Task

Risikovurdering for en kontoradministrasjon

I denne oppgaven skal dere gjennomføre en enkel risikovurdering for administrasjonen til en virksomhet, og presentere tiltak som kan forebygge uønskede hendelser.

Gang med dører inn til flere kontoravlukker. Foto. — Hvilke uønskede hendelser kan skje i administrasjonen til en virksomhet?

Oppgave

Gjennomfør en enkel risikoanalyse for administrasjonen til en selvvalgt virksomhet.

Kartlegg uønskede hendelser.
Vurder sannsynlighet.
Vurder konsekvens.
Beregn risiko.
Foreslå forebyggende tiltak og sett opp en tiltaksplan.
Forklar hvordan dere ville ha gjennomført og fulgt opp tiltaksplanen.

Administrative oppgaver

I risikoanalysen bør du se på de administrative oppgavene nedenfor som er relevante for virksomheten du har valgt.

Personaladministrasjon

ansettelse og arbeidskontrakter
lønn og fravær
HMS-oppfølging

Relaterte lovverk: arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften, ferieloven, folketrygdeloven

Økonomiadministrasjon

fakturering og innbetalinger
budsjett og regnskap
kontanthåndtering (ved kontantsalg)

Relatert lovverk: bokføringsloven, regnskapsloven, skatteforvaltningsloven

IKT og informasjonssikkerhet

lagring og behandling av personopplysninger
tilgangsstyring til ulike datasystemer
sikkerhetskopiering og vedlikehold

Relatert lovverk: personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR), sikkerhetsloven

Drift og eiendom

kontrakter og avtaler
innkjøp og lagerstyring
vedlikehold av bygg og utstyr

Relatert lovverk: avtaleloven, kjøpsloven, brann- og eksplosjonsvernloven

Kommunikasjon og kundebehandling

håndtering av klager og konflikter
feilinformasjon eller brudd på taushetsplikt

Relatert lovverk: markedsføringsloven, forbrukerkjøpsloven, personopplysningsloven

Skjema for risikovurdering

Bruk skjemaet nedenfor når dere skal beregne risiko og vurdere hvilke uønskede hendelser som må følges opp med forebyggende tiltak.

Tabell som viser vurdering av risiko og sårbarhet. Illustrasjon.

Tekstversjon av skjemaet for risikovurdering

Skjemaet er en matrise med verdier som leses av vertikalt og horisontalt.

Sannsynligheten for en uønsket hendelse er gitt et nummer, og disse leses av vertikalt. 1 er usannsynlig, 2 lite sannsynlig, 3 mindre sannsynlig, 4 sannsynlig og 5 svært sannsynlig.
Konsekvensen av en uønsket hendelse er også gitt et nummer, og disse leses av horisontalt. 1 er ubetydelig, 2 mindre alvorlig, 3 betydelig, 4 alvorlig og 5 svært alvorlig.
Ved å gange tallene for sannsynlighet og konsekvens får vi en tallverdi som brukes til å beregne risikoen for de ulike uønskede hendelsene.
Hvis tallverdien er mellom 10 og 25, er tiltak nødvendig. Hvis tallverdien er 5, 8 eller 9, må tiltak vurderes. Hvis tallverdien er 1–4 eller 6, kan tiltak vurderes.