Universell utforming av presentasjonar

Presentasjonar kan brukast på mange vis

Sjå for deg at du har lagt ein presentasjon ut på nettet. Veit du korleis han vil bli brukt? Har du laga han på ein måte som dekker ulike behov? Det kan vere at presentasjonen blir

• vist fram i ein stor forelesingssal med dårlege lysforhold

• vist i lita visning på ein fastmontert mobiltelefon i ståande format

• skriven ut i gråtonar som kompendium i A4-format

• opplesen med hjelpemiddelteknologi

• live-omsett til andre språk av deltakarar som ser presentasjonen i eit videomøte

• distribuert som ei videoforelesing

• redigert for større linjehøgde og dysleksivennleg skrift

Når vi deler eit dokument, har vi ansvar for at det er rett utforma. Vanlege nettsider er det mest tilgjengelege og fleksible formatet for visning.

Offentlege verksemder må publisere tekstdokument som vanlege nettsider. Dersom det er behov for å vareta formatering på betre vis enn å bruke ei vanleg nettside, er det obligatorisk å forme ut dokumenta i PDF-format. PDF-ar kan visast i alle system og ser like ut overalt.

Vi kan òg ha behov for å lage og dele presentasjonar som er enklare å omarbeide. Då deler vi i eit redigerbart format, til dømes ei PowerPoint-fil. Dette dokumentformatet er nyttigast for brukaren fordi det er meir allsidig enn ein PDF-versjon eller ei nettside, sjølv om òg desse følger lovkrava.

Eksempeldokument

Sjå døme på godt utforma presentasjon av denne artikkelen:

• PDF-utgåve av uu-rettleiar(PDF)
• Powerpoint-utgåve av uu-rettleiar(PPTX)

Lag struktur i dokumentet

Set dokumentinnstillingar for tittel og språk

Lag ein tittel og vel eit filnamn som er forståeleg. Då slepp brukaren å gå inn i dokumentet for å finne ut kva det handlar om. Vel rett korrekturspråk for innhaldet, slik at det er mogleg å få det lese opp med rett uttale.

Du kan velje at korrekturspråk skal setjast automatisk, og det er mogleg å ha fleire språk i same dokument.

Fyll ut ekstra tittelfelt som blir brukt av PDF

I menyen Fil > Informasjon finn vi tittelfeltet. Det er obligatorisk å fylle ut dette viss dokumentet skal bli til ein PDF.

Bruk alltid tittelfelt

Alle sider i ein presentasjon skal ha tittel. Titlane har eigne felt i oppsetta vi kan velje blant. Ikkje bruk vanleg tekstrute med stor skrift som tittel, det vil ikkje oppfattast som ein tittel av skjermlesar. Bruk malar og standardoppsett for å få rett rekkefølge.

Det er mogleg å legge til skjult tittel. Det er i praksis ein vanleg tittel som blir plassert utanfor visningsområdet. Denne vil likevel vere tilgjengeleg for skjermlesar.

Sikre meiningsfull rekkefølge på bilete og tekstboksar

Moderne nettsider tilpassar seg spaltebreidda som er tilgjengeleg, utan at det oppstår behov for å skrolle sidelengs. Høgrestilte element, som bilete og boksar, vil falle inn i spalta viss det blir for lite plass. På same måten må ein skjermlesar tolke rekkefølge og hierarki på alle element i ein presentasjon.

Når vi formar ut utover førehandsdefinert oppsett med tekstboksar og bilete, vil det som regel vere litt ryddejobb for å skape rett rekkefølge for skjermlesar. I PowerPoint bør vi bruke valrute for å forandre rekkefølga på innhald. Valruta finn du nedst i Ordne-menyen på verktøybandet for Hjem, gruppert med Verktøy for tegning.

I dømet på biletet burde vi flytt biletelementet fram slik at alternativ tekst (som blir lesen der biletet står) blei lesen før bilettekst. Det er òg mogleg å sortere objekta framover og bakover. Dei bakarste objekta blir lesne opp først.

Topptekst og botntekst

Topp- og botntekst må vere inkludert i leserekkefølga i dokumentet for at skjermlesarar skal kunne tolke innhaldet. Standard er at skjermlesarar ikkje skannar desse områda. Derfor er god praksis at topptekstar og botntekstar berre blir brukte til mindre viktig eller overflødig informasjon. Viss dei blir tekne inn i leserekkefølga i dokumentet, kan dei gi unødvendig repeterande informasjon.

Gjer innhaldselementa tilgjengelege

Lag beskriving til alle bilete

Alle bilete skal anten merkast som dekorative, eller ha ein alternativ tekst som gjer at vi kan forstå innhaldet sjølv om biletet ikkje blir vist. I PowerPoint kan vi høgreklikke på biletet og velje "Vis alternativ tekst". Deretter kan vi beskrive biletet eller markere det som dekorativt.

Unngå bilete av tekst. Viss det likevel finst, skal teksten givast att i den alternative teksten.

Alternativ tekst skal vere ei beskriving av det som er relevant i biletet, sett ut frå konteksten det står i. Hald tekstbeskrivinga kort, helst under 100 teikn. Unngå å repetere beskriving som er synleg i bilettekst. Ver varsam med å bruke automatiske forslag til alternativ tekst, ettersom desse sjeldan tek utgangspunkt i konteksten. Vi kan i tillegg gjerne ha ein kort bilettekst under biletet eller ei lengre beskriving ved sida av.

Utvida beskriving i Powerpoint-lysbilete

Viss fleire bilete dannar ein heilskap på eit lysbilete, bør ein av dei alternative bilettekstane brukast til å forklare formålet med heile lysbiletet. Hugs at leserekkefølge må vere logisk.

Komplekse synstolkingar av bilete i presentasjonar kan leggast i notat. Desse blir tilgjengelege for skjermlesar og kan lesast høgt av den som held presentasjonen. Ein forelesingsvideo vil dermed vere synstolka.

Tenk synlegheit: Kontroller fargar og kontrastar

Ikkje alle kan sjå fargar, og somme opplever fargar ulikt. Unngå å forklare noko ved bruk av farge åleine. Du kan ikkje rekne med at alle legg merke til farga ord i teksten, som er meint å symbolisere ulik viktigheit eller tilråding (raud/grøn). Tilvising til slike ord vil heller ikkje gi meining.

Tekst og grafikk skal skilje seg tydeleg frå bakgrunnen. Her er det konkrete lovkrav for kor store kontrastane må vere. For å kontrollere at det er nok kontrast på tekst og grafikk, kan vi bruke verktøy som TPGI: Color Contrast Checker.

Eit kakediagram kan vere eit nyttig døme på at vi må vere nøye med fargebruk: Vel fargar som fungerer med ulike typar fargeblindskap, og legg gjerne omriss/strekar som skil element frå kvarandre. Du kan òg bruke ulike skraveringar, og det kan ligge leietekst like ved elementa.

Sidan diagram er bilete, må dei òg ha eit tekstleg alternativ. Av og til kan denne teksten vere synleg for alle, ikkje gøymd som alternativ bilettekst. Ei punktliste fungerer godt til dette formålet.

Bruk lister, ver nøye med tabellar

Lister kan gjere innhaldet lettare å lese. Vi bruker knappane på verktøylinja til å lage punktlister eller sorterte lister. Vel listetype etter kva samanheng det er i innhaldet. I sorterte lister har rekkefølga ei betydning. Vi kan gjere mange tilpassingar i oppsett/stil, men hugs at ikkje alle forstår romartal.

Ikkje bruk mellomrom eller fleire tabulatorar for å justere layout. Dette kan du ordne ved å bruke funksjonar for justering og innrykk, eller redigere stilane for punktlister og tabellar.

Lag tabellar på rett måte, og leit etter alternativ

Tabellar kan vere nyttige til framstilling av samansette data. Dei er likevel komplekse, både kognitivt sett og for skjermlesarbrukarar. Det er svært vanskeleg å lese tabellar med fast breidde med forstørringsprogram. Vurder derfor alltid om du kan formidle innhaldet på andre måtar, til dømes med bruk av lister.

Bruk tabellar berre til tabulære data, ikkje for designmessige formål. Lag tabellane ved å bruke tabellverktøy i programmet. Du må ikkje bruke tabulator eller mellomromstasten for å lage noko som liknar på tabell, heller ikkje lime inn skjermbilete av tabellar laga i andre program.

Hugs å gi tabellar tittel ved å høgreklikke på tabellen og velje "Egenskaper for tabell". Gå til fana for "Alternativ tekst" og set inn tittel. Her kan vi òg legge ei oppsummering av innhaldet, slik at skjermlesarbrukarar kan vurdere om dei slepp å gå inn i kvar enkelt rute.

Marker overskriftrada. Vel meny for "Tabellutforming" og hak av for boksen "Overskriftsrad". Hak òg av for "Første kolonne" om du i tillegg har rad-overskrifter.

Gjer innhaldet lett å lese og enkelt å forstå

Tilpass innhaldet for lesing og skanning. Somme brukarar er på utkikk etter bestemde delar av dokumentet. På lysark kan vi bruke hugseregelen 6x6: Avgrens innhaldet til seks punkt og avgrens setningane til seks ord. Formuler deg tydeleg og klart. Bilete, lyd, illustrasjonar og video kan formidle bodskapen betre enn berre tekst.

Sjølv om vi ikkje veit kven som skal lese dokumentet, har vi som oftast ei målgruppe. Tilpass språket mot denne gruppa.

Nokre hugsereglar for utforming:

• Bruk rett venstremarg, unngå midstilt eller blokkjustert tekst.

• Bruk lister, men unngå å lage for mange punkt i same liste.

• Bruk tydelege og enkle skrifttypar og unngå utbreidd bruk av kursivert tekst og blokkbokstavar.

• Skriv korte setningar og forklar vanskelege ord.

• Bruk stor nok skrift i presentasjonen, ikkje mindre enn 26 punkt.

Bruk rett korrekturspråk på delar av teksten

Sjølv om du har angitt korrekturspråk for dokumentet samla sett, må du òg markere kvart enkelt ord som er på andre språk. Då markerer du orda og vel å forandre korrekturspråk for "Merket tekst". Dette sikrar at opplesinga blir rett.

Det er òg mogleg å setje språk for kvart enkelt lysark.

Lag beskrivande lenker

Bruk gjerne vanleg stil for lenker, som er blå farge og understreking, slik at lesaren identifiserer dei. Lag ein beskrivande tekst og kople han til ei nettadresse, ikkje legg heile nettadressa synleg i dokumentet. Den lenka teksten skal gi nok informasjon i seg sjølv til at lesaren forstår kor lenka leier. Døme: NDLAs rettleiar om universelt utforma tekst.

Sjekk eigne krav for multimedium og interaktivitet

Det er mogleg å setje inn lyd og video i dokument. Desse må òg vere universelt utforma og ha tekstalternativ som teksting for høyrselshemma og gjerne full transkripsjon. Video må òg ha synstolking der ei stemme beskriv alt det visuelle innhaldet.

Viss du set inn skjemaelement, er det eigne reglar for dette, slik at vi får gode beskrivingar og tilbakemeldingar før data blir sende vidare.

Ver klar over bruken av effektar i PowerPoint, og bruk dei med varsemd.

Bruk innebygd tilgjengelegheitskontroll

Tilgjengelegheitskontroll er ein funksjon i PowerPoint som blir køyrd automatisk i bakgrunnen og gir påminningar via statuslinja. Han kan òg opnast via knappen "Kontroller tilgjengelighet" i menyen "Se gjennom". Her finn vi potensielle feil med forklaring og løysingsforslag.

Lag PDF og gjer ekstra kvalitetskontroll

Det er alltid best å gjere mest mogleg rett i PowerPoint-presentasjonen. Det er enklare å oppnå universell utforming i PowerPoint enn i spesialprogram for PDF-redigering etterpå.

Bruk rette innstillingar slik at overskrifter, lister, tabellar og så vidare blir med som taggar i PDF-en. I dialogen for lagring som PDF ("Lagre en kopi") må du sjå under "Flere alternativer ..." og deretter "Alternativer ...". Pass på at "Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet" er haka av. Som oftast er dette standard.

Når ein presentasjon er ferdig, må vi sjekke han før vi går vidare til PDF-lagring. PDF-dokument som vi lagar, må òg sjekkast – ikkje berre automatisk – men i tillegg manuelt.

Opne dokumentet i ein PDF-lesar for å sjå at det verkar. Opne sidepanel for bokmerke og sjekk at overskriftene er navigerbare. Du kan òg opne dokumenteigenskapar for å sjå at dokumentet har tittel og rett språk.

Viss du har tilgang til Adobe sine program for PDF-redigering, vil du kunne gjennomføre tilgjengelegheitskontroll, sjå leserekkefølge og tilgjengelegheitsmerke og rette opp feil. Det finst òg ei gratis programvare (PAC) der vi kan sjekke PDF-filer.