Beredskapsøvingar

Planlegging av beredskapsøvingar

For å få best mogleg utbytte av beredskapsøvingar er det viktig med god planlegging. Vi må først ha klart for oss kva vi ønsker å oppnå med øvinga. Deretter må vi velje eit relevant scenario og ei formålstenleg øvingsform.

Kva ønsker vi å oppnå?

Vi kan gjennomføre beredskapsøvingar så tilsette skal få trene på konkrete instruksar i beredskapsplanen, eller for å sjekke om dei veit kva dei skal gjere når noko skjer. I planlegginga av ei beredskapsøving er det viktig at vi først klargjer kva vi ønsker å oppnå.

Val av scenario

Når vi skal velje kva scenario vi skal øve på, må vi sjå på kva for risikoar som finst i verksemda. Sjølv om vi har sett inn tiltak for å førebygge uønskte hendingar, vil det alltid vere ein viss rest‑risiko. Beredskapsøvingar hjelper oss med å trene på det som likevel kan skje.

Har verksemda opplevd ei hending som ikkje blei handtert så godt, bør vi bruke dette som utgangspunkt for ei øving. Viss verksemda til dømes har hatt problem med datainnbrot, kan vi øve på å kjenne igjen og handtere farlege lenker.

Beredskapsøvingar bør altså ta utgangspunkt i hendingar verksemda kan møte. I ein butikk kan vi derfor øve på kundar som truar eller stel, mens vektarar kan trene på handtering av mistenkelege gjenstandar eller utrygg åtferd. På hotell kan vi øve på trygg og effektiv evakuering av gjester.

For større øvingar må vi i planleggingsfasen òg gjennomføre ei risikovurdering av sjølve øvinga. Dette gjer vi for å vere sikre på at øvinga er trygg, slik at vi ikkje risikerer at nokon blir skadde mens ho går føre seg.

Val av øvingsform

Det er mange ulike måtar å gjennomføre beredskapsøvingar på. Det kan vere alt frå enkle øvingar der vi diskuter kva vi skal gjere viss vi får uønskte hendingar, til store, praktiske øvingar der vi gjer situasjonen så reell som mogleg.

Verksemda må gjere ei kost/nytte-vurdering for å finne ut kva type øving som er mest formålstenleg. Ein kombinasjon av ulike øvingsformer er vanleg.

Diskusjonsøving

Ei diskusjonsøving er ei enkel øving der deltakarane snakkar saman om ei tenkt hending. Målet er å auke forståinga for ansvar, roller og beredskapsplanar. Denne typen øving krev lite ressursar og blir ofte brukt som førebuing til større øvingar.

Speløving

Ei speløving er meir realistisk og utviklar seg undervegs. Her får deltakarane ny informasjon og må ta val etter kvart. Speløvingar blir brukte for å trene krisehandtering, samarbeid og informasjonsdeling, til dømes mellom verksemd og nødetatar.

Funksjonsøving

Ei funksjonsøving testar éin eller fleire konkrete funksjonar, som alarmar, rutinar eller ferdigheiter. Slike øvingar er ofte korte og blir brukte for å sikre at prosedyrar og utstyr fungerer som planlagt.

Fullskalaøving

Ei fullskalaøving blir gjennomført i sanntid og er så realistisk som mogleg. Deltakarane bruker vanleg utstyr og arbeidsmetodar, og øvinga kan gå føre seg på arbeidsplassen. Denne typen øving gir god trening i samarbeid, rolleforståing og handtering under press.

Nokre verksemder gjennomfører òg større øvingar der fleire aktørar deltek. Slike øvingar kan gi trening i evakuering, førstehjelp, avstenging av område og samhandling med nødetatar. Dette er situasjonar som sjeldan oppstår i det daglege, men som det er viktig å vere førebudd på.

Gjennomføring av beredskapsøvingar

Når verksemder gjennomfører beredskapsøvingar, trener dei tilsette på rett åtferd i ein uønskt situasjon. Øvingane gir trening i å forstå eigne roller, følge instruksane i beredskapsplanen og samarbeide med andre. Tilsette øver òg på å kommunisere internt og eksternt, varsle og mobilisere rett, og bruke tilgjengeleg utstyr på ein trygg måte. I somme øvingar inngår òg samhandling med nødetatar og andre aktørar.

Mange beredskapsøvingar er varsla på førehand. Det betyr at dei tilsette veit når øvinga skal gjennomførast. Andre øvingar kan vere uventa for å teste korleis beredskapsplanen fungerer når tilsette ikkje er førebudde på tid og stad.

For å gjere øvingane mest mogleg realistiske kan verksemda legge inn ekstra utfordringar. Ved ei evakueringsøving kan det til dømes simulerast røykutvikling eller sperra rømmingsvegar, eller at nokon treng hjelp undervegs. Dette gir tilsette erfaring i å improvisere og ta gode val.

Somme kan vere redde for å gjere feil under øvingar. Det er derfor viktig å understreke at øvingar er ein trygg arena for å prøve og feile. Målet er å lære og bli betre førebudd, slik at verksemda kan handtere uønskte hendingar på ein god måte om dei faktisk oppstår.

Evaluering av beredskapsøvingar

Alle beredskapsøvingar skal evaluerast og dokumenterast. Etter øvinga må verksemda vurdere kva som fungerte bra, og kva som bør forbetrast.

Evalueringa skal føre til konkrete forbetringstiltak, til dømes meir opplæring, tydelegare tiltaksskort eller fleire øvingar. Slik lærer verksemda av øvingane, og beredskapen blir tryggare og betre over tid.

Dokumentasjon

Dokumentasjonen skal innehalde informasjon om dato, stad, ansvarleg, hensikt og risikovurdering. Vidare skal det beskrivast korleis øvinga blei gjennomført, og om dei tilsette følgde beredskapsplanen. I eit hotell kan det handle om varsling og informasjon til gjestene, mens det i ein butikk kan vere aktuelt å vurdere om tilsette brukte rette rømmingsvegar.