Arbeidsgivaren kan nokre gonger ha eit sakleg behov for å opne e-posten eller dokumenta til ein tilsett. Dersom det er laga reglar for slike situasjonar, og den tilsette er klar over desse, er det nok til at arbeidsgivaren kan opne e-postar og dokument som gjeld verksemda. Viss det ikkje finst slike reglar, må den tilsette gi samtykke først.
Sjølv om det er laga reglar, er det viktig at den tilsette blir informert på førehand om at e-post eller dokument blir opna. Viss den tilsette er tilgjengeleg, bør han eller ho få høve til å vere til stades og eventuelt sortere ut kva e-postmeldingar og dokument som er private.
Dersom den tilsette ikkje er tilgjengeleg, er det viktig å vurdere om opplysningane er private før e-posten eller dokumentet blir opna. Dersom det ser ut som at det er privat, skal det ikkje opnast. Nokre gonger kan det likevel skje at ein vurderer feil og ved eit uhell opnar noko som viser seg å vere privat. Då skal fila lukkast med ein gong. I tillegg bør den tilsette i etterkant få vite kva som vart opna.
Korleis handterer ein e-post når tilsette sluttar?
Når ein tilsett sluttar, bør vedkomande si e-postadresse slettast slik at ikkje privat e-post blir send til verksemda, men verksemda har jo behov for å ta imot i e-postar som har med verksemda å gjere.
For å unngå å kome i konflikt med personvernet og reglane for innsyn i e-post kan dette løysast ved at all e-post til den aktuelle adressa blir sletta automatisk. Vedkomande som sende e-posten, bør då få ei melding om at personen ikkje lenger er tilsett i bedrifta og dessutan ei ny e-postadresse for førespurnader som gjeld bedrifta.
Det er ikkje ei god løysing å vidaresende e-post frå ein tidlegare tilsett si e-postadresse til ein annan person i verksemda, sidan eventuell privat e-post òg vil bli vidaresendt.
Verksemda har likevel høve til å inngå ein avtale med den tidlegare tilsette om at e-postadressa blir behalden i ein avgrensa periode, eventuelt med vidaresending til ei ny adresse.
Kva skal du gjere viss du oppdagar noko straffbart?
Ein arbeidsgivar er ansvarleg for at datautstyret til verksemda ikkje blir brukt til noko ulovleg. Viss du mistenkjer at nokon bruker datautstyret eller nettverket til verksemda til til dømes å formidle overgrepsmateriale eller anna ulovleg materiale, skal det alltid meldast og overlatast til politiet.
I slike tilfelle skal du ikkje starte noka eiga "etterforsking". Då risikerer du å øydeleggje bevis viss du opnar filer eller e-post utan at det er teke nødvendige forholdsreglar.
I staden bør du varsle arbeidsgivaren og prøve å sikre loggar, maskiner, brukarkontoar og eventuelle lagringsområde på serverar på ein forsvarleg måte inntil politiet kan overta.