om et møte du bør være med på. I innkallingen får du blant annet informasjon om dato, sted og saker.

Møtereferat

Et møtereferat er en skriftlig oppsummering om hva som ble sagt og bestemt i et formelt møte.

Referent

Referenten er den personen som har ansvar for å skrive møtereferatet.

Signatur

En signatur er en underskrift med fornavn og etternavn. Den som signerer, bekrefter at hen er enig i at det som er skrevet, er riktig.

Uformelle møter

Vi har mange uformelle møter i arbeidslivet. Dette er samtaler og møter som oppstår litt spontant. I uformelle møter er det ikke like tydelige regler som i et formelt møte. Uformelle møter er ofte brukt for å diskutere idéer eller planlegge småting. For eksempel kan et uformelt møte være mellom kollegaer som diskuterer arbeidsoppgaver i lunsjen.

Formelle møter

Vi har også formelle møter der vi følger regler for hvordan møtet skal foregå. Eksempler på formelle møter er styremøter, fagforeningsmøter og avdelingsmøter.

Hensikten med formelle møter er vanligvis å løse et problem eller ta viktige avgjørelser. Det er ofte liten tid til diskusjoner, så det er viktig å kjenne reglene slik at deltakerne bruker tiden godt.

Hvilke roller er det i et møte?

Det er flere roller i et møte. Her er typiske roller i et formelt møte:

Møteleder

Møtelederen er den som leder møtet. Hen har ansvar for at alle får delta og si det de ønsker å si. Møtelederen passer på hvem som skal snakke når, og at møtetiden blir holdt.

Referent

Referenten er den som har ansvar for å skrive referat fra møtet.

Møtedeltakere

Møtedeltakere er alle som deltar på møtet.

Innleder

Innlederen er en som sier noe innledningsvis, altså i starten av møtet. Noen ganger er det møtelederen, men det kan også være andre.

Hvordan skal du forberede deg til møtet?

Det er viktig å forberede seg godt før et formelt møte. Alle deltakere har ansvar for at møtet blir bra.

Fordel oppgaver før møtedagen: Hvem leder møtet? Hvem innleder til debatt? Hvem er referent? I arbeidslivet leder ofte en avdelingsleder eller leder møtet.

Send innkalling

Den som innkaller til møtet, bør også lage ei saksliste og sende denne ut sammen med innkallingen til møtet. Fins det informasjon som hører til sakene, skal denne legges ved innkallingen. Da har deltakerne mulighet til å forberede seg. Under er det en mal som viser hvordan en slik innkalling kan se ut.

• Innkalling til elevrådsmøte, mal(DOCX)
• Innkalling til elevrådsmøte, mal(PDF)

Slik starter møtet

Møteleder starter med å godkjenne innkalling og saksliste. Deltakerne kan foreslå endringer eller melde saker til "Eventuelt" nå. Referent skriver ned godkjenningen og endringer. Møteleder passer på at alle får sagt sitt i riktig rekkefølge, men må også passe på tiden, slik at møteplanen blir holdt.

Behandling av sakene

Møtet starter, og sakene blir behandlet i riktig rekkefølge. Første punkt er godkjenning av referatet fra forrige møte. Hver sak får en kort innledning, enten av møteleder eller en annen.

Ved avstemning må vi telle stemmer for, mot, og de som ikke stemmer. Det kan være grunner til at du eller andre ikke vil stemme i en sak, og det er også greit. Saker under "Eventuelt" kan ikke avgjøres på møtet. Disse må tas opp på neste møte, så alle får tid til å forberede seg.

Slik avslutter du møtet

Det er vanlig at møtelederen avslutter møtet med en kort oppsummering av det som har blitt diskutert og vedtatt. I tillegg er det vanlig å avtale tid og sted for neste møte. Til slutt takker møtelederen alle deltakerne for frammøtet, altså at de kom på møtet. Referenten skriver ferdig møtereferatet og sender det til deltakerne så fort som mulig etter møtet. Under er det en mal på hvordan et slik møtereferat kan se ut.

• Referat fra elevrådsmøte, mal(DOCX)
• Referat fra elevrådsmøte, mal(PDF)