Vedlegg
Faktura
Ein faktura er eit betalingskrav for leverte varer eller utførte tenester der mengde, pris, betalings- og transportvilkår og så vidare er angitt.
For at ein faktura skal vere godkjend, blir det stilt visse krav til kva han må innehalde:
løpande fakturanummer som er gitt av eit fakturaprogram eller frå fakturablokk
namn, adresse og organisasjonsnummer til seljaren
dato for utferding og tid og stad for levering
informasjon om kva vare som er levert, med mengde, pris og meirverdiavgift
namn, adresse eller organisasjonsnummer til kjøparen, så lenge det ikkje er ein kontantfaktura
Vi må ha faktura som dokumentasjon i rekneskapen. Dokumentasjon er nødvendig for eventuell kontroll i ettertid.
Kvittering
Kvittering eller kontantkvittering blir ferda ut dersom handelen blir gjord opp kontant – altså idet handelen blir gjord. Kvitteringa blir underskriven med namnet til seljaren, som er sjølve kvitteringa. Til liks med faktura skal òg kvitteringar ha løpande nummerering frå ei kvitteringsblokk. Fakturablokk kan òg brukast som kvitteringsblokk.
Det er ikkje tillate å selje varer og tenester kontant over 10 000 kroner, dette er regulert i kvitvaskingslova.
Bankutskrift
Døme på dette er kvittering for betalt avdrag, renter av lån eller innskotsrenter eller den månadlege bankutskrifta.
Behandling av transaksjonar og vedlegg
Vedlegg skal nummererast, og det startar kvart år med første vedlegg som nr. 1, andre vedlegg får nr. 2 og så vidare, og dei blir oppbevarte i perm eller digitalt. Dette vedleggsnummeret blir òg brukt som nummer i vedleggsføringa i dagboka for denne transaksjonen.
EHF
EHF (Elektronisk HandelsFormat) er ei norsk tilpassing til eit felleseuropeisk fakturaformat. Det blir nytta av statlege, kommunale og private verksemder for mottak av rekningar. Ein EHF-faktura (i PDF) er ei elektronisk rekning som blir send direkte frå økonomisystemet til avsendaren til økonomisystemet til mottakaren.
Fakturaen hamnar rett i rekneskapsprogrammet, og du slepp å bekymre deg for om han hamnar i søppelpost eller forsvinn på vegen. I tillegg får bedrifter som sender EHF-faktura, ofte raskare betalt. Systemet har blitt meir og meir vanleg å bruke for mange firma i dag.