Arbeide med eksterne aktører

Bedrifter kan ha mange typer relasjoner med hverandre, alt etter hva målet med samarbeidet er.

En av de vanligste formene for relasjon er når et firma utkontrakterer (outsource) en spesifikk aktivitet eller oppgave til en ekstern person eller bedrift.

Et eksempel på dette er utkontraktering av renhold til en renholdsbedrift. Partene inngår en avtale som beskriver tjenesten som skal leveres, ansvar, taushetserklæring og kostnad for tjenesten. Avtalen kan gå over flere år, og renholdspersonalet komme inn i bedriftens lokaler på bestemte tider.

Et annet eksempel er innleie av en konsulent eller et konsulentfirma for avgrensede oppdrag, som utvikling av nye nettsider eller hjelp med bedriftsutvikling. I slike tilfeller vil de eksternt ansatte eller konsulentene komme mer aktivt inn i bedriftens daglige aktiviteter. Slike oppdrag pleier å være tidsbegrenset.

De vi møter i løpet av arbeidsdagen, ser vi gjerne på som kollegaer eller kunder eller brukere. Det er naturlig å oppføre seg ulikt mot en kollega og mot en kunde. For eksempel vil vi være mer formelle med en kunde, og med en kollega vil vi nok bruke en annen type humor. Det handler også om hvilken informasjon vi deler, og hvilke tilganger vi gir.

Når vi får inn eksternt ansatte eller konsulenter, kompliserer dette situasjonen. Disse menneskene er ikke internt ansatte, men de skal arbeide sammen med oss som kollegaer. De tilhører i hovedsak en annen bedrift, og de er som oftest bare innom for en periode.

Tilgang til informasjon og kommunikasjonskanaler

Innad i en bedrift har vi tjenester der vi lagrer og deler informasjon, og vi har kommunikasjonskanaler vi bruker for å kommunisere med andre ansatte. Eksterne vil i utgangspunktet ikke ha tilgang til noen av disse. Vi må derfor enten gi dem tilganger i interne systemer og kommunikasjonskanaler, eller vi må lage egne kanaler for å dele informasjon med dem. Dersom vi ikke tilrettelegger for slik deling, vanskeliggjør det arbeidet for de eksterne.

Tilgang til bedriftssensitiv informasjon

Bedrifter har informasjon som andre ikke bør få. Det kan være av konkurranse- eller omdømmehensyn. Når eksterne kommer inn i bedriften, må vi vurdere hvilken informasjon vi skal og ikke skal gi tilgang til.

Dette er ikke fordi eksterne er spesielt uredelige, eller fordi de mest sannsynlig vil spre informasjon videre. Men vi kan ikke gå ut ifra at den eksterne vet hvilken informasjon som er allment og offentlig kjent, og hva som er internt og hemmelig. Vi bør derfor avgrense informasjonen vi gjør tilgjengelig for de eksterne.

De eksternes oppgaver

Eksternt ansatte og konsulenter kommer inn i bedriften for å gjøre spesifikke oppgaver. Oppgavene er forhåndsdefinert i en avtale mellom partene. Det er som oftest mulig å gjøre justeringer, men verken vi som ansatte eller de eksterne kan på eget initiativ si ja eller nei til nye eller andre oppgaver. Det er derfor viktig at vi som internt ansatte setter oss inn i hva de eksternes oppgaver er. Hvis vi ser andre oppgaver der de eksterne kan bidra, må vi ta dette via lederen vår.

Profesjonell adferd

I jobbsituasjoner bør vi alltid oppføre oss profesjonelt, men vi danner oss også internkultur som kan oppleves som merkelig eller vanskelig å forholde seg til for eksterne. Ved å ta dem godt imot og introdusere bedriftens indre liv for dem litt etter litt, gjør vi det lettere for dem. Vi må også huske på at inntrykket vi gir de eksterne, tar de med seg tilbake til sin bedrift.

Anerkjenn spesialkompetansen

Vi henter inn eksterne fordi vi mangler spesialkompetanse innen et område. For at de eksterne skal kunne gjøre arbeidet sitt, må vi anerkjenne dem og gi dem mulighet til å lære om det særegne i bedriften. Eksterne vil ha liten mulighet til å gjøre forbedringer hvis vi ikke tar dem seriøst og slipper dem til.

Sosiale sammenhenger

Når eksterne skal arbeide med oss tett og over lengre tid, bør vi invitere dem til bedriftens sosiale arrangementer. På den måten kan vi bli bedre kjent, og de vil få en større tilhørighet til bedriften.