Skal du jobbe innan administrasjon, er det mange lover du må kjenne til. I arbeidet ditt må du mellom anna følge reglane i forvaltningslova, arkivlova, bokføringslova, rekneskapslova, anskaffingslova, skattelova, folketrygdlova, ferielova og arbeidsmiljølova.
Forvaltningslova gjeld for offentlege etatar og skal sikre kvar enkelt innbyggar ei trygg og grundig saksbehandling og likebehandling. Lova gjeld òg for private verksemder som har driftsstøtte frå det offentlege, som private barnehagar og skular.
Lova gjeld til dømes søknader om skuleplass, stipend, byggeløyve og sosiale tenester og ytingar. Ho blir rekna som svært viktig for å sikre rettssikkerheita vår. Lova seier mellom anna kven som er inhabil til å behandle saker, og ho har reglar for saksbehandling, teiingsplikt, vedtak og ankemoglegheiter.
Alle forvaltningsorgan har rettleiingsplikt innanfor saksområdet sitt, som til dømes barnevernet. Formålet med rettleiingsplikta er å gi alle partar høve til å kunne vareta sine eigne rettar.
Når det gjeld saksbehandlinga, har forvaltningsorganet eit ansvar for å førebu og avgjere saka fortast mogleg og innanfor gjeldande tidsfrist. Skulle det likevel ta lengre tid enn planlagt før førespurnaden kan svarast på, skal forvaltningsorganet gi eit foreløpig svar. I dette svaret skal det gjerast greie for grunnen til forseinkinga og når eit endeleg svar kan forventast.
ei avgjerd som blir treft under utøving av offentleg styresmakt, og som generelt eller konkret er bestemmande for rettar eller pliktar til private personar
Enkeltvedtak
eit vedtak som gjeld rettar eller plikter til ein eller fleire bestemde personar
Forskrift
eit vedtak som gjeld rettar eller plikter til eit ubestemt tal eller ein ubestemd krets av personar
Offentlig tenestemann
ein embetsmann eller ein annan som er tilsett i staten eller ein kommune si teneste
Part
ein person som ei avgjerd rettar seg mot, eller som saka elles direkte gjeld
Verksemder med offentlege oppgåver er pålagde etter arkivlova å ha eit arkiv.
I arkivlova finn vi dei overordna reglane for arkivering. For meir detaljerte reglar må vi sjå i forskrifta til arkivlova. Ho heiter "Forskrift om dokumentasjon og arkiv", men blir ofte berre omtalt som "arkivforskrifta".
Les meir om arkivlova
Formålet med lova
Formålet med arkivlova er å bidra til at den offentlege forvaltninga er forsvarleg og etterretteleg. Dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg for ålmenta og gi grunnlag for å føre kontroll med forvaltninga og styrke rettssikkerheita. Arkiva skal kunne tene som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og grunnlag for forsking.
Overordna reglar
I arkivlova finn vi dei overordna reglane for arkivering. For meir detaljerte reglar må vi sjå i forskrifta til arkivlova. Ho heiter "Forskrift om dokumentasjon og arkiv", men blir ofte berre omtalt som "arkivforskrifta".
Arkivforskrifta
Alle verksemder som er pålagde å følge arkivlova, skal ha rutinar for å opprette, ta imot, utveksle, arkivere, halde ved like og bruke dokument som skal arkiverast. Rutinane skal mellom anna sikre at
det kjem fram kven som har oppretta og registrert eit dokument
dokumentet ikkje kan endrast av uvedkomande
dokumentet er tilgjengeleg for bruk
Tilsyn
Nasjonalarkivet driv òg rettleiing og fører tilsyn med arkivarbeidet i offentleg sektor og private arkiv av offentleg interesse. Nasjonalarkivet kan mellom anna krevje å få innsyn i journalsystemet, arkivnøklane og arkivinstruksane til ei verksemd for å godkjenne desse. Vidare kan Nasjonalarkivet inspisere arkivet og gi verksemda pålegg om å endre rutinane dersom det blir funne avvik frå retningslinjene i arkivlova.
Brot på arkivlova
Vedvarande brot på arkivlova kan straffast med bøter.
Bokføringslova inneheld reglar for bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsopplysningar.
Reglane gjeld òg for større føretak, men dei må i tillegg følge meir omfattande lover og reglar.
Les meir om bokføringslova
Bokføringsplikt
Bokføringslova inneheld reglar for bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsopplysningar.
Her bruker vi omgrepa bokføring og å vere bokføringspliktig. Det er ikkje det same som å ha rekneskapsplikt. Med rekneskapsplikt meiner vi plikt til å føre ein komplett rekneskap.
Dei minste enkeltpersonføretaka og dei minste ansvarlege selskapa er bokføringspliktige, men ikkje rekneskapspliktige. Dei er underlagde bokføringsreglane og har ei viss rapporteringsplikt til offentlege styresmakter.
Selskap som berre har bokføringsplikt er
enkeltpersonføretak som ikkje har eigedelar over 20 millionar kroner og ikkje meir enn tjue tilsette
ansvarlege selskap som ikkje har meir enn fem tilsette og ei inntekt under 5 millionar kroner
Regelen om ajourhald
Ein av dei mest sentrale reglane i bokføringslova er regelen om ajourhald (bokføringshyppigheit). Hovudregelen seier at ajourhald skal gjennomførast så ofte som arten og omfanget til verksemda og transaksjonane tilseier. Hovudregelen er å vere à jour minst kvar fjerde månad.
For dei aller minste enkeltpersonføretaka er det nok å vere à jour ein gong i året, og då i samband med skattemeldinga. Desse føretaka har mindre enn 600 bilag. Vi tek vare på alle bilag undervegs, men vi treng ikkje gruppere eller summere dei før vi utarbeider skattemeldinga.
Alle inntekter og kostnader skal først førast inn i eit skjema kalla næringsoppgåva. Her får vi fram eit eventuelt overskot eller underskot for verksemda. Resultatet fører vi vidare til skattemeldinga.
Dersom verksemda er meirverdipliktig, må ho vere à jour annankvar månad, sidan oppgåva over meirverdiavgift blir rapportert seks gonger i året.
Det same gjeld viss enkeltpersonføretaket har tilsette. Pliktig rapportering av skattetrekk og arbeidsgivaravgift skjer òg annankvar månad.
Regelen om oppbevaring av bilag
Bokføringslova har reglar for kor lenge bilaga skal oppbevarast etter at driftsåret er omme. Vi skil då mellom såkalla primærbilag og sekundærbilag.
Primærbilag
Følgande bilag skal oppbevarast i fem år:
årsrekneskapar og rekneskapsrapportering
dokumentasjon av bokførte opplysningar
Sekundærbilag
Følgande bilag skal oppbevarast i 3,5 år:
avtalar som gjeld verksemda (unntatt dei minst viktige)
korrespondanse som gir viktig tilleggsinformasjon i tilknyting til ei bokført opplysning
utgåande pakksetlar eller tilsvarande dokumentasjon som ligg føre på papir ved leveringstidspunktet
prisoversikter som krevst utarbeidde etter lov eller forskrift
God bokføringsskikk
Eit av dei ti grunnleggande bokføringsprinsippa er god bokføringsskikk. Kva dette eigentleg inneber, er ikkje omtalt i lova. Det er rekneskapsbransjen sjølv som definerer denne skikken.
Norsk Regnskapsstiftelse
Norsk Regnskapsstiftelse gir ut dei norske rekneskaps- og bokføringsstandardane. Prinsippet inneber at bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsopplysningar skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. På den måten er det etablert ein rettsleg standard som eit supplement til føresegner i lov og forskrift.
Bak Norsk Regnskapsstiftelse (NRS) står det åtte sentrale instansar. Det er Den norske Revisorforening, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF), Norges handelshøyskole, Norske Finansanalytikeres Forening, Econa (tidlegare norske Siviløkonomers forening), Næringslivets Hovedorganisasjon, Oslo Børs og Handelshøyskolen BI.
Bokføringslova er ei rammelov som tillèt at bransjen set standardar gjennom NRS. NRS gjer ein flott innsats gjennom utkasta og høyringsrundane sine. Utviklinga av standardar for god bokføringsskikk skjer i form av ein felles dugnadsinnsats.
Noko av utfordringa for styresmaktene og bransjen er den omveltinga som samfunnet både nasjonalt og internasjonalt er gjenstand for. Dette gjer det vanskeleg å forhalde seg til eit statisk lovverk. Å lage og godkjenne lover er ein svært omfattande og tidkrevjande prosess. Ein seriøs bransje kan derimot setje standardar på ein meir fleksibel måte, sjølv om dette arbeidet òg er svært omfattande.
God bokføringsskikk gjeld alle verksemdene. Større verksemder har òg andre og meir omfattande lover og reglar å forhalde seg til.
Grunnleggande bokføringsprinsipp § 4
Rekneskapssystem
Det heile skal vere ordentleg og oversiktleg.
Fullstendigheit
Alle transaksjonar (bilag) skal vere med.
Realitet
Hendinga skal faktisk ha hendt.
Nøyaktigheit
Alt skal vere korrekt.
Ajourhald
Vi må vere à jour så ofte som det krevst.
Dokumentasjon
Bilaget skal vise at det gjeld verksemda.
Sporbarheit
Føring og bilag må kunne finnast.
Oppbevaring
Oppbevaringa skal vare så lenge det er sakleg behov.
Sikring
Det skal sikrast mot endring, sletting og tap.
God bokføringsskikk
Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsopplysningar skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.
I rekneskapslova kan vi lese om reglar for utarbeiding av årsrekneskap, og om korleis resultatrekneskapen og balansen skal setjast opp.
Lova seier innleiingsvis kva selskap som har plikt til å føre rekneskap. Alle aksjeselskap er rekneskapspliktige. Har du eit enkeltpersonføretak, har du først rekneskapsplikt dersom du har meir enn 20 millionar i eigedelar eller meir enn 20 tilsette. Du bør likevel føre rekneskap, men reglane i rekneskapslova gjeld ikkje for deg.
Les meir om rekneskapslova
Rekneskapsplikt
Lova seier innleiingsvis kva selskap som har plikt til å føre rekneskap. Alle aksjeselskap er rekneskapspliktige. Har du eit enkeltpersonføretak, har du først rekneskapsplikt dersom du har meir enn 20 millionar i eigedelar eller meir enn 20 tilsette. Du bør likevel føre rekneskap, men reglane i rekneskapslova gjeld ikkje for deg.
Årsrekneskap og årsmelding
Rekneskapspliktige bedrifter skal kvart år utarbeide årsrekneskap og årsmelding. Årsrekneskapen skal mellom anna innehalde resultatrekneskap og balanse. Årsmeldinga skal beskrive bedrifta, kva ho driv med, og kvar ho held til. Vidare skal meldinga gi opplysningar om arbeidsmiljøet. Ho skal òg omtale økonomien til bedrifta, slik denne kjem fram i årsrekneskapen.
Årsrekneskapen og årsmeldinga er offentlege. Det vil seie at alle kan få tilgang til å lese dokumenta.
Grunnleggande rekneskapsprinsipp
Transaksjonsprinsippet
Oppteningsprinsippet
Samanstillingsprinsippet
Varsemdprinsippet
Sikringsprinsippet
1. Transaksjonsprinsippet
Med transaksjon meiner vi her ei økonomisk hending, til dømes eit kjøp eller sal av produkt. Transaksjonsprinsippet seier at ei økonomisk hending skal førast i rekneskapen til den verdien som gjaldt på tidspunktet då hendinga skjedde. I rekneskapen er det altså verdien eit produkt har idet det blir selt og overlevert, du skal nytte.
2. Oppteningsprinsippet
Inntekter skal førast i rekneskapen når bedrifta tener dei, det vil seie når produktet er levert til kunden. Oppteningsprinsippet set altså krav til når du skal føre inntektene i rekneskapen. Til dømes skal eit hotell først inntektsføre ei overnatting når gjesten overnattar på hotellet, ikkje når overnattinga blir kjøpt.
3. Samanstillingsprinsippet
Utgifter skal i utgangspunktet kostnadsførast i same periode som inntektene blir førte. Med det meiner vi at alle utgifter knytte til salet av eit produkt skal førast i same periode som salsinntektene for produktet.
La oss til dømes tenke oss at du har kjøpt inn produkt for 20 000 kroner eit år. Når året er slutt, har du selt berre halvparten av produkta. Då skal du kostnadsføre 10 000 kroner, mens du fører dei resterande 10 000 kronene i balansen som varelager.
4. Varsemdprinsippet
Varsemdprinsippet seier at urealiserte tap skal førast i rekneskapen. Det vil seie at du ikkje skal vente til eit tap blir realisert, før du fører det i rekneskapen. Eit urealisert tap kan til dømes vere eit fall i verdien på aksjar, sjølv om du ikkje har selt aksjane.
5. Sikringsprinsippet
Sikringsprinsippet seier at gevinst og tap skal førast i same periode.
Vi har reglar for offentlege anskaffingar for at alle skal kunne ha tillit til at offentlege pengar blir brukte på ein samfunnstenleg måte. Reglane skal mellom anna sikre rettferdig konkurranse mellom leverandørar til det offentlege og sørge for at staten får mest mogleg igjen for pengane sine.
Reglane i anskaffingslova gjeld for alle typar offentlege anskaffingar av varer og tenester over 100.000 kroner. Hovudprinsippa i lova er likebehandling, føreseielegheit, gjennomsiktigheit og konkurranse.
Les meir om reglar for offentlege anskaffingar
Kvifor har vi reglar for offentlege anskaffingar?
Vi har reglar for offentlege anskaffingar for at alle skal kunne ha tillit til at offentlege pengar blir brukte på ein samfunnstenleg måte. Reglane skal
sikre rettferdig konkurranse mellom leverandørar til det offentlege
sørge for at staten får mest mogleg igjen for pengane sine
hindre at nokon får fordelar på grunn av familieforhold, vennskap eller liknande
Noreg er dessutan internasjonalt forplikta gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen til å følge bestemde framgangsmåtar ved større offentlege anskaffingar.
Det er lett å forstå at dette er viktig, når vi veit at det offentlege årleg bruker over 750 milliardar kroner på kjøp av varer og tenester, bygg og anlegg.
Fire hovudprinsipp
Reglane for offentlege anskaffingar er baserte på fire hovudprinsipp:
Likebehandling
Alle leverandørar skal få same vilkår, krav og moglegheiter.
Føreseielegheit
Alle delar av anskaffingsprosessen skal vere føreseieleg for leverandørane, slik at det ikkje dukkar opp nokon overraskingar etterpå.
Gjennomsikt
Gjennomsikt skal sikre at det er mogleg å kontrollere at alle reglar blir følgde.
Konkurranse
Konkurranse skal sikre at pengane og ressursane til staten blir brukte mest mogleg effektivt.
Reglane gjeld for alle typar anskaffingar av varer og tenester over 100.000 kroner.
Når du arbeider som fagarbeidar i det offentlege, kan du altså ikkje berre bestille det du treng av utstyr, programvare eller tenester utan vidare. Alle bestillingar må vanlegvis gå gjennom ein innkjøpsansvarleg som kjenner reglane for offentlege anskaffingar.
Skal bedrifta di importere varer frå utlandet, må du undersøke om de må betale toll. Toll er ein skatt som blir lagd på varer som blir transporterte over landegrenser. Det er stort sett alltid toll på klede, matvarer og næringsmiddel. I tillegg kjem meirverdiavgift og eventuelle særavgifter.
Skattelova regulerer skatteplikta både for privatpersonar og bedrifter. I skattelova står det at bedrifter skal skatte av "fordel vunnet ved virksomhet", det vil seie inntektene frå verksemda.
Alle norske bedrifter må betale forskotsskatt til skatteoppkrevjaren i kommunen der dei har hovudkontor.
Alle i Noreg er medlem i folketrygda, eit nasjonalt forsikringssystem som blir administrert av Nav. Her får vi økonomisk hjelp ved arbeidsløyse, svangerskadep og fødsel, åleineomsorg for barn, sjukdom og skade, uførleik, alderdom og dødsfall.
Folketrygda blir mellom anna finansiert av trygdeavgift og arbeidsgivaravgift. Trygdeavgifta er ein del av skatten vi betaler på lønnsinntekt. Arbeidsgivaravgifta er ei avgift som bedrifter må betale inn til staten for sine tilsette. Bedriftene betaler ein viss prosentsats av lønna til dei tilsette.
Ferielova skal sikre at alle arbeidstakarar får ferie og feriepengar. Feriepengar erstattar lønna som fell bort når den tilsette har ferie.
Les meir om ferielova
Feriedagar
Alle arbeidstakarar har rett til ferie etter ferielova. Lova gir rett til minimum 25 vyrkedagar ferie per år. Sidan laurdag blir rekna som vyrkedag, tilsvarer dette 21 arbeidsdagar for arbeidstakarar som jobbar mandag til fredag.
Mange bedrifter har tariffavtalar eller andre avtalar som gir 5 veker ferie. Arbeidstakarar som fyller 60 år i løpet av ferieåret, har i tillegg rett til 6 vyrkedagar ekstra ferie.
Arbeidstakarar har rett til å ta minst 18 vyrkedagar samanhengande ferie i hovudferieperioden, som er frå 1. juni til 30. september.
Feriepengar
Feriepengar blir til vanleg utbetalt i juni. Feriepengane blir berekna ut frå arbeidstakar si inntekt året før, det såkalla feriepengegrunnlaget.
For arbeidstakarar med lovbestemt ferie på 21 arbeidsdagar utgjer feriepengane 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget, eller 12,5 prosent dersom arbeidstakaren fyller 60 år i løpet av ferieåret. I bedrifter med avtale om fem veker ferie utgjør feriepengane 12 prosent, eller 14,3 prosent for arbeidstakarar over 60 år.
Feriepengar er skattepliktig inntekt, men det blir vanlegvis ikkje trekt skatt i utbetalingsmånaden. I staden blir skatten trekt jamt gjennom resten av året. På same måten blir det trekt redusert skatt i desember.
Bedrifter bereknar feriepengar ved kvar lønnsutbetaling. Feriepengane blir kostnadsførte i rekneskapen og sette inn på "Konto for skyldige feriepenger".
Arbeidsmiljølova inneheld reglar og krav som skal sikre eit godt og trygt arbeidsmiljø. Til lova høyrer òg forskrifter og rettleiingar med utfyllande og meir detaljerte reglar.
Arbeidsmiljølova er ei såkalla minimumslov, det vil seie at ho set nedre grenser for kva standard det skal vere på arbeidsmiljøet. Samtidig krev ho at ein heile tida skal jobbe for å forbetre arbeidsmiljøet. Lova fordeler òg ansvar og oppgåver i HMS-arbeidet og beskriv arbeidsmetodar som skal følgast.
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemder (internkontrollforskrifta) gjeld for all verksemd som blir omfatta av bestemde lover som behandlar ulike helse-, miljø- eller sikkerheitsomsyn.
Du kan gå ut frå at ho gjeld for bedrifta du jobbar i, så sant ho produserer, sel eller tilbyr varer og tenester. Først og fremst er internkontroll ansvaret til arbeidsgivaren, men alle tilsette har både rettar og plikter i samband med HMS-arbeidet.
