Posthåndtering, journalføring og arkiv

Postjournal

Offentlige virksomheter har plikt til å journalføre inngående og utgående post. Private virksomheter har ikke en slik formell plikt, men som en del av kvalitetssikringen og oppfølgingen av kunder, leverandører og ansatte bør også private virksomheter lage gode rutiner for håndtering av alle henvendelser de mottar og sender ut.

Offentlige virksomheter har gjerne datasystemer som kombinerer journalføring, arkivering og saksbehandling. Det gir dem god oversikt over alle henvendelser, dokumenter og saksbehandling som gjelder samme sak.

Mange brev blir i dag sendt som e-post, men noe sendes fortsatt i posten. Når brev blir sendt i posten, legges de gjerne i vinduskonvolutter der mottakerens navn er synlig i vinduet. På denne måten sparer man arbeid ved å slippe å skrive på konvolutten, og man er sikker på at brevet havner hos riktig mottaker. Man må sørge for å arkivere en kopi av brevet, og brevet må frankeres og journalføres før det sendes.

Digital postkasse

Noen av de større etatene, som NAV og skatteetaten, har egne digitale plattformer hvor brukerne kan logge seg på med MinID og sende og motta henvendelser. Dokumentene blir da lagret digitalt for den enkelte bruker, som kan være en privatperson eller en virksomhet.

Adressering

Å adressere vil si å skrive adresse på det som skal sendes, for eksempel på et brev eller en pakke. En virksomhet kan ha flere ulike adresser, for eksempel:

postadresse

Dette er adressen vi har fått tildelt gjennom Posten Norge. Dette kan være en gateadresse eller en postboks.

besøksadresse

Dette er gateadressen hvor virksomheten ønsker å treffes ansikt til ansikt. Den oppgis dersom virksomheten har lokaler på ulike adresser eller har postboksadresse.

leveringsadresse

Denne brukes dersom virksomheten har bestilt noe som skal leveres av for eksempel et bud. Virksomheten har kanskje flere bygninger og ønsker leveringen til et bestemt sted.

Konvolutter

Konvolutter kommer i ulike størrelser. En konvolutt som passer akkurat til et A4-ark, er en C4-konvolutt. En konvolutt som passer til et A4-ark som er brettet på midten, er en C5-konvolutt. En konvolutt hvor A4-arket må brettes tre ganger (som et trekkspill) for å få plass, er en E65-konvolutt.

Vi kan få konvolutter med eller uten vindu. Dersom vi bruker vinduskonvolutter, slipper vi å adressere konvolutten, men må passe på å brette arket slik at mottakerens adresse er synlig i vinduet. Vinduskonvolutter er tidsbesparende og sikrer at brevet kommer til riktig mottaker. Det er viktig at adressen er skrevet riktig, slik at det ikke oppstår forsinkelser ved at brevet ikke kommer fram, eller at det kommer i retur.

Postmottak

Hvis du har ansvar for postmottak i en virksomhet, er det viktig at du kjenner reglene for hvilken post du skal åpne, og hvilken du skal levere uåpnet til adressaten (mottakeren). Hovedregelen er at dersom en privatpersons navn står øverst i adressefeltet, skal du ikke åpne posten. Det samme gjelder dersom brevet er merket «personlig» eller «konfidensielt». Dersom du er i tvil, skal du ikke åpne posten.

Frankering

Frankering vil si å betale porto – frakt – for et brev eller en pakke. Det er viktig at dette gjøres riktig. Dersom man betaler for lite porto, vil mottakeren måtte betale straffeporto. Dersom man betaler for mye, vil dette være unødige kostnader for bedriften. Virksomheter som sender ut mye post, har gjerne en frankeringsmaskin på kontoret. Det er en maskin som stempler porto på konvolutten. Posten Norge sender i etterkant ut faktura på hvor mye porto som skal betales.

Internpost

Til post som distribueres internt, bruker vi gjerne en spesialkonvolutt til internpost. En slik konvolutt har en påtrykt tabell og kan ikke limes igjen. Hver rute i tabellen brukes til én mottaker. Neste gang noen bruker konvolutten, strykes dette navnet ut, og neste mottakers navn skrives i neste ledige rute. En slik konvolutt er både miljøvennlig og ressursbesparende. Den kan gjerne brukes 60–70 ganger.

Maler

En virksomhet kan effektivisere arbeidet og kvalitetssikre informasjon ved å bruke maler.

Vi forbinder gjerne en mal med en modell for hvordan man gjør ting. I forbindelse med dokumentbehandling snakker vi om dokumentmaler. Dette er dokumenter som er delvis utarbeidet på forhånd, og som sørger for et standard oppsett. Malene kan inneholde f.eks. virksomhetens navn, logo, kontaktinformasjon, overskrifter og ledetekster for innholdet.

En dokumentmal effektiviserer arbeidet. Den er et hjelpemiddel som sparer hver enkelt ansatt for arbeid. Den bidrar til at dokumenter som sendes ut, har det innholdet som bør være med, og at dokumentene ser profesjonelle ut. Dokumentene vil få et likt grafisk design, samt likt innhold og likt standard oppsett.

Alle bedrifter bør lage seg en brevmal. Den vil være et hjelpemiddel for å kvalitetssikre at nødvendig informasjon er med i alle brev som sendes ut. En brevmal bør lages med utgangspunkt i reglene for formelt brev etter NS4129.

Journalføring og arkiv

Journal

Hvert dokument registreres med et unikt journalnummer. Postjournaler inneholder en oversikt over strømmen av informasjon inn og ut av bedriften. Når det foreligger ny informasjon i en sak, knyttes den til samme journalnummer. Det kan også legges informasjon om sak og person i en journal.

Dokumenter kan identifiseres og knyttes til journalnummer på ulike måter. Det vanligste er å bruke ett av følgende i et nummersystem:

• personnummer
• saksnummer
• kundenummer
• prosjektnummer

Hvorfor skal vi føre journal?

Journaler hjelper oss med å oppfylle kravene til offentlighet i stat og kommune. Det finnes ulike typer journaler. Pasientjournaler inneholder informasjon om en persons helse og er konfidensielle. Postjournaler i offentlige virksomheter er derimot fritt tilgjengelige.

Hovedregelen er at alt som skjer i en sak, skal foreligge skriftlig og være åpent for alle. Slik åpenhet skal sikre at alle behandles lovlig, likt og rettferdig. Journalister bruker postjournaler, for eksempel kommunenes, til å finne nyhetssaker. Dette bidrar til at saker som er av offentlig interesse, blir fulgt opp av mediene.

Noark-standarden

Offentlige virksomheter er pålagt å følge Norsk arkivstandard, Noark. Denne standarden gir retningslinjer for hvordan journaler skal lagres elektronisk. Offentlige virksomheter er pålagt å benytte Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter.

Arkiv

Mengden informasjon i en virksomhet øker etter hvert. Det er derfor svært viktig å ha retningslinjer for hvordan vi skal behandle informasjonen. Hva skal tas vare på, hvordan skal det lagres, og hvor lenge? Hva skal slettes når, og hvem skal gjøre det?

Vi må sørge for at dokumentene som handler om det samme, blir lagret på samme måte. Dersom vi ikke har et godt system for dette, risikerer vi at vi ikke finner dokumentene igjen, eller at vi lagrer dobbelt. Det er derfor viktig at dokumenter blir lagret slik at de er søkbare, f.eks. ved å sørge for gode og beskrivende filnavn.

Får vi inn papirdokumenter, er det vanlig å skanne dem og lagre dem digitalt i samme system som de elektroniske dokumentene. På denne måten har vi alt på ett sted.

Orden i papirene

Uansett bransje og arbeidsoppgaver vil vi få bruk for informasjon og dokumentasjon fra virksomhetens arkiv. Her er noen eksempler:

• Sekretæren på advokatkontoret skal forberede en sak for retten og må sørge for at alle dokumentene i saken er klargjort.
• Salgsmedarbeideren i en sportsbutikk skal forberede et tilbud til den lokale fotballklubben og trenger en kopi av den gamle avtalen.
• Resepsjonen trenger å utvide skranken sin og må finne ut hvor de bestilte den de har, og hvilke spesifikasjoner den hadde.
• En ansatt i virksomheten mener at virksomheten ikke har fulgt opp avtalevilkårene fra ansettelseskontrakten, så kontrakten må finnes fram fra arkivet.
• Dokumentasjonssenteret hos Equinor blir involvert i oppfølgingen av en nestenulykke ute på en plattform. Det er nedsatt en granskingsgruppe, og vi må finne all relevant dokumentasjon fra to av underleverandørene.