Skriftlig kommunikasjon

Ekstern skriftlig kommunikasjon

Mye av kommunikasjonen med eksterne på jobb skjer skriftlig. Du må kanskje skrive brev til gjester, e-post til leverandører, nyhetsbrev til kunder eller blogginnlegg på virksomhetens nettside. Her skal vi se på noen tips du kan bruke for å nå fram med budskapet ditt på best mulig måte.

Du representerer virksomheten din

Når du har skriftlig kontakt med en kunde eller leverandør, er du en representant for din virksomhet. Det du skriver, vil være med på å gi et positivt eller negativt inntrykk av hele virksomheten. Derfor er det viktig å holde en vennlig, profesjonell og troverdig tone. Det kan du få til på mange måter.

Vennlighet mellom linjene

For det første bør du tenke på hvordan du ser for deg mottakeren for å hindre at negative holdninger til mottaker blir liggende mellom linjene. Tenk om en lærer skrev en beskjed til klassen som begynte med: "Dere kommer sikkert ikke til å lese dette, men her er en viktig beskjed om ..."

Les gjerne gjennom det du har skrevet, og tenk på hvordan det kan bli oppfattet av målgruppa når de leser det. Be også gjerne noen andre om å lese gjennom det du har skrevet. De kan fange opp signaler du ikke ser så godt selv.

Gir teksten et troverdig inntrykk?

Hvis avsenderen av et budskap ikke virker troverdig, vil ikke budskapet nå fram. God rettskriving og tegnsetting, ryddig oppsett og fin layout er noe som gir et profesjonelt uttrykk. En håndskriblet lapp med kaffeflekker på vil virke mindre seriøs og pålitelig enn et oppslag skrevet på pc.

Unngå slurv, rot og upassende språk. Hvis du vet at du sliter med rettskriving, kan det være lurt å be noen andre om å lese igjennom det du har skrevet før du sender det av gårde.

Hvem skal lese teksten?

Før du skriver en tekst i jobbsammenheng, er det lurt å tenke på hvem som skal lese den. Du bør ta hensyn til mottakerne når du skriver, og tenke over hvilke forutsetninger de har for å få med seg innholdet i teksten din.

Skal du skrive til gjester eller kunder, må du skrive slik at det er mulig for dem å forstå innholdet uten å ha fagkunnskapen din. Overskrifter og mellomtitler bør vise hva avsnittene handler om, slik at leseren kan få med seg hovedinnholdet ved bare å lese disse.

Å skrive på digitale plattformer

Mye av den skriftlige kontakten med kunden, brukere og andre eksterne skjer via e-post, på virksomhetens nettsider eller på sosiale medier. Når du skriver på slike plattformer, er det noen faktorer du må være bevisst på.

Fang oppmerksomheten

På nettet og på sosiale medier konkurrerer du om oppmerksomheten til mottakeren med svært mange andre budskap. Derfor blir det ekstra viktig at overskriften frister til lesing, og at den gir en klar pekepinn på hva teksten handler om. Pass også på at det viktigste står først i overskriften eller emne-feltet.

Mindre formelt på sosiale medier

Sosiale medier er en plattform der vi blander jobb, privatliv og fritidsinteresser. Måten vi kommuniserer på der, likner en del på muntlig kommunikasjon, med raske tilbakemeldinger og svar. Derfor kan du være litt mindre formell når du skriver til kunder på for eksempel Facebook, men du må fortsatt være i rollen din som ansatt og unngå å være privat.

Det du skriver blir liggende ute

Til slutt må du huske at mye av det du skriver på nettet, er søkbart. Det kan bli liggende der for alltid og komme opp når noen googler deg eller bedriften du jobber for. På den måten blir det en del av inntrykket folk får av deg og virksomheten din.

Intern skriftlig kommunikasjon

Fordeler med skriftlig kommunikasjon internt

Når du skriver noe ned, er det mye lettere å komme tilbake til det enn når du bare har sagt det. Derfor er det mange typer situasjoner der det er viktig å bruke skriftlig kommunikasjon internt på jobb.

I møter er det viktig å skrive referat som viser hva dere ble enige om, og hvem som skal gjøre hvilke oppgaver. I saker der du er pålagt å dokumentere arbeidet ditt, er det også viktig at du gjør dette skriftlig. Da kan du vise til dokumentet i ettertid.

Hva slags forkunnskaper har mottaker?

Når det er kolleger som er målgruppa for teksten din, kan du bruke fagspråk og ha med innhold som forutsetter at de har den samme fagkunnskapen som du har. Fagspråket kan gjøre at innholdet er lettere å forstå for denne gruppa, siden fagord ofte er mer spesifikke og presise enn ord i hverdagsspråket.

Hvis du tenker at kolleger uten samme fagbakgrunn som deg skal lese teksten, bør du skrive slik at det er mulig å forstå innholdet uten å ha fagkunnskapen din. Forklar vanskelige ord og uttrykk hvis du må bruke slike. Skriv det viktigste først, slik du er sikker på at alle får det med seg, selv om de ikke leser hele teksten.

Avsnitt gjør det lettere å lese lengre tekster

Hvis du skal skrive lengre tekster, som for eksempel rapporter, er det viktig å bruke avsnitt. Som en regel kan du lage ett avsnitt for hvert hovedpoeng eller tema. Det er mye lettere å hente ut informasjon når hvert poeng har et eget avsnitt.

Ryddige avsnitt får du også hvis du innleder avsnittet med en såkalt temasetning. Resten av avsnittet bruker du da til å utdype eller forklare temasetningen. Det gjør du ved å komme med utfyllende informasjon, forklaringer eller eksempler.

Støy i skriftbildet

Skrifttypen du velger, påvirker lesbarheten i en tekst, så unngå å blande for mange skrifttyper og størrelser i samme dokument.

Skriv navnet ditt på dokumentet

I mange yrkesrelaterte tekster er det viktig å vite hvem som er avsenderen. Eksempler på slike tekster er varemottak, skaderapporter og referater. Husk derfor alltid å skrive under med navnet ditt, og tittelen din, der det er relevant.

Kan du skrive deg til et bedre arbeidsmiljø?

Som ansatt i en virksomhet kan også du bidra til å styrke samholdet i virksomheten ved å tenke over hvordan du kommuniserer internt med kolleger. Dette gjør du ved å være bevisst på å ha en positiv og profesjonell tone når du skriver dokumenter som det er ment at kolleger skal lese.