Gjennom dokumentasjon skaper du samanheng mellom det som vart planlagt, det som er utført, og det vidare arbeidet. Det er viktig å lære å dokumentere eigen produksjon.
Dokumentasjonen vil hjelpe deg å sjå kva som har gått bra, og kva du kan utvikle vidare. Dokumentasjon og kvalitet heng saman.
I opplæring blir dokumentasjon ofte brukt til vurdering og til framlegging for andre elevar. Slik viser du kva du har gjort, og forklarer korleis og kvifor.
Dokumentasjonen er med på å vise kvaliteten på produksjonsprosessar og produkt. Når du seinare skal ut i arbeidslivet, kan dokumentasjonen vere nyttig å vise til når du skal søkje jobb.
Dette bør du ha med i ein dokumentasjon
Du bør grunngi val av uttrykk, målgrupper og kanalar.
Legg ved originalar eller kopiar av idémyldringa, skisser, notat frå research, produksjonsplanar og ansvarsfordeling.
Ta med vurderingar som vart gjorde undervegs i prosessen, til dømes endring av opptaksplanar eller -stader. Få med på kva måte vala som er tekne undervegs, har påverka resultatet.
Gjer greie for korleis det ferdige resultatet av arbeidsprosessen ser ut i forhold til dei opphavlege planane, gjerne med ei konkretisering av viktige avvik. Dersom du i ettertid ser at noko med hell kunne vore gjort heilt annleis, er dette viktig å få med i dokumentasjonen.
Lag ei oppsummering av kva du har lært, og kva du kan ha nytte og glede av med tanke på dei framtidige prosjekta dine.
Dokumentere for å avklare rammer
Når du skal samarbeide med andre, eller jobbar på oppdrag, kan dokumentasjon brukast i startfasen for å avklare rammer og forventningar.
Oppdragsbestilling og løysingsforslag
Oppdragsgivaren skriv ei bestilling og dokumenterer ønske og krav knytte til oppdraget. Bestillinga kan innehalde skildringar av innhald og form, målgruppe og medieuttrykk. Skal du svare på bestillinga, svarer du med eit skriftleg løysingsforslag, eller skriv eit referat etter eit møte med oppdragsgivaren.
Oppdragsgivaren justerer og godkjenner forslaget frå deg. På denne måten er du og oppdragsgivaren allereie i gang med å dokumentere samarbeidet, og dette vil hjelpe dykk med å sikre kvalitet i prosessen. Dokumentasjonen blir eit "bevis" på kva de har tenkt og planlagt, som de kan kome tilbake til i ulike fasar av prosessen.
Døme på avrop i NDLA
I NDLA skriv vi korte bestillingar, eller avrop, til leverandørar av undervisningsfilmar. Her ser du eit døme på korleis vi dokumenterer og strukturerer samarbeidet før gjennomføringa av ein produksjon:
Vi (NDLA) spesifiserer leveransen skriftleg.
Døme: Undervisningsfilm til mediefag. Målgruppe: studiespesialiserande/studieførebuande vg3. Lengd: 5–7 minutt.
Vi lagar ei kort skildring av innhald og form (kva skal lærast; korleis) og kjem med forslag til fagpersonar.Leverandøren sender ei skisse til løysingsforslag, eller ein pitch, i retur.
Vi kjem med innspel, gjerne i eit møte. Det blir skrive møtereferat, som blir sendt til begge partar for godkjenning.
Leverandøren justerer forslaget sitt og sender ein ny versjon tilbake. Nokre gonger går vi eit par rundar til med leverandøren for å sikre at vi har same forståing av korleis filmen skal lagast.
Vi sender ei skriftleg godkjenning av forslaget til leverandøren. Då har vi dokumentert planen og kan gå tilbake til han ved behov seinare i prosessen.
Leverandøren held fram arbeidet med research og manusskriving.
Manuset blir godkjent etter innspel frå oss.
Den første påsynversjonen av filmen blir kommentert og fagleg godkjend.
Teknisk kvalitet blir sjekka i den andre påsynversjonen.
Masteren blir levert og godkjend.
Dokumentere for å dele erfaringar
Vi kan ha ulike tilnærmingar til korleis vi dokumenterer ein arbeidsprosess. Nokre gonger er det sjølve resultatet som er det viktigaste å dokumentere, mens det andre gonger er arbeidet i idéutviklingsprosessen som er det viktigaste.
Døme: SKUP
I undersøkjande journalistikk er det god praksis å dokumentere kjeldearbeidet i idéutviklinga. Kvart år leverer journalistar grundige metoderapportar til Stiftinga for ei Kritisk og Undersøkjande Presse (SKUP) for å dokumentere arbeidsprosessane sine. Dei beste bidraga blir heidra med SKUP-prisen, som blir delt ut årleg til "framifrå undersøkjande journalistikk".
Føremålet med metoderapportane er å vise fram profesjonelle arbeidsmetodar og inspirere fleire til å drive med undersøkjande journalistikk. Rapportane blir òg brukte til erfaringsdeling i bransjen, slik at journalistar kan lære av kvarandre.