Bilag
Faktura
En faktura er et betalingskrav for leverte varer eller utførte tjenester der mengde, pris, betalings- og transportvilkår og så videre er angitt.
For at en faktura skal være godkjent, stilles det visse krav til hva den må inneholde:
løpende fakturanummer som er gitt av et fakturaprogram eller fra fakturablokk
selgers navn, adresse og organisasjonsnummer
dato for utstedelse og tid og sted for levering
informasjon om hvilken vare som er levert, med mengde, pris og merverdiavgift
kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer, så lenge det ikke er en kontantfaktura
Vi må ha faktura som dokumentasjon i regnskapet. Dokumentasjon er nødvendig for eventuell kontroll i ettertid.
Kvittering
Kvittering eller kontantkvittering utstedes dersom handelen gjøres opp kontant – altså idet handelen gjøres. Kvitteringa blir underskrevet med selgers navn, som er selve kvitteringa. I likhet med faktura skal også kvitteringer ha løpende nummerering fra ei kvitteringsblokk. Fakturablokk kan også brukes som kvitteringsblokk.
Det er ikke tillatt å selge varer og tjenester kontant over 10 000 kroner, dette er regulert i hvitvaskingsloven.
Bankutskrift
Eksempel på dette er kvittering for betalt avdrag, renter av lån eller innskuddsrenter eller den månedlige bankutskriften.
Behandling av transaksjoner og bilag
Bilag skal nummereres, og det starter hvert år med første bilag som nr. 1, andre bilaget får nr. 2 og så videre, og de oppbevares i perm eller digitalt. Dette bilagsnummeret brukes også som nummer i bilagsføringa i dagboka for denne transaksjonen.
EHF
EHF (Elektronisk HandelsFormat) er en norsk tilpasning til et felleseuropeisk fakturaformat. Det benyttes av statlige, kommunale og private virksomheter for mottak av regninger. En EHF-faktura (i PDF) er ei elektronisk regning som sendes direkte fra avsenders til mottagers økonomisystem.
Fakturaen havner rett i regnskapsprogrammet, og du slipper å bekymre deg for om den havner i søppelpost eller forsvinner på veien. I tillegg får bedrifter som sender EHF-faktura, ofte raskere betalt. Systemet har blitt mer og mer vanlig å bruke for mange firmaer i dag.