Situasjonsanalyse
Hva er en situasjonsanalyse?
En situasjonsanalyse er en kartlegging av arbeidsbetingelsene til en virksomhet.
For å kunne planlegge og ta beslutninger er det nyttig for en virksomhet å foreta en slik analyse. Det er viktig å kartlegge forhold i og utenfor virksomheten. En situasjonsanalyse kartlegger hva som er virksomhetens sterke og svake sider, og hvilke muligheter og trusler den må ta hensyn til.
Betingelsene en virksomhet arbeider under, er i stadig endring. Situasjonsanalyser må derfor gjøres jevnlig for at man skal kunne planlegge og ta beslutninger ut fra så oppdatert og korrekt informasjon som mulig.
Analyse av arbeidsbetingelser
Arbeidsbetingelser er de betingelsene en virksomhet arbeider under, og som kan påvirke virksomheten. I en situasjonsanalyse vurderer og analyserer vi interne og eksterne arbeidsbetingelser. De interne arbeidsbetingelsene er innenfor virksomhetens kontroll, mens de eksterne er utenfor. Eksempler på interne arbeidsbetingelser kan være organisasjonskultur, ledelse, ansattes kompetanse, produktutvikling og bruk av teknologi. Eksterne arbeidsbetingelser kan for eksempel være økonomiske trender, politikk, konkurransesituasjon og teknologisk utvikling.
SWOT-analyse
Situasjonsanalysen setter vi ofte opp i en SWOT-analyse, som er en metode for å kartlegge en virksomhets styrker, svakheter, muligheter og trusler. Kartleggingen er nyttig for å gjøre prioriteringer, utvikle tiltak og anbefalinger for å utnytte styrker og muligheter, samt redusere svakheter og tilpasse seg truslene på best mulig. Siden arbeidsbetingelser er i stadig endring, er det viktig å foreta jevnlige oppdateringer av SWOT-analysen.
Vi må huske at SWOT-analysen er et forenklet øyeblikksbilde. I tillegg kan det være en utfordring at den er subjektiv. Det er ikke gitt at det som virksomheten selv anser som en styrke, blir oppfattet slik av andre.
Øyafestivalen som eksempel
Øyafestivalen er en årlig musikkfestival som arrangeres i august i Tøyenparken i Oslo. Øyafestivalen har blitt en av Norges største musikkfestivaler.
Nedenfor kan du lytte til en podkastepisode der Birgitte Mandelid, markeds- og programsjef i Øyafestivalen, gir noen eksempler på hva som inngår i situasjonsanalysen deres. Lytt og reflekter rundt hva Birgitte mener er de svake og sterke sidene deres, og hvilke muligheter og trusler som finnes i bransjen.
Situasjonsanalyse – Øyafestivalen
Programleder Knut Skeie Solberg i samtale med markeds- og programsjef i Øyafestivalen om situasjonsanalyse.
Tekstversjon
I: Intervjuer
B: Birgitte Mandelid
(Jingle)
I: I denne episoden skal vi snakke om situasjonsanalyse med Øyafestivalen som eksempel, og jeg har med meg Birgitte Mandelid fra Øyafestivalen til å gjøre nettopp dette. Birgitte, kan du gi oss noen eksempler på ulike forhold som er relevante i en situasjonsanalyse for Øyafestivalen?
B: Hvis vi ser på oss selv og begynner med styrkesiden, det er det hyggeligste å gjøre, så er vi jo en sterk merkevare i det norske festivallandskapet. Vi er godt kjent og har høy tilfredshet i tillegg til et veldig lojalt publikum som kommer tilbake igjen og igjen, noe vi er super-takknemlige for. Men hvis vi snur det på hodet, ser vi umiddelbart en svakhet der, og det er at publikummet vårt er voksent sammenliknet med mange andre publikum. Det gjør oss litt mindre interessante for sponsorer for eksempel, som henvender seg til et ungt publikum. Vi har egentlig gått den veien opp i vårt eget hode. Før var vi veldig opptatt av at vi ikke måtte bli eldre, og at vi måtte få snittalderen ned. Nå, derimot, har vi landet på at vi heller vil ha et veldig bredt publikum der flere generasjoner i samme familie gjerne kan gå på festival sammen og finne noe å glede seg over. Så vi er veldig stolte over at vi både kan ha 16-åringer og 60-åringer på plass, og at de begge har det supert. Så der har vi klart å snu det jeg kanskje vil kalle en svakhet til en styrke for oss.
Det er jo mange ting vi ser på i den typen analyse, blant annet hvordan vi som festival-administrasjon skal forholde oss til publikum, markedet og kommunikasjonsarbeidet vårt når vi nå selv har blitt eldre enn målgruppa vår. Dette gjelder de fleste av oss, meg selv inkludert, og da er det viktig å finne de unge folkene som kan begynne sånn som vi en gang begynte, og så jobbe seg inn i og oppover i systemet. De har en helt annen kompetanse både når det gjelder målgruppe, og hva som funker på digitale plattformer. En annen mulig svakhet er jo at vi er en ganske liten organisasjon. Vi er nå elleve fulltidsansatte der hver person har sitt område. Det betyr at når det gjelder markedsføring, er jeg ganske alene. Jeg har en ekstern ressurs som kan hjelpe med digital annonsering og en intern person jeg kan få hjelp av når det røyner på, men i all hovedsak er det slik at hvis jeg ikke følger godt nok med på trender og tendenser, eller hvis jeg er syk, eller hvis jeg av en eller annen grunn er borte fra jobb, så er det ingen som tar opp den jobben og gjør den i mitt fravær. Dette gjelder alle områder hos oss, for i en så liten organisasjon må du egentlig bare pelle deg på jobb for å få ting gjort. (latter)
I: Men oppleves det belastende?
B: Det gjør jo det til tider. Det gjør at det ofte blir en stor opphoping av oppgaver hvis man for eksempel har vært borte, har vært syk, vært på et seminar eller har vært fraværende av andre grunner. Men først og fremst er det jo en svakhet for bedriften mer enn for enkeltmennesket. Uten akkurat den personen blir kanskje ikke ting gjort, og det kan også være problematisk med kunnskapsoverføringen hvis man skal ha inn en ny person. Det er kanskje litt drøyt å si, men han som er bookingsjef hos oss, pleier alltid å si at det verste som kan skje festivalen, er hvis han blir overkjørt av trikken. Det er fordi han har brukt 25 år, som vi fyller i 2024, på å bygge opp relasjoner til agenter for å booke programmet. Det er altså så knyttet til personen, at det nesten er umulig for en annen person å gjøre den oppgaven, i hvert fall på samme måte.
I: Hva ser du på i situasjonsanalysen som de største truslene og de største mulighetene for Øyafestivalen?
B: Vi kan starte med de største truslene. Festivalen er jo veldig utsatt for vær og vind, ting som eventuelt skjer i samfunnet rundt oss (latter) og eventuelle innskrenkninger i leieavtaler eller betingelser vi har med myndighetene. For å ta et eksempel kan jeg jo nevne det med været. I fjor havnet vi midt i uværet Hans. Da hadde vi en kombinasjon av et litt svakere program på onsdagen, som er den første dagen i festivalen vår, og et helt elendig værvarsel, (latter) som toppet seg da Raymond Johansen gikk ut litt tidligere i uka og ba folk om å holde seg hjemme og ikke gå ut. Han oppfordret folk til å ikke dra på kontoret og slike ting, og uværet toppet seg på den første festivaldagen vår.
I: Ja.
B: Dette var første dagen på 20 år vi ikke hadde solgt ut på forhånd, og det ble også en dag da veldig mange av dem med billetter lot være å komme.
I: Ja, nettopp.
B: Så det var ganske glissent. Vi mener jo at maskineriet vårt, som har eksistert i mange år, er til å stole på. Vi er vant til å ha så og så mange folk inne hele tiden, men da så vi virkelig hvor mye været kunne ha å si for noe sånt.
I: Nå snakker du om været som en trussel, men det kan vel kanskje også være en mulighet?
B: Ja, det kan det absolutt. Det er ingenting som er så bra for festivaler som skyfri himmel, sol og noen og tjue grader. Da kommer folk tidligere, og de har bedre opplevelser. Vi har i tillegg et bedre salg på alt vi tilbyr inne på området. Alt bare klaffer sammen og løfter hele festivalen. Vi kan selvsagt ikke bestille vær, men vær har vært ingrediensen i alle de årene det har gått skikkelig, skikkelig, skikkelig bra.
I: Den muligheten føler jeg at jeg har opplevd. Jeg får gode minner i hodet når du snakker sånn som du gjør om været på Øya. Er det andre muligheter du kommer på?
B: Ja, nå er det jo en ung tilvoksende generasjon av festivalgjengere som egentlig aldri har fått oppleve det ordentlig, men som nå kan komme på festival og ha det skikkelig gøy. De får oppleve mye forskjellig musikk fra mange ulike land, og får også med seg det vi har om litteratur, kunst og bærekraft. I tillegg får de spise god mat og rett og slett ha det fint sammen sosialt. Det er jo i tillegg en generasjon som på grunn av pandemien ikke har fått de opplevelsene alle vi andre har, og som ikke har de assosiasjonene du akkurat nevnte til festival i godt vær. Så når de nå for alvor kommer på festival og blir nye, lojale publikumsgrupper, er det jo en kjempestor mulighet.
I: Tusen hjertelig takk, Birgitte Mandelid i Øyafestivalen.
B: Takk skal du ha.
(Jingle)
Sterke og svake sider
Virksomhetens sterke og svake sider kartlegger vi ved å vurdere de interne arbeidsbetingelsene. Vi undersøker hvilke interne arbeidsbetingelser som utgjør en styrke for virksomheten, og hvilke som kan være svakheter.
Muligheter og trusler
Virksomhetens muligheter og trusler kartlegger vi ved å vurdere de eksterne arbeidsbetingelsene. Vi undersøker hvilke eksterne arbeidsbetingelser som utgjør en mulighet for virksomheten, og hvilke som kan være trusler.
Situasjonsanalysen og markedsplanen
Nedenfor er en oversikt over hvordan situasjonsanalysen henger sammen med markedsplanen, og hvordan markedsplanen igjen hviler på bedriftens overordnede mål, visjon og forretningsidé.