Å dokumentere i bygg- og anleggsbransjen

Dokumentasjon er en form for bevis. Det kan være et bevis på at du som fagarbeider og din bedrift har utført et stykke arbeid riktig ut fra de kravene som stilles.

Det stilles krav i form av lover og forskrifter, disse skal alltid følges, og i ulike standarder og normer som følges der det er relevant. Som fagarbeider må du sette deg inn i hvilke regler som gjelder for det arbeidet du skal utføre, enten det handler om HMS eller det tekniske.

Noen av lovene og forskriftene som er viktige å følge, er disse:

• Arbeidstilsynet: arbeidsmiljøloven

• Arbeidstilsynet: interkontrollforskriften

• Lovdata: plan- og bygningsloven

• Direktoratet for byggkvalitet: byggteknisk forskrift

Egenkontroll er en type dokumentasjon som ofte gjøres i form av sjekklister hvor arbeidet er beskrevet i punkter som skal kontrolleres. Dette gjøres for det meste digitalt på smarttelefon eller nettbrett, hvor man tar bilder, krysser av for om punktene er godkjent eller har avvik, og kommenterer der det er nødvendig. Dersom man finner avvik, er det viktig å avklare hvilke tiltak man bør gjennomføre for å utbedre avviket.

Egenkontrollen sammenstilles ofte i en sluttrapport til kunden, som er en slags erklæring på at arbeidet er utført av bedriften, og i henhold til avtale og kravene som stilles.

Alt en bedrift gjør for å sikre arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet, kan kalles HMS-arbeid. I internkontrollforskriften finner vi krav til hvordan dette skal gjennomføres, og formålet er blant annet å forebygge helseskader, miljøforstyrrelser og uønskede hendelser.

Sikker jobb-analyse

En risikovurdering gjøres gjerne i form av en sikker jobb-analyse (SJA). De som skal utføre arbeidet, møtes og vurderer farene og hva som må gjøres for at uønskede hendelser ikke skal skje. En sikker jobb-analyse må utføres før man starter arbeidet, og gjøres i forbindelse med alt arbeid som på en eller annen måte kan være farlig. Hensikten er å avdekke farene og eventuelt gjennomføre tiltak før noe skjer.

Rapport om uønsket hendelse

Om uhellet av likevel skulle være ute, må uønskede hendelser rapporteres ved å fylle ut en rapport om uønsket hendelse (RUH). I en slik rapport beskrives det som skjedde, og hvorfor det skjedde. En slik rapport skal også fylles ut ved nesten-ulykker, fordi hensikten er å kunne gjennomføre tiltak så det ikke skjer igjen. Det blir veldig synlig for en entreprenør at det er behov for tiltak hvis arbeiderne til stadighet rapporterer inn uønskede hendelser på arbeidsplassen. Selve rapporten kan enkelt fylles ut og sendes inn med en smarttelefon eller nettbrett.

Vernerunder

For å drive systematisk forebygging av ulykker kan man gjennomføre vernerunder. Det går ut på å få oversikt over arbeidsplassen for å kunne oppdage mangelfulle sikkerhetstiltak eller farer. Det fysiske arbeidsmiljøet er også en del av vernerunden med tanke på forholdene det jobbes under. Funnene fra en vernerunde blir ofte delt på byggemøter, og det avtales eventuelt hvilke tiltak som skal gjennomføres med tidsfrister. Hvor ofte det blir gjennomført vernerunder, må vurderes i lys av risiko og hva som foregår på bygge- eller anleggsplassen. Vernerunder er en god måte å drive systematisk HMS-arbeid på.

Hvorfor er egentlig dokumentasjon så viktig? På mange måter er det en forsikring om at arbeidet er godt nok og i tråd med lover, forskrifter, kontrakter og beskrivelser. Det er en forsikring for tiltakshaver, entreprenør og kunde. Det kan også være et krav fra de som har hyret bedriften, at dokumentasjon må på plass før de betaler for arbeidet som er utført.

Det kan være flere konsekvenser av å ikke dokumentere i henhold til reglene. Klikk på boksene under for å se noen eksempler dere kan reflektere over.