Møteinnkalling og møtereferat

Møteinnkallinga skal sendes i god tid til alle deltakerne, vanligvis minst ei uke i forveien. Alle som blir innkalt, skal nemlig ha mulighet til å delta på møtet og til å sette seg inn i de sakene som skal tas opp. Når omfattende saker skal diskuteres, sender en ofte med sakspapirene.

Oppsett og innhold

Innkallinga kan settes opp som et formelt brev, men ofte sendes innkallinger ut via e-post og kan være litt mindre formelle i oppsettet. Uansett må en innkalling alltid inneholde disse punktene:

1. Hva slags møte en innkaller til
2. Hvem som er innkalt
3. Hvem som innkaller til møtet
4. Hvor og når møtet skal være, og hvor lenge det skal vare
5. Hvilke saker som skal diskuteres

Et møtereferat er det skriftlige beviset på hva som er blitt sagt og bestemt på et møte. Hvis du er referent, noterer du stikkord under møtet og reinskriver notatene snarest mulig. Referatet må du sende ut så raskt som mulig etter møtet.

Oppsett og innhold

Et møtereferat må inneholde nok informasjon til at en som ikke har vært til stede, kan bruke referatet til å sette seg inn i saker og vedtak. Når du skriver referat fra et møte, må du være saklig og holde dine egne meninger og synspunkter utenfor. Følgende punkter må alltid være med:

1. Hva slags møte referatet handler om
2. Når og hvor møtet blei holdt
3. Hvem som var til stede på møtet
4. Hvilke saker som blei diskutert, og hvilke vedtak som blei fatta
5. Navnet på referenten

I tillegg til disse fem hovedpunktene kan det være med en del andre opplysninger etter behov, for eksempel ei liste over hvem som skal motta referatet, tid og sted for neste møte osv.