Svinn i bedriftsadministrasjonen

Svinnkjelder finst mange stader i ei bedrift, og det er mange aktivitetar som kan føre til sløsing med ressursar.

Kopimaskina på kontoret kan vere ei svinnkjelde. For å unngå sløsing med papir bør denne vere innstilt slik at ho skriv ut dokument som tosidige. Det er òg rimelegare å skrive ut i svart/kvitt, så det bør setjast som standardinnstilling.

Kontormøblar og datautstyr må ved jamne mellomrom fornyast. For å unngå sløsing bør pris og kvalitet bli vurdert nøye i samband med slike utskiftingar. Det kan òg vere aktuelt å selje brukt kontorinventar i staden for å kaste det.

Bedrifta kan òg vurdere å lease eller leige datautstyr og kopimaskiner. På den måten får bedrifta føreseielege kostnader og oppdatert utstyr til kvar tid.

Ved bestilling og mottak av varer må du vere spesielt merksam på dei følgjande punkta:

• Du må dobbeltsjekke at det er riktig kvalitet, kvantitet og pris. Feil i bestillinga kostar tid og pengar.

• Du må kontrollere at du bruker riktig leverandør. Bedrifter har ofte rammeavtaler med leverandørar om kjøp av varer. Då kan du ikkje bestille frå ein annan leverandør.

• For eit offentleg kontor gjeld innkjøpslova. Store bestillingar skal ut på anbod i ein anbodskonkurranse.

• Du må kontrollere pakksetelen mot bestilling og faktura.

• Til slutt må du òg kontrollere at varene er i god stand, og at prisane er som avtalte.

Dei fleste bedrifter har eit eller fleire lager. Det kan vere snakk om eit stort lager i ei produksjonsbedrift eller eit lite lager med rekvisita på eit kontor. Kontorrekvisita er utstyr som pennar, papir, skrivarblekk, permar og anna kontorutstyr. Det er viktig å halde orden på rekvisita-lageret.

For at vi skal kunne unngå svinn frå lager, bør vi vere spesielt merksame på dei følgjande punkta:

• Rot kan føre til svinn. Eit ryddig, oversiktleg og reint lager avgrensar svinn.

• Det kan vere lurt med gode rutinar, som til dømes at dei som tek noko frå lageret, må skrive dette på ei liste eller i ei bok.

• Viss det blir oppdaga svinn, bør dette registrerast i eit system.

• På eit stort lager i ei produksjonsbedrift bør kameraovervaking og avgrensa tilgang for tilsette bli vurdert.

Kundemottak er område som er tilgjengelege for offentlegheita, og som vi må følgje ekstra godt med på for å verne eigedelane til bedrifta frå å bli øydelagde eller stolne. Det er derfor viktig å ha daglege rutinar for rydding og kontroll av desse områda.

I kantiner kan det bli mykje matsvinn. I mange bedrifter har det vorte eit populært tilbod til dei tilsette at dei kan få ta med seg restemat frå kantina heim om ettermiddagen. Mange kantiner har òg ein fast dag med restemat på menyen.

Spiserom og pauserom med kjøleskap kan òg føre til matsvinn. Tilsette som bruker slike rom, bør ha reglar for bruk av dei, slik at romma blir haldne reine og ryddige.

Sløsing med tid kan vere ei av dei største utfordringane for enkelte bedrifter. Viss bedriftskulturen tillèt at tilsette kjem seint, tek lange pausar og går tidleg, går mange ressursar tapt. Du har kanskje sjølv opplevd at tilsette i ein butikk er meir opptekne av sin eigen mobil enn av å ta seg av deg som kunde.

Kundar kan òg påføre bedrifta svinn i form av tapt arbeidstid når dei gløymer avtalar eller kjem for seint til møte.