Kalkyler

For å få et overslag over kostnadene ved et produkt, for eksempel en middagsrett, lager vi en selvkostkalkyle eller en bidragskalkyle.

Direkte og indirekte kostnader

Vi må kjenne til skillet mellom direkte og indirekte kostnader, spesielt når vi skal kalkulere prisen på en vare eller en meny. De direkte kostnadene vedrører kun produksjonen av det produktet vi skal kalkulere prisen på. Vi kan derfor uten videre belaste produktet for disse kostnadene. De vanligste direkte kostnadene er råvarer, emballasje, svinn, lønn til produksjon og strøm til produksjon.

Indirekte kostnader er felleskostnader for bedriften og kan ikke føres tilbake til et bestemt produkt eller en bestemt produktgruppe. Eksempler på indirekte kostnader er renter, avskrivninger, hjelpemateriell og lønn til funksjonærer og ansatte i vedlikehold og stab.

Variable og faste kostnader

De direkte kostnadene er som oftest variable, siden de varierer avhengig av mengden som blir produsert eller solgt. Eksempler er kostnader til råvarer, emballasje, frakt av varer til kundene og så videre. Når vi produserer mer av en rett, må vi blant annet kjøpe inn flere råvarer, og vi bruker mer strøm og flere arbeidstimer. Lønn for arbeidstimer brukt i produksjonen er altså en variabel kostnad. Lønn som ikke varierer med produksjonen, for eksempel lønn til administrasjon, er en fast kostnad.

De faste kostnadene holder seg uendret innenfor visse grenser uansett hvor mye eller lite det blir produsert. Eksempler på faste kostnader kan være lønnskostnader, utstyr, leie av lokaler, administrasjon og liknende.

Totalkostnaden er summen av faste og variable kostnader.

For alle varer vi har funnet salgsprisen på, må vi også legge til merverdiavgift (mva.). Merverdiavgiften er en indirekte skatt til staten, og satsene blir fastsatt av Stortinget. Vi regner merverdiavgiften i prosent av salgsprisen uten merverdiavgift.

Den generelle avgiftssatsen er 25 prosent, og gjelder for de fleste varer og tjenester. For næringsmidler er avgiftssatsen 15 prosent. Den gjelder når du selv handler mat på dagligvarebutikken, og dersom en gjest kjøper en lunsjrett av deg og tar den med seg hjem i stedet for å spise den i salgslokalet. Om gjesten spiser inne på restauranten din, blir dette regnet som en restauranttjeneste, og gjesten må da betale 25 prosent merverdiavgift.

Vi må altså kunne regne ut hvilke kostnader og inntekter produksjonen av et produkt sannsynligvis vil gi. En kalkyle er en måte å regne kostnader og finne priser på, enten per kilo, per time, per rett eller per oppdrag. Det finnes ingen fasit på hvordan vi skal sette opp en kalkyle, men vi skal her presentere to vanlige måter: selvkostkalkyle og bidragskalkyle.

Selvkostkalkyle

Hovedmålet for alle bedrifter er å gå med størst mulig overskudd. Det finnes mange andre gode mål også, men dette er tross alt viktigst. Salgsprisen bør derfor dekke alle kostnader og deretter gi fortjeneste. Når vi selv kan bestemme prisen, regner vi vanligvis ut prisen slik:

Salgspris uten mva. = summen av kostnader per enhet + fortjeneste

Dette kaller vi en ren selvkostkalkyle. Den er bygd opp av faktiske kostnader – altså selvkost – pluss fortjenesten.

Nedenfor ser vi et eksempel på hvordan vi kan sette opp en selvkostkalkyle for 1 kopp kaffe. De direkte kostnadene er en oversikt over kostnader som er direkte knyttet til produksjon av en kaffekopp. For kaffebønner, melk, kopp og rørepinne kan vi beregne hva mengden som går med i en kopp, koster. For å beregne lønn til baristaen for en kaffekopp må vi ta timelønn og dele på gjennomsnittlig solgte kaffekopper i timen. Når det gjelder de indirekte kostnadene må vi beregne hvor mye hver enkelt kaffekopp skal dekke av disse kostnadene.

Bidragskalkyle

Virkeligheten er slik at vi sjelden kan bestemme prisen helt selv. De fleste selger varene og tjenestene sine på et marked der det er stor konkurranse. Prisen kan da være gitt i markedet. Det vil si at vi ikke kan oppnå høyere pris enn det konkurrentene tar. I slike sammenhenger må vi sette et ekstra søkelys på kostnadene våre, og hvordan vi kan forsøke å redusere dem.

Gitt salgspris (før mva.) – direkte kostnader = dekningsbidraget

Dekningsbidraget er den delen av salgspris uten mva. som skal dekke de faste kostnadene og fortjenesten.

Vi kan enkelt si at selvkostkalkylen er grunnlaget for å regne ut en ideell pris, mens bidragskalkylen er den analysen vi gjør når prisen er fastlagt, og vi vil regne ut om det er noen vits i å gå i gang med produksjon.