Universell utforming av presentasjoner
Hva er universell utforming?
Universell utforming sørger for at flest mulig kan delta aktivt i samfunnet. Med det mener vi at vi tar hensyn til varierende funksjonsevne, og passer på å ikke legge hindringer i veien for hjelpemidler. Dette bidrar til inkludering og likeverd.
Presentasjoner kan brukes på mange vis
Se for deg at du har lagt en presentasjon ut på nettet. Vet du hvordan den vil bli brukt? Har du laget den på en måte som dekker ulike behov? Det kan være at presentasjonen blir
vist fram i en stor forelesningssal med dårlige lysforhold
vist i liten visning på en fastmontert mobiltelefon i stående format
skrevet ut i gråtoner som kompendium i A4-format
opplest med hjelpemiddelteknologi
live-oversatt til andre språk av deltakere som ser presentasjonen i et videomøte
distribuert som en videoforelesning
redigert for større linjehøyde og dysleksivennlig skrift
Når vi deler et dokument, har vi ansvar for at det er utformet riktig. Vanlige nettsider er det mest tilgjengelige og fleksible formatet for visning.
Offentlige virksomheter må publisere tekstdokumenter som vanlige nettsider. Dersom det er behov for å ivareta formatering på bedre vis enn å bruke ei vanlig nettside, er det obligatorisk å utforme dokumentene i PDF-format. PDF-er kan vises i alle systemer og ser like ut overalt.
Vi kan også ha behov for å lage og dele presentasjoner som er enklere å bearbeide. Da deler vi i et redigerbart format, for eksempel ei PowerPoint-fil. Dette dokumentformatet er nyttigst for brukeren fordi det er mer allsidig enn en PDF-versjon eller ei nettside, selv om også disse følger lovkravene.
Vi bruker eksempler fra PowerPoint i Microsoft 365 i Windows 11, men prinsippene er overførbare til utforming i andre programmer eller ved utvikling av nettsider.
Eksempeldokumenter
Se eksempel på godt utformet presentasjon av denne artikkelen:
Lag struktur i dokumentet
Sett dokumentinnstillinger for tittel og språk
Lag en tittel og velg et filnavn som er forståelig. Da slipper brukeren å gå inn i dokumentet for å finne ut hva det handler om. Velg riktig korrekturspråk for innholdet, slik at det er mulig å få det lest opp med riktig uttale.
Du kan velge at korrekturspråk skal settes automatisk, og det er mulig å ha flere språk i samme dokument.
Fyll ut ekstra tittelfelt som blir brukt av PDF
I menyen Fil > Informasjon finner vi tittelfeltet. Det er obligatorisk å fylle ut dette hvis dokumentet skal bli til en PDF.
Bruk alltid tittelfelt
Alle sider i en presentasjon skal ha tittel. Titlene har egne felt i oppsettene vi kan velge blant. Ikke bruk vanlig tekstrute med stor skrift som tittel, det vil ikke oppfattes som en tittel av skjermleser. Bruk maler og standardoppsett for å få riktig rekkefølge.
Det er mulig å legge til skjult tittel. Det er i praksis en vanlig tittel som plasseres utenfor visningsområdet. Denne vil likevel være tilgjengelig for skjermleser.
Sikre meningsfull rekkefølge på bilder og tekstbokser
Moderne nettsider tilpasser seg spaltebredden som er tilgjengelig, uten at det oppstår behov for å skrolle sidelengs. Høyrestilte elementer, som bilder og bokser, vil falle inn i spalta hvis det blir for lite plass. På samme måte må en skjermleser tolke rekkefølge og hierarki på alle elementer i en presentasjon.
Når vi utformer utover forhåndsdefinert oppsett med tekstbokser og bilder, vil det som regel være litt ryddejobb for å skape riktig rekkefølge for skjermleser. I PowerPoint bør vi bruke valgrute for å endre rekkefølgen på innhold. Valgruta finner du nederst i Ordne-menyen på verktøybåndet for Hjem, gruppert med Verktøy for tegning.
I eksempelet på bildet burde vi flyttet bildeelementet fram slik at alternativ tekst (som leses der bildet står) ble lest før bildetekst. Det er også mulig å sortere objektene framover og bakover. De bakerste objektene blir lest opp først.
Det finnes også ei leserekkefølgerute. Den kan hentes fram via tilgjengelighetsmenyen som du finner ved å velge "Se gjennom" fra menyen og deretter "Kontroller tilgjengelighet". Der vises det første elementet øverst i lista. Vi kan ikke låse og skjule lag, men til gjengjeld kan vi sette et hvilket som helst element som dekorativt.
Topptekst og bunntekst
Topp- og bunntekst må være inkludert i dokumentets leserekkefølge for at skjermlesere skal kunne tolke innholdet. Standard er at skjermlesere ikke skanner disse områdene. Derfor er god praksis at topptekst og bunntekst kun brukes til mindre viktig eller overflødig informasjon. Hvis de tas inn i dokumentets leserekkefølge, kan de gi unødvendig repeterende informasjon.
Gjør innholdselementene tilgjengelige
Lag beskrivelse til alle bilder
Alle bilder skal enten merkes som dekorative, eller ha en alternativ tekst som gjør at vi kan forstå innholdet selv om bildet ikke vises. I PowerPoint kan vi høyreklikke på bildet og velge "Vis alternativ tekst". Deretter kan vi beskrive bildet eller markere det som dekorativt.
Unngå bilder av tekst. Hvis det likevel forekommer, skal teksten gjengis i den alternative teksten.
Alternativ tekst skal være en beskrivelse av det som er relevant i bildet, sett ut fra konteksten det står i. Hold tekstbeskrivelsen kort, helst under 100 tegn. Unngå å repetere beskrivelse som er synlig i bildetekst. Vær forsiktig med å bruke automatiske forslag til alternativ tekst, ettersom disse sjelden tar utgangspunkt i konteksten. Vi kan i tillegg gjerne ha en kort bildetekst under bildet eller en lengre beskrivelse ved siden av.
Utvidet beskrivelse i PowerPoint-lysbilder
Hvis flere bilder danner en helhet på et lysbilde, bør en av de alternative bildetekstene brukes til å forklare formålet med hele lysbildet. Husk at leserekkefølge må være logisk.
Komplekse synstolkninger av bilder i presentasjoner kan legges i notater. Disse blir tilgjengelige for skjermleser og kan leses høyt av den som holder presentasjonen. En forelesningsvideo vil dermed være synstolket.
Tenk synlighet: Kontroller farger og kontraster
Ikke alle kan se farger, og noen opplever farger ulikt. Unngå å forklare noe ved bruk av farge alene. Du kan ikke regne med at alle legger merke til fargede ord i teksten, som er ment å symbolisere ulik viktighet eller anbefaling (rød/grønn). Henvisning til slike ord vil heller ikke gi mening.
Tekst og grafikk skal skille seg tydelig fra bakgrunnen. Her er det konkrete lovkrav for hvor store kontrastene må være. For å kontrollere at det er nok kontrast på tekst og grafikk, kan vi bruke verktøy som TPGI: Color Contrast Checker.
Et kakediagram kan være et nyttig eksempel på at vi må være nøye med fargebruk: Velg farger som fungerer med ulike typer fargeblindhet, og legg gjerne omriss/strek som skiller elementer fra hverandre. Du kan også bruke ulike skraveringer, og det kan ligge ledetekst i umiddelbar nærhet til elementene.
Siden diagrammer er bilder, må de også ha et tekstlig alternativ. Noen ganger kan denne teksten være synlig for alle, ikke gjemt som alternativ bildetekst. Ei punktliste fungerer godt til dette formålet.
Bruk lister, vær nøye med tabeller
Lister kan gjøre innholdet lettere å lese. Vi bruker knappene på verktøylinja til å lage punktlister eller sorterte lister. Velg listetype etter hvilken sammenheng det er i innholdet. I sorterte lister har rekkefølgen en betydning. Vi kan gjøre mange tilpasninger i oppsett/stil, men husk at ikke alle forstår romertall.
Eksempel: Ei kakeoppskrift trenger ulike listetyper
Ikke bruk mellomrom eller flere tabulatorer for å justere layout. Dette kan du ordne ved å bruke funksjoner for justering og innrykk, eller redigere stilene for punktlister og tabeller.
Lag tabeller på riktig måte, og let etter alternativer
Tabeller kan være nyttige til framstilling av sammensatte data. De er likevel komplekse, både kognitivt sett og for skjermleserbrukere. Det er svært vanskelig å lese tabeller med fast bredde med forstørrelsesprogram. Vurder derfor alltid om du kan formidle innholdet på andre måter, for eksempel med bruk av lister.
Bruk tabeller kun til tabulære data, ikke for designmessige formål. Lag tabellene ved å bruke tabellverktøy i programmet. Du må ikke bruke tabulator eller mellomromstasten for å lage noe som likner på tabell, heller ikke lime inn skjermbilder av tabeller laget i andre programmer.
Husk å gi tabeller tittel ved å høyreklikke på tabellen og velge "Egenskaper for tabell". Gå til fana for "Alternativ tekst" og sett inn tittel. Her kan vi også legge en oppsummering av innholdet, slik at skjermleserbrukere kan vurdere om de slipper å gå inn i hver enkelt rute.
Marker overskriftsrada. Velg meny for "Tabellutforming" og hak av for boksen "Overskriftsrad". Hak også av for "Første kolonne" om du i tillegg har rad-overskrifter.
Gjør innholdet lett å lese og enkelt å forstå
Tilpass innholdet for lesing og skanning. Noen brukere er på utkikk etter bestemte deler av dokumentet. På lysark kan vi bruke huskeregelen 6x6: Begrens innholdet til seks punkter og begrens setningene til seks ord. Formuler deg tydelig og klart. Bilder, lyd, illustrasjoner og video kan formidle budskapet bedre enn bare tekst.
Selv om vi ikke vet hvem som skal lese dokumentet, har vi som oftest ei målgruppe. Tilpass språket mot denne gruppa.
Noen huskeregler for utforming:
Bruk rett venstremarg, unngå midstilt eller blokkjustert tekst.
Bruk lister, men unngå å lage for mange punkter i samme liste.
Bruk tydelige og enkle skrifttyper og unngå utstrakt bruk av kursivert tekst og blokkbokstaver.
Skriv korte setninger og forklar vanskelige ord.
Bruk stor nok skrift i presentasjonen, ikke mindre enn 26 punkter.
Bruk riktig korrekturspråk på deler av teksten
Selv om du har angitt korrekturspråk for dokumentet som helhet, må du også markere de enkelte ordene som er på andre språk. Da markerer du ordene og velger å endre korrekturspråk for "Merket tekst". Dette sikrer at opplesningen blir riktig.
Det er også mulig å sette språk for hvert enkelt lysark.
Lag beskrivende lenker
Bruk gjerne vanlig stil for lenker, som er blå farge og understreking, slik at leseren identifiserer dem. Lag en beskrivende tekst og kople den til ei nettadresse, ikke legg hele nettadressa synlig i dokumentet. Den lenkede teksten skal gi nok informasjon i seg selv til at leseren forstår hvor lenka leder. Eksempel: NDLAs veileder om universelt utformet tekst.
Sjekk egne krav for multimedier og interaktivitet
Det er mulig å sette inn lyd og video i dokumenter. Disse må også være universelt utformet og ha tekstalternativ som teksting for hørselshemmede og gjerne full transkripsjon. Video må også ha synstolkning der en stemme beskriver alt det visuelle innholdet.
Hvis du setter inn skjemaelementer, er det egne regler for dette, slik at vi får gode beskrivelser og tilbakemeldinger før data sendes videre.
Vær bevisst på bruken av effekter i PowerPoint, og bruk dem med forsiktighet.
Bruk innebygd tilgjengelighetskontroll
Tilgjengelighetskontroll er en funksjon i PowerPoint som kjøres automatisk i bakgrunnen og gir påminnelser via statuslinjen. Den kan også åpnes via knappen "Kontroller tilgjengelighet" i menyen "Se gjennom". Her finner vi potensielle feil med forklaring og løsningsforslag.
Lag PDF og gjør ekstra kvalitetskontroll
Det er alltid best å gjøre mest mulig riktig i PowerPoint-presentasjonen. Det er enklere å oppnå universell utforming i PowerPoint enn i spesialprogrammer for PDF-redigering etterpå.
Bruk riktige innstillinger slik at overskrifter, lister, tabeller og så videre blir med som tagger i PDF-en. I dialogen for lagring som PDF ("Lagre en kopi") må du se under "Flere alternativer ..." og deretter "Alternativer ...". Pass på at "Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet" er haket av. Som oftest er dette standard.
Når en presentasjon er ferdig, må vi sjekke den før vi går videre til PDF-lagring. PDF-dokumenter som vi lager, må også sjekkes – ikke bare automatisk – men i tillegg manuelt.
Åpne dokumentet i en PDF-leser for å se at det virker. Åpne sidepanel for bokmerker og sjekk at overskriftene er navigerbare. Du kan også åpne dokumentegenskaper for å se at dokumentet har tittel og riktig språk.
Hvis du har tilgang til Adobe sine programmer for PDF-redigering, vil du kunne foreta tilgjengelighetskontroll, se leserekkefølge og tilgjengelighetsmerker og rette opp feil. Det finnes også en gratis programvare (PAC) der vi kan sjekke PDF-filer.
Relatert innhold
Nettside hos uutilsynet.no
Nettside hos laeringsplattformen.dfo.no