Service i administrasjonsyrket

I bedrifter er resepsjonen og kundeservicen knutepunkt for service og informasjon. En service- og administrasjonsmedarbeider må forvente mange forskjellige forespørsler fra brukere, kunder og kolleger.

I denne rollen kan oppgavene dine være

• å ta imot besøkende, registrere dem og ta dem med til rette vedkommende i bedriften
• å betjene telefon og sentralbord
• å ta imot post og pakker
• å svare på spørsmål fra brukere, kunder og kolleger
• å informere brukere og kunder

I tillegg har noen service- og administrasjonsmedarbeidere ansvaret for arkiv, rekvisitalager og kanskje spiserom eller kantine.

Å avdekke behov hos brukeren eller kunden

Oppgaven din er å avdekke hvilke ønsker og behov de forskjellige brukerne og kundene har når de tar kontakt med resepsjonen eller kundeservice. Vær høflig og positiv.

Kunder som har klart for seg hva de vil ha, kan som oftest beskrive behovene sine. Hvis behovene er uklare, kan du stille spørsmål for å få kunden til å gi utfyllende og oppklarende svar.

Det er viktig å tilpasse seg kundens tankegang. En god servicemedarbeider forsøker å forstå hvordan tjenester og aktiviteter kan tilpasses kundene. Hvis vi kan levere en tjeneste som kan dekke kundens behov, løser vi et problem for vedkommende.

Som administrasjonsmedarbeider er det forventet at du skal kunne påta deg oppgaver for kollegene dine.

Eksempel 1

Du jobber i resepsjonen eller i administrasjonen. Bedriften har en avtale med en kunde. Du blir bedt om å gjøre klart møterommet, og om å ta imot kunden på en hyggelig måte. Oppgavene dine er da

• å kontrollere at møterommet er ledig

• å gjøre møterommet klart, med tilgang på kaffe, te og vann – du må i tillegg avklare om det er forventet at det skal være matservering

• å tenke gjennom på forhånd hvordan du vil møte kunden – skal du vise kunden rundt i bedriften, eller skal du bare vise hvor det er garderobe og WC?

• å smile og være høflig mot kunden – du skal representere bedriften på en profesjonell måte

Eksempel 2

Du jobber med administrative oppgaver innen regnskap og lønn. Det er snart jul, daglig leder vil arrangere et julebord, og du blir bedt om å hjelpe til. Det står ikke i arbeidsbeskrivelsen din at du skal arrangere julebord, men det står at du skal kunne påta deg "diverse administrative oppgaver". Slike oppgaver kan for eksempel være

• å arrangere julebord, sommeravslutning og andre personalarrangementer

• å organisere seminar eller kurs for ansatte

• å skrive referat i forbindelse med møter

• å gjøre enkle innkjøp til bedriften