Utarbeide et budsjett
Hva er et budsjett?
Et budsjett er en oppstilling over forventede økonomiske hendelser, og er et nyttig planleggingsverktøy og styringsverktøy.
Det finnes flere typer budsjetter, og vi skal se på budsjettet som gir oss oversikt over forventede inntekter og kostnader. Budsjettet kalles et resultatbudsjett, siden det viser hvor stort resultat vi forventer å få.
Hvordan utarbeider vi et budsjett?
Budsjett for et arrangement
Om vi for eksempel vil arrangere en festival, må vi sette opp et budsjett for å ha kontroll på økonomien.
Vi begynner med å beregne hvilke inntekter denne festivalen vil gi oss. Det kan være billettinntekter, inntekter fra salg av mat og drikke og annonsørinntekter.
Deretter setter vi opp alle kostnadene forbundet med festivalen. Vi må betale artistene og andre som skal jobbe med arrangementet, leie av utstyr, innkjøp av mat og drikke med mer.
Budsjettet må gi overskudd, det vil si at inntektene må være større enn kostnadene.
Budsjett for en virksomhet
Vi utarbeider gjerne et årsbudsjett, som er en plan for hele året satt opp i kroner. Budsjettet hjelper oss med å lage gode og realistiske planer for driften.
Det er utfordrende for en nystartet virksomhet å budsjettere det første driftsåret. Uten erfaring fra tidligere år er det vanskelig å forutse hvor store inntektene og kostnadene kommer til å bli.
For virksomheter som har drevet noen år, vil regnskapet fra året før være utgangspunkt for budsjetteringen. Men kan vi forvente at inntektene blir slik som for fjoråret? Her må vi vurdere prisstigning, endring i konkurransesituasjonen og markedet.
Et budsjett er også et godt styringsverktøy. Ved å dele opp årsbudsjettet i månedsbudsjetter kan virksomheter fortløpende se hvordan de ligger an i forhold til budsjett, og sette inn tiltak om nødvendig.
Budsjett for Kaffebaren UB
Vi skal i det følgende se på hvordan vi kan utarbeide budsjetter for en ungdomsbedrift som skal drive kaffebar på skolen. Nedenfor ser du hvordan budsjettet kan se ut:
Salgsinntekter
Vi starter med å budsjettere salgsinntektene. For å beregne salgsinntektene må vi se på forventet salg. Salgsinntektene finner vi ved å gange salgspris med antall enheter vi forventer å selge. Ungdomsbedriften forventer å selge 1 000 kaffekopper til 40 kroner per stykk. Forventet inntekt blir dermed:
1 000 x 40 kr = 40 000 kr
Varekostnader
Når vi har budsjettert inntekten, beregner vi varekostnaden. Varekostnaden er en variabel kostnad som øker og minker i forhold til salgsinntektene. Ungdomsbedriften beregner en varekostnad på 15 kroner per kaffekopp, og vi får da totalt:
1 000 x 15 kr = 15 000 kr
Dekningsbidrag
Dekningsbidrag skal dekke faste kostnader og gi et positivt resultat (fortjeneste). Vi beregner dekningsbidraget ved å ta sum inntekter og trekke fra sum variable kostnader:
40 000 − 15 000 kr = 25 000 kr
Faste kostnader
Faste kostnader er de kostnadene som er uavhengig av hvor mye vi klarer å selge. For ungdomsbedriften er dette markedsføring, husleie og strøm og diverse kostnader.
Etter å ha snakket med ledelsen på skolen, vet ungdomsbedriften at de kan budsjettere med 5 000 kroner til sammen i husleie og strøm for månedene de skal drive ungdomsbedrift. Markedsføring kan være litt vanskeligere å beregne, men siden de har bestemt seg for å trykke opp flyveblad, samt betale for annonsering på Instagram, bestemmer de seg for å budsjettere med 3 000 kroner til markedsføring. De regner med at det vil bli noen kostnader de ikke har tenkt på, og budsjetterer derfor med 2 000 kroner i diverse kostnader:
5 000 kr + 3 000 kr + 2 000 kr = 10 000 kr
Resultat
Resultatet bør være positivt, for det viser fortjenesten vår. Vi regner ut resultatet ved å ta dekningsbidrag og trekke fra sum faste kostnader:
25 000 kr − 10 000 kr = 15 000 kr
Ungdomsbedriften har ikke budsjettert med lønn, men vil dele resultatet mellom de som er med i bedriften.