Et arrangements ulike faser
Ett arrangement består som oftest av fire faser:
- idé
- planlegging
- gjennomføring
- evaluering
Å ta ansvar for et arrangement
Som servicemedarbeider kan du fort bli spurt om å ta ansvaret for å arrangere møter, messer eller andre eventer i forbindelse med jobben din. Begrepet event brukes ofte som en fellesbetegnelse for jobbrelaterte arrangementer som er litt større enn et vanlig møte.
Uansett hva det er, krever det forberedelser og mye planlegging for å sikre et godt gjennomført arrangement. Og det er mange ting å tenke på, alt etter hvor stort arrangementet eller eventen skal være.
Dette må du tenke på
- overordnet mål med arrangementet
- konsept til program
- underholdning
- leie av lokale
- mat
- overnatting
- ta gode miljøvalg med tanke på bærekraft
- transport
Hva vil du at gjestene skal oppleve, og hvordan kan du sikre at de går fornøyde hjem? Hemmeligheten ligger ofte i planleggingen av detaljene og "det lille ekstra".
Utfordrende
Å planlegge en event kan være en utfordring hvis du ikke helt vet hvor du skal begynne. Kanskje har du erfaring med å planlegge en og annen bursdagsfest, men det vil ikke nødvendigvis si at du enkelt vil kunne planlegge møter, konferanser eller andre liknende eventer for din bedrift. Det å planlegge en event i næringslivet kan kreve mye mer, og det kan stjele tid fra de arbeidsoppgavene du egentlig skal utføre.
Hvorfor arrangere en event?
En av hovedgrunnene til at man har en event, er det sosiale motivet. Arrangementer i form av sommerfester, julebord og jubileer blir ofte holdt for å gi noe tilbake til medarbeiderne. Likeså er det vel så mange arrangementer som dreier seg rundt faglig innhold, som for eksempel konferanser eller foredrag. Mange ønsker også å bringe underholdningsaspektet fra de sosiale arrangementene inn i faglige konferanser og foredrag for å live opp en lang dag i konferansesalen.