Opplæring av nye tilsette
Det aller viktigaste administrative sikkerheitstiltaket er opplæring av nye tilsette. At tilsette har gode haldningar og verdiar, er òg svært viktig.
Mange verksemder har gode prosedyrar og rutinar for opplæring av nye tilsette. I ei slik opplæring bør ein gjennomgå
- informasjon om verksemda
- omvising på kontoret/området til verksemda
- underskrift av teielovnad
- arbeidstid, arbeidstøy og reglar for overtid
- tilgangskontroll og bruk av kort og kodar
- brannsløkkingsutstyr og rutinar for evakuering når brannalarmen går
- førstehjelpsutstyr – kvar finst det, og korleis skal det brukast
- internkontrollsystem for HMS, inkludert verneutstyr
Administrasjon av nøklar og tilgangskontroll
Bedrifta bør sørgje for at dei tilsette signerer for nøklar og kort som blir gitt ut. Kontrollen må òg sikre at verksemda registrerer når nøklar og kort blir leverte tilbake.
Mange bedrifter har i dag eit elektronisk system. Då må dei òg vareta IKT-sikkerheita. Om du mister ein nøkkel eller eit kort, må du gi beskjed til den ansvarlege. Det same gjeld dersom du har mistanke om at nøklar eller kort har kome på avvegar.
Ein del av tilgangskontrollen er å lage rutinar for besøk hos verksemda dersom ein meiner det er viktig for sikkerheita.
Besøkskort og besøksprotokoll er to hjelpemiddel for å ha oversikt over dei besøkjande. Besøksprotokollen er ei bok der dei besøkjande skriv kven dei er, kva bedrift dei tilhøyrer, kven dei skal besøkje, og klokkeslett inn og klokkeslett ut.