Dei fleste arbeidsgivarar synest det er greitt at dei tilsette kan bruke datamaskinene som høyrer til verksemda, til enkelte private gjeremål. Dei fleste nyttar derfor maskina til både jobbrelaterte og private gjeremål.
Somme gonger oppstår det situasjonar der arbeidsgivaren ønskjer å kontrollere kva den tilsette bruker datamaskina til, eller har behov for tilgang til informasjon som ligg på maskina eller på e-postkontoen til den tilsette. Det kan til dømes vere når
- den tilsette er borte frå jobben på grunn av sjukdom eller ferie, og arbeidsgivaren har behov for å kontrollere at e-postførespurnader til bedrifta ikkje blir liggjande utan at det blir gitt svar
- den tilsette er borte frå jobben, og arbeidsgivaren har behov for dokument som ligg på maskina til den tilsette
- det er mistanke om at arbeidstakaren opptrer illojalt, til dømes ved å gi opplysningar vidare til konkurrerande selskap
- det er mistanke om at arbeidstakaren bruker datamaskina til noko som er ulovleg eller i strid med reglane til bedrifta
For å unngå juridiske og etiske problem må bedrifta ha klare reglar for bruk av datamaskiner og e-post til private føremål på arbeidsplassen. Vidare må ein forsikre seg om at dei tilsette er gjorde kjende med reglane. Reglane må også seie noko om i kva situasjonar dei tilsette må akseptere at arbeidsgivaren kan opne e-postmeldingar eller filer som ligg på den enkelte sitt område på ein arbeidsstasjon eller server.
Innsyn i e-post
At arbeidsgivaren har rett til innsyn i e-posten til dei tilsette, kan til ein viss grad samanliknast med at arbeidsgivaren går igjennom innhaldet i posthyllene til dei tilsette. Det vil vere situasjonar der arbeidsgivaren har ein sakleg grunn til å gå igjennom posthylla for å sjå etter post som har med bedrifta å gjere, til dømes når ein tilsett er fråverande over lenger tid på grunn av ferie eller sjukdom.
Det same gjeld for e-postkassen til den tilsette. E-postkassar skil seg frå vanlege posthyller ved at det er vanskelegare å skilje private meldingar frå dei som gjeld jobben. Arbeidsgivaren bør derfor be om samtykke til å sjå i e-postkassen før den tilsette reiser på ferie, eller når vedkommande blir sjukemeld.
Eit anna problem er at det i mange e-postlesarar blir nytta automatisk førehandsvising. Dermed kan arbeidsgivaren utan å ville det lett kome til å sjå meir informasjon enn det han eller ho i utgangspunktet har behov for eller rett til.
Private e-postar
Bedrifta kan lage reglar som seier at datamaskinene berre skal brukast til jobbrelaterte føremål, men arbeidsgivaren har likevel ikkje lov til å lese all e-posten dei tilsette får. Grunnen er at det ikkje er mogleg for dei tilsette å styre kva som blir sendt til e-postkontoane deira på jobben.
Innhaldet i meldingar frå til dømes vener eller familie er privat, sjølv om meldingane blir sende til ein e-postkonto som høyrer til bedrifta. Som hovudregel har ikkje arbeidsgivaren rett til innsyn i e-postmeldingar eller filer som openbert er private. Arbeidsgivaren har heller ikkje lov til å be om samtykke til slikt innsyn eller lage reglar om det.
Dersom verksemda ikkje ønskjer at dei tilsette skal ta imot privat post på e-postkontoane til bedrifta, kan ein lage reglar som seier at alle slike meldingar skal slettast. Dette er likevel sjeldan praktisk, sidan det ofte vil innebere at ein må gå igjennom all e-posten som kjem inn til bedrifta, manuelt.
I tillegg tilseier vanleg folkeskikk at både mottakaren og avsendaren får beskjed dersom ei e-postmelding blir sletta. Det største problemet er likevel at det som oftast er vanskeleg å avgjere om ein e-post eller ei fil er privat eller relatert til verksemda, utan at ein opnar e-posten eller fila.
Namn på e-postadresse
Dei fleste bedrifter nyttar e-postadresser med namnet eller initialane til den tilsette, slik som monica.mo@bedrifta.no eller mm@bedrifta.no. Dersom den tilsette loggar seg på med sitt eige brukarnamn og passord, bør han eller ho kunne vente at post til denne e-postkontoen ikkje blir opna av andre, med mindre noko anna er avtalt med arbeidsgivaren på førehand.
E-postadresser av typen postmottak@bedrifta.no eller salsavdelinga@bedrifta.no gir klart inntrykk av å vere relaterte til verksemda. Verken avsendaren eller mottakaren av e-post til ei slik adresse ventar at e-posten skal behandlast som privat post. Dette kan likevel vere meir tvilsamt dersom avsendaren har merkt e-posten med namnet på ein tilsett eller skrive «konfidensielt» eller liknande i emnefeltet. I slike tilfelle rår Datatilsynet til å spørje den tilsette før e-posten eventuelt blir opna.
Ei mogleg løysing på problemet med å skilje ut privat e-post er å la dei tilsette ha to e-postadresser, til dømes monica.mo@bedrifta.no og monica.mo.privat@bedrifta.no. Rutinar for å merkje private e-postmeldingar og filer med «privat», eventuelt plassere dei i eigne mapper, vil også kunne hjelpe, men det er ikkje nokon garanti for at det ikkje oppstår problem.