Utarbeide et budsjett
Hva er et budsjett?
Vi har to hovedtyper av budsjetter: resultatbudsjett og likviditetsbudsjett.
Resultatbudsjettet gir oss oversikt over forventede inntekter og kostnader. Dette budsjettet utarbeider vi for å sikre oss at virksomheten går med overskudd, altså et positivt resultat.
Likviditetsbudsjettet er en oversikt over forventede innbetalinger og utbetalinger i en periode. Dette budsjettet utarbeider vi for å sikre oss at virksomheten har nok penger til å betale regningene ved forfall.
Hvordan utarbeider vi et budsjett?
Resultatbudsjett
Det er utfordrende for en nystartet virksomhet å budsjettere det første driftsåret. Uten erfaring fra tidligere år er det vanskelig å forutse hvor store inntektene og kostnadene kommer til å bli.
For virksomheter som har drevet noen år, vil resultatregnskapet fra i fjor være utgangspunkt for budsjetteringen. Men kan vi forvente at inntektene blir slik som for fjoråret? Her må vi vurdere prisstigning, endring i konkurransesituasjonen og markedet.
Budsjettet må gi overskudd, det vil si at inntektene må være større enn kostnadene. Vi utarbeider gjerne et årsbudsjett, som er en plan for hele året satt opp i kroner. Et resultatbudsjett hjelper oss med å lage gode og realistiske planer for driften.
Vi skal i det følgende se på hvordan vi kan utarbeide budsjetter for en ungdomsbedrift som skal drive kaffebar på skolen. Nedenfor ser du hvordan resultatbudsjettet kan se ut.
Salgsinntekter
Vi starter med å budsjettere salgsinntektene. For å beregne salgsinntektene må vi se på forventet salg. Salgsinntektene finner vi ved å gange salgspris med antall enheter vi forventer å selge. Ungdomsbedriften forventer å selge 1 000 kaffekopper til 40 kroner per stykk. Forventet inntekt blir dermed:
1 000 x 40 kr = 40 000 kr
Varekostnader
Når vi har budsjettert inntekten, beregner vi varekostnaden. Varekostnaden er en variabel kostnad som øker og minker i forhold til salgsinntektene. Ungdomsbedriften beregner en varekostnad på 15 kroner per kaffekopp, og vi får da totalt:
1 000 x 15 kr = 15 000 kr
Dekningsbidrag
Dekningsbidrag skal dekke faste kostnader og gi et positivt resultat (fortjeneste). Vi beregner dekningsbidraget ved å ta sum inntekter og trekke fra sum variable kostnader:
40 000 − 15 000 kr = 25 000 kr
Faste kostnader
Faste kostnader er de kostnadene som er uavhengig av hvor mye vi klarer å selge. For ungdomsbedriften er dette markedsføring, husleie og strøm og diverse kostnader.
Etter å ha snakket med ledelsen på skolen, vet ungdomsbedriften at de kan budsjettere med 5 000 kroner til sammen i husleie og strøm for månedene de skal drive ungdomsbedrift. Markedsføring kan være litt vanskeligere å beregne, men siden de har bestemt seg for å trykke opp flyveblader, samt betale for annonsering på Instagram, bestemmer de seg for å budsjettere med 3 000 kroner til markedsføring. De regner med at det vil bli noen kostnader de ikke har tenkt på, og budsjetterer derfor med 2 000 kroner i diverse kostnader:
5 000 kr + 3 000 kr + 2 000 kr = 10 000 kr
Resultat
Resultatet skal være positivt, og det viser fortjenesten vår. Vi regner ut resultatet ved å ta dekningsbidrag og trekke fra sum faste kostnader:
25 000 kr − 10 000 kr = 15 000 kr
Ungdomsbedriften har ikke budsjettert med lønn, men vil dele resultatet mellom de som er med i bedriften.
Likviditetsbudsjett
For å være sikker på at vi kan betale regningene til rett tid, må vi ha oversikt over pengebeholdningen vår til enhver tid. En virksomhet kan ha høy inntekt, men likevel ikke kunne betale regningene hvis kundene betaler sent. Det er derfor viktig å sette opp et likviditetsbudsjett.
Likviditetsbudsjettet, som er en oversikt over forventede innbetalinger og utbetalinger i en periode, setter vi opp etter at vi har utarbeidet resultatbudsjettet. Nedenfor ser vi et eksempel på hvordan likviditetsbudsjettet til kaffebaren UB kan se ut.
Vanligvis har vi merverdiavgift med i likviditetsbudsjettet, men siden dette er en ungdomsbedrift, kan vi se bort fra merverdiavgiften.
Inngående balanse
Den inngående balansen i oktober er andelene de har kjøpt i bedriften. Inngående balanse de øvrige månedene er utgående balanse fra forrige måned.
Innbetalinger
For å beregne hvor store innbetalinger vi skal budsjettere med i likviditetsbudsjettet, tar vi utgangspunkt i inntektene fra resultatbudsjettet. Der har vi budsjettert med 40 000 kroner i salgsinntekter. I likviditetsbudsjettet må vi fordele dette beløpet etter hvor mye de tror de får solgt de ulike månedene. Ut fra innbetalingene ser vi at de har budsjettert med å selge 100 kopper kaffe i oktober, 125 kopper i november og så videre.
I likviditetsbudsjettet er det avgjørende når kunden betaler, og ikke når de kjøper. Om vi lar kundene betale måneden etter at de ha kjøpt, må vi ta hensyn til dette i likviditetsbudsjettet.
Utbetalinger
For å beregne hvor store utbetalinger vi skal budsjettere med i likviditetsbudsjettet, tar vi utgangspunkt i kostnadene fra resultatbudsjettet. I tillegg må vi se på når de ulike kostnadene faktisk skal betales. Om vi for eksempel forkuddsbetaler husleie eller forsikring, så vil utbetalingen komme før kostnaden. Får vi faktura på varekjøp som skal betales om 14 dager, så kommer utbetalingen etter kostnaden.
Utbetalinger er summen av hva de forventer å betale de ulike månedene i varekostnader, markedsføring, husleie og diverse. Ungdomsbedriften har budsjettert med nokså store utbetalinger de to siste månedene siden de har fått en avtale med skolen om at de skal betale husleie for hele året i april, og siden de regner med at markedsføringen blir betalt i mars.
Test deg selv
I den interaktive oppgaven under kan du teste hva du nå kan om budsjett: