De må rekne med at det vil krevje ein del møteverksemd å planleggje arrangementet. Det er derfor lurt å lage ein tidsplan med milepælar. Den gir dykk oversikt over kven som gjer kva, og når det skal vere klart.
For å kunne evaluere arrangementet bør de alt i planleggingsfasen vurdere korleis de skal gjere evalueringa. Det å snakke saman etter arrangementet er ei enkel form for evaluering. Diskuter korleis det gjekk. Kva var bra, og kva kan de forbetre ein annan gong?
De kan òg vurdere om de vil gjennomføre ei enkel spørjeundersøking. De kan til dømes lage undersøkinga som eit skjema i Microsoft eller Google forms, eller på papir.