Universell utforming av tekstdokument

Dokument kan brukast på mange vis

Sjå for deg at du har lagt eit dokument ut på nettet. Veit du korleis det vil bli brukt? Har du laga noko som dekker dei fleste behov? Det kan vere at dokumentet blir

• vist fram i ein stor forelesingssal med dårlege lysforhold

• vist i lita visning på ein fastmontert mobiltelefon i ståande format

• skrive ut i gråtonar som kompendium i A4-format

• opplese med hjelpemiddelteknologi

• live-omsett til andre språk av deltakarar som ser dokumentet presentert i eit videomøte

• redigert for større linjehøgde og dysleksivennleg skrift

Når vi deler eit dokument, har vi ansvar for at det er rett utforma. Vanlege nettsider er det mest tilgjengelege og fleksible formatet for visning.

Offentlege verksemder må publisere tekstdokument som vanlege nettsider. Dersom det er behov for å vareta formatering på betre vis enn å bruke ei vanleg nettside, er det obligatorisk å forme ut dokumenta i PDF. PDF-ar kan visast i alle system og ser like ut overalt.

Vi kan òg ha behov for å lage og dele dokument som er enklare å omarbeide. Då deler vi i eit redigerbart format, til dømes ei Word-fil. Dette dokumentformatet er nyttigast for brukaren fordi det er meir allsidig enn ein PDF-versjon eller ei nettside, sjølv om desse òg følger lovkrava.

Eksempeldokument

Sjå døme på denne artikkelen som Word-fil og PDF:

• Word-utgåve av uu-rettleiar for tekstdokument(DOCX)
• PDF-utgåve av uu-rettleiar for tekstdokument(PDF)

Lag struktur i dokumentet

Set dokumentinnstillingar for tittel og språk

Lag ein tittel og vel eit filnamn som er forståeleg. Då slepp brukaren å gå inn i dokumentet for å finne ut kva det handlar om. Vel rett korrekturspråk for innhaldet, slik at det er mogleg å få det lese opp med rett uttale.

Du kan velje at korrekturspråk skal setjast automatisk, og det er mogleg å ha fleire språk i same dokument.

Fyll ut ekstra tittelfelt som blir brukt av PDF

I menyen Fil > Informasjon finn vi tittelfeltet. Det er obligatorisk å fylle ut dette viss dokumentet skal bli til ein PDF.

Bygg hierarki med overskrifter i Word

Vi må sørge for å ha meiningsfull struktur på innhaldet i eit dokument, ikkje berre visuelt, men ved bruk av overskriftnivå og rekkefølge. Pass på at overskrifter på lågare nivå høyrer heime under hovudoverskrifta si.

Vi lagar overskrifter med innebygde funksjonar i programma (stilar), ikkje ved å forandre skriftstorleik eller velje feit tekst. Overskrifter vil utgjere ei naturleg oversikt som vi kan sjå i navigasjonsruta eller generere som innhaldsliste. Dei gir òg brukarar av skjermlesarar anledning til å hoppe mellom overskrifter for å få ei oversikt og effektiv navigasjon.

I tekstdokument finn vi stilar i hovudmenyen ("Hjem"). Marker teksten og vel deretter rett stil frå menyen "Stiler". Merk at "Tittel/Undertittel" i Word ikkje gir overskrifter som blir ein del av strukturen. Bruk "Overskrift 1" i staden.

Overskrifter viser nivå og samanheng i innhaldet. Lag underoverskrifter ved å auke eit nivå om gongen. Vi kan ha fleire overskrifter på same nivå, men då skal alle vere relevante for nivået over. Vi aukar berre eitt nivå om gongen, men kan hoppe fleire nivå tilbake. Her er tre ulike døme:

Sikre meiningsfull rekkefølge på bilete og tekstboksar

Viss du vil ha innhald i fleire spalter (kolonnar) i Word, må du bruke funksjon for "Spalter" som du finn i menyen for "Oppsett". Ikkje bruk tekstboksar eller tabellar for å lage spalter.

Moderne nettsider tilpassar seg spaltebreidda som er tilgjengeleg, utan at det oppstår behov for å skrolle sidelengs. Høgrestilte element, som bilete og boksar, vil falle inn i spalta viss det blir for lite plass. På same måten må ein skjermlesar tolke rekkefølge og hierarki på alle element i eit dokument.

Unngå repeterande linjeskift. Legg til luft ved å redigere stilar eller set inn harde sideskift ("Skift" i menyen "Oppsett ").

Sjekk tekstplasseringa til flytande element

I tekstdokument vil brukarval som linjehøgde, marg og skrifttype gjere at element som tekstboksar og bilete flytter seg i forhold til teksten. Då er det viktig at dei er forankra på rett stad. For ein skjermlesar er ankeret viktig for at elementet eller den alternative teksten det har, kan bli lesen opp på rett stad i teksten.

Marker eit bilete for å sjå kvar ankeret dukkar opp i teksten. Viss det ikkje er den plassen i teksten der det gir best meining, bruker du tekstflytknappen (oppsettalternativ) og val for "Ordne plassering på siden". Gå vidare til "Se mer ..." for å finne valet "Lås anker". Då vil elementet alltid ha same plassering i tekst, uavhengig av om vi flytter det visuelt.

Topptekst og botntekst

Både topp- og botntekst må vere inkluderte i leserekkefølga i dokumentet for at skjermlesarar skal kunne tolke innhaldet. Standard er at skjermlesarar ikkje skannar desse områda. Derfor er god praksis at topptekst og botntekst berre blir brukte til mindre viktig eller overflødig informasjon. Viss dei blir tekne inn i leserekkefølga i dokumentet, kan dei gi unødvendig repeterande informasjon.

Gjer innhaldselementa tilgjengelege

Lag beskriving til alle bilete

Alle bilete skal anten merkast som dekorative, eller ha ein alternativ tekst som gjer at vi kan forstå innhaldet sjølv om biletet ikkje blir vist. I Word kan vi høgreklikke på biletet og velje "Vis alternativ tekst". Deretter kan vi beskrive biletet eller markere det som dekorativt.

Unngå bilete av tekst. Viss det likevel finst, skal teksten givast att i den alternative teksten.

Alternativ tekst skal vere ei beskriving av det som er relevant i biletet, sett ut frå konteksten det står i. Hald tekstbeskriving kort, helst under 100 teikn. Unngå å repetere beskriving som er synleg i bilettekst. Ver varsam med å bruke automatiske forslag til alternativ tekst, ettersom desse sjeldan tek utgangspunkt i konteksten. Vi kan i tillegg gjerne ha ein kort bilettekst under biletet eller ei lengre beskriving ved sida av.

Gode forklaringar i nærliggande tekst kan òg vere nødvendige for å gi god nok forståing av figurar og bilete og samanhengen mellom dei.

Tenk synlegheit: Kontroller fargar og kontrastar

Ikkje alle kan sjå fargar, og somme opplever fargar ulikt. Unngå å forklare noko ved bruk av farge åleine. Du kan ikkje rekne med at alle legg merke til farga ord i teksten, som er meinte å symbolisere ulik viktigheit eller tilråding (raud/grøn). Tilvising til slike ord vil heller ikkje gi meining.

Tekst og grafikk skal skilje seg tydeleg frå bakgrunnen. Her er det konkrete lovkrav for kor store kontrastane må vere. For å kontrollere at det er nok kontrast på tekst og grafikk, kan vi bruke verktøy som TPGI: Color Contrast Checker.

Eit kakediagram kan vere eit nyttig døme på at vi må vere nøye med fargebruk: Vel fargar som fungerer med ulike typar fargeblindskap, og legg gjerne omriss/strekar som skil element frå kvarandre. Du kan òg bruke ulike skraveringar, og det kan ligge leietekst like ved elementa.

Sidan diagram er bilete, må dei òg ha eit tekstleg alternativ. Av og til kan dette godt vere synleg for alle, ikkje gøymd som alternativ bilettekst. Ei punktliste fungerer godt til dette formålet.

Bruk lister, ver nøye med tabellar

Lister kan gjere innhaldet lettare å lese. Vi bruker knappane på verktøylinja for å lage punktlister eller sorterte lister. Vel listetype etter kva samanheng det er i innhaldet. I sorterte lister har rekkefølga ei betydning. Vi kan gjere mange tilpassingar i oppsett/stil, men hugs at ikkje alle forstår romartal.

Ikkje bruk mellomrom eller fleire tabulatorar for å justere layout. Dette kan du ordne ved å bruke funksjonar for justering og innrykk, eller redigere stilane for punktlister og tabellar.

Lag tabellar på rett måte, og leit etter alternativ

Tabellar kan vere nyttige til framstilling av samansette data. Dei er likevel komplekse, både kognitivt sett og for skjermlesarbrukarar. Det er svært vanskeleg å lese tabellar med fast breidde med forstørringsprogram. Vurder derfor alltid om du kan formidle innhaldet på andre måtar, til dømes med bruk av lister.

Bruk tabellar berre til tabulære data, ikkje for designmessige formål. Lag tabellane ved å bruke tabellverktøy i programmet. Du må ikkje bruke tabulator eller mellomromstasten for å lage noko som liknar på tabell, heller ikkje lime inn skjermbilete av tabellar laga i andre program.

Hugs å gi tabellar tittel ved å høgreklikke på tabellen og vel "Egenskaper for tabell". Gå til fana for "Alternativ tekst" og set inn tittel. Her kan vi òg legge ei oppsummering av innhaldet, slik at skjermlesarbrukarar kan vurdere om dei slepp å gå inn i kvar enkelt rute.

Set markøren ein stad i tabellen. Vel meny for "Tabellutforming" og hak av for boksen "Overskriftsrad". Hak òg av for "Første kolonne" om du i tillegg har rad-overskrifter.

Gjer innhaldet lett å lese og enkelt å forstå

Tilpass innhaldet for lesing og skanning. Somme brukarar er på utkikk etter bestemde delar av dokumentet. I lister kan vi bruke hugseregelen 6x6: Avgrens innhaldet til seks punkt og avgrens setningane til seks ord. Formuler deg tydeleg og klart. I Word kan vi avgrense avsnitta og gjere bruk av underoverskrifter og lister. Bilete, lyd, illustrasjonar og video kan formidle bodskapen betre enn berre tekst.

Sjølv om vi ikkje veit kven som skal lese dokumentet, har vi som oftast ei målgruppe. Tilpass språket til denne gruppa.

Nokre hugsereglar for utforming:

• Bruk rett venstremarg, unngå midstilt eller blokkjustert tekst.

• Bruk lister, men unngå å lage for mange punkt i same liste.

• Bruk tydelege og enkle skrifttypar og unngå utbreidd bruk av kursivert tekst og blokkbokstavar.

• Skriv korte setningar og forklar vanskelege ord.

Bruk rett korrekturspråk på delar av teksten

Sjølv om du har angitt korrekturspråk for dokumentet samla sett, må du òg markere kvart enkelt ord som er på andre språk. Då markerer du orda og vel å forandre korrekturspråk for "Merket tekst". Dette sikrar at opplesinga blir rett.

Lag beskrivande lenker

Bruk gjerne vanleg stil for lenker, som er blå farge og understreking, slik at lesaren identifiserer dei. Lag ein beskrivande tekst og kople han til ei nettadresse, ikkje legg heile nettadressa synleg i dokumentet. Den lenka teksten skal gi nok informasjon i seg sjølv til at lesaren forstår kor lenka leier. Døme: NDLAs rettleiar om universelt utforma tekst.

Sjekk eigne krav for multimedium og interaktivitet

Det er mogleg å setje inn lyd og video i dokument. Desse må òg vere universelt utforma og ha tekstalternativ, som teksting for høyrselshemma, og gjerne full transkripsjon der tale og vesentlege lydar er refererte som tekst. Videoar må òg ha synstolking der ei stemme beskriv alt det visuelle innhaldet.

Bruk innebygd tilgjengelegheitskontroll

Tlgjengelighetskontroll er ein funksjon i Word som blir køyrd automatisk i bakgrunnen og gir påminningar via statuslinja. Han kan òg opnast via knappen "Kontroller tilgjengelighet" i menyen "Se gjennom". Her finn vi potensielle feil med forklaring og løysingsforslag.

Lag PDF og gjer ekstra kvalitetskontroll

Det er alltid best å gjere mest mogleg rett i Word-dokumentet. Det er enklare å oppnå universell utforming i Word enn i spesialprogram for PDF-redigering etterpå.

Bruk rette innstillingar slik at overskrifter, lister, tabellar og så vidare blir med som taggar i PDF-en. I dialogen for lagring som PDF ("Lagre som"), sjå under "Flere alternativer ..." og deretter "Alternativer ...". Pass på at "Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet" er haka av. Som oftast er dette standard. Du bør òg velje "Opprett bokmerke ved hjelp av overskrifter".

Når eit tekstdokument er ferdig, må vi sjekke det før vi går vidare til PDF-lagring. PDF-dokument som vi lagar, må òg sjekkast, ikkje berre automatisk, men i tillegg manuelt.

Opne dokumentet i ein PDF-lesar for å sjå at det verkar. Opne sidepanel for bokmerke og sjekk at overskriftene er navigerbare. Du kan òg opne "Dokumentegenskaper" for å sjå at dokumentet har tittel og rett språk.

Viss du har tilgang til Adobe sine program for PDF-redigering, vil du kunne gjennomføre tilgjengelegheitskontroll, sjå leserekkefølge og tilgjengelegheitsmerke og rette opp feil. Det finst òg ei gratis programvare (PAC) der vi kan sjekke PDF-filer.