Kalkylar

For å få eit overslag over kostnadene ved eit produkt, til dømes ein middagsrett, lagar vi ein sjølvkostkalkyle eller ein bidragskalkyle.

Direkte og indirekte kostnader

Vi må kjenne til skiljet mellom direkte og indirekte kostnader, spesielt når vi skal kalkulere prisen på ei vare eller ein meny. Dei direkte kostnadene omhandlar berre produksjonen av det produktet vi skal kalkulere prisen på. Vi kan derfor utan vidare belaste produktet for desse kostnadene. Dei vanlegaste direkte kostnadene er råvarer, emballasje, svinn, lønn til produksjon og straum til produksjon.

Indirekte kostnader er felleskostnader for bedrifta og kan ikkje førast tilbake til eit bestemt produkt eller ei bestemd produktgruppe. Døme på indirekte kostnader er renter, avskrivingar, hjelpemateriell og lønn til funksjonærar og tilsette i vedlikehald og stab.

Variable og faste kostnader

Dei direkte kostnadene er som oftast variable, sidan dei varierer avhengig av mengda som blir produsert eller seld. Døme er kostnader til råvarer, emballasje, frakt av varer til kundane og så vidare. Når vi produserer meir av ein rett, må vi mellom anna kjøpe inn fleire råvarer, og vi bruker meir straum og fleire arbeidstimar. Lønn for arbeidstimar brukte i produksjonen er altså ein variabel kostnad. Lønn som ikkje varierer med produksjonen, til dømes lønn til administrasjon, er ein fast kostnad.

Dei faste kostnadene held seg uendra innanfor visse grenser uansett kor mykje eller lite det blir produsert. Døme på faste kostnader kan vere lønnskostnader, utstyr, leige av lokale, administrasjon og liknande.

Totalkostnaden er summen av faste og variable kostnader.

For alle varer vi har funne salsprisen på, må vi òg legge til meirverdiavgift (mva.). Meirverdiavgifta er ein indirekte skatt til staten, og satsane blir fastsette av Stortinget. Vi reknar meirverdiavgifta i prosent av salsprisen utan meirverdiavgift.

Den generelle avgiftssatsen er 25 prosent, og gjeld for dei fleste varer og tenester. For næringsmiddel er avgiftssatsen 15 prosent. Han gjeld når du sjølv handlar mat på daglegvarebutikken, og dersom ein gjest kjøper ein lunsjrett av deg og tek han med seg heim i staden for å ete han i salslokalet. Om gjesten et inne på restauranten din, blir dette rekna som ei restaurantteneste, og gjesten må då betale 25 prosent meirverdiavgift.

Vi må altså kunne rekne ut kva kostnader og inntekter produksjonen av eit produkt sannsynlegvis vil gi. Ein kalkyle er ein måte å rekne kostnader og finne prisar på, anten per kilo, per time, per rett eller per oppdrag. Det finst ingen fasit på korleis vi skal setje opp ein kalkyle, men vi skal her presentere to vanlege måtar: sjølvkostkalkyle og bidragskalkyle.

Sjølvkostkalkyle

Hovudmålet for alle bedrifter er å gå med størst mogleg overskot. Det finst mange andre gode mål òg, men dette er trass alt viktigast. Salsprisen bør derfor dekke alle kostnader og deretter gi forteneste. Når vi sjølv kan bestemme prisen, reknar vi vanlegvis ut prisen slik:

Salspris utan mva. = summen av kostnader per eining + forteneste

Dette kallar vi ein rein sjølvkostkalkyle. Han er bygd opp av faktiske kostnader – altså sjølvkost – pluss fortenesta.

Nedanfor ser vi eit døme på korleis vi kan setje opp ein sjølvkostkalkyle for 1 kopp kaffi. Dei direkte kostnadene er ei oversikt over kostnader som er direkte knytt til produksjon av ein kaffikopp. For kaffibønner, mjølk, kopp og rørepinne kan vi berekne kva mengda som går med i ein kopp, kostar. For å berekne lønn til baristaen for ein kaffikopp må vi ta timelønn og dele på gjennomsnittleg selde kaffikoppar i timen. Når det gjeld dei indirekte kostnadene må vi berekne kor mykje kvar enkelt kaffikopp skal dekke av desse kostnadene.

Bidragskalkyle

Verkelegheita er slik at vi sjeldan kan bestemme prisen heilt sjølv. Dei fleste sel varene og tenestene sine på ein marknad der det er stor konkurranse. Prisen kan då vere gitt i marknaden. Det vil seie at vi ikkje kan oppnå høgare pris enn det konkurrentane tek. I slike samanhengar må vi setje eit ekstra søkelys på kostnadene våre, og korleis vi kan prøve å redusere dei.

Gitt salspris (før mva.) – direkte kostnader = dekningsbidraget

Dekningsbidraget er den delen av salspris utan mva. som skal dekke dei faste kostnadene og fortenesta.

Vi kan enkelt seie at sjølvkostkalkylen er grunnlaget for å rekne ut ein ideell pris, mens bidragskalkylen er den analysen vi gjer når prisen er fastlagd, og vi vil rekne ut om det er nokon vits i å gå i gang med produksjon.