Administrasjon

Økonomi

Alle virksomheter trenger noen til å jobbe med økonomi, og store virksomheter har gjerne en egen økonomiavdeling. Som servicemedarbeider kan du bli satt til å hjelpe til med økonomirelaterte oppgaver. Det kan for eksempel være å hjelpe til med å betale regninger, gjøre regnskaps- og lønnsarbeid, lage budsjetter og priskalkyler, eller håndtere dokumenter knyttet til innkjøp. Les mer om arbeidsoppgaver som inngår i innkjøp i fagartikkelen "Innkjøpsarbeid"

Personal

På større arbeidsplasser er det ofte en HR-avdeling (Human Resources) eller en personalansvarlig som har ansvaret for personaloppfølging. I mindre virksomheter kan det være daglig leder, butikksjef eller andre som har ansvar for dette arbeidet.

Som servicemedarbeider kan du bli bedt om å hjelpe til med utlysning av stillinger, jobbintervjuer og kontroll av referanser. Du kan også bli involvert i tilrettelegging av både det fysiske og det psykiske arbeidsmiljøet ved arbeidsplassen, som opplæring og kompetanseheving.

Posthåndtering, journalføring og arkiv

Hvor stort omfanget av dokumenthåndtering i forbindelse med post, journalføring og arkiv er, avhenger av både størrelsen og – ikke minst – typen virksomhet. For et sykehus vil dette være et omfattende arbeid, mens det for en liten butikk kan gjøres nokså enkelt.

Som servicemedarbeider kan du bli bedt om å ta imot og fordele post, føre postjournal og utføre arkiveringstjenster. Les mer om disse arbeidsoppgavene i fagartikkelen "Posthåndtering, journalføring og arkiv".

IT

Mange virksomheter har egne IT-avdelinger som tar seg av alt fra innkjøp av IT-utstyr, datasikkerhet og tilganger, til brukerstøtte. Som servicemedarbeider kan du for eksempel få i oppgave å hjelpe til med brukerstøtte og opplæring i programvare som brukes på arbeidsplassen.

Adgangskontroll kan også være lagt til IT-avdelingen, og kan være et tiltak mot tyveri, industrispionasje og i verste fall – terrorhandlinger.

Adgangskontroll

I tillegg til sikkerhetsfunksjonen gir adgangskontroll også mulighet for å kople ID-kort til tids- og fraværsregistrering. På sentralbordet kan vi følge med på hvilke ansatte som er til stede, og sette henvendelser over til rett person.

Kommunikasjon

Mange virksomheter har en egen kommunikasjonsavdeling som har ansvaret for både kommunikasjonen internt i virksomheten og den eksterne kommunikasjonen ut mot kunder og gjester.

Å oppdatere bedriftens web-sider, ta imot henvendelser via disse sidene og følge opp sosiale medier er eksempler på oppgaver som ofte er kommunikasjonsavdelingen sitt ansvarsområde.

Både på nett og i annen skriftlig kommunikasjon til ansatte, kunder og gjester er det av stor betydning å formulere seg riktig. Hva som er viktig å tenke på når det gjelder dette, kan du lese om i fagartikkelen "Skriftlig kommunikasjon".

Kundebehandling

Mange av dem som kontakter virksomheten per telefon, e-post, i sosiale medier eller ved fysisk oppmøte, har deg som sitt første møtepunkt med virksomheten. Førsteinntrykket er viktig, og du må møte alle med samme respekt og servicegrad – både leverandører, postbud, kunder og kollegaer.

Når virksomheten har møter eller arrangementer, kan du hjelpe til med registrering, teknisk støtte og lett servering.

Arbeider du i virksomhetens resepsjon, kan du få i oppgave å ta imot og registrere varer. Du kan også bli tillagt oppgaver ved en eventuell brann eller ved behov for førstehjelp.

Les mer om rutiner og retningslinjer som skal bidra til god kundeservice i fagartikkelen "Rutiner for kundeservice".