Kommunikasjon har alltid to parter, og målet er at begge skal lese innholdet på samme måte. Avsenderen har et budskap, og mottakeren tar imot dette budskapet og tolker det med utgangspunkt i omstendighetene rundt. Avsenderen kan være mer eller mindre flink til å presentere budskapet. Det kan være ting som forstyrrer underveis, og det kan være at mottaker misforstår helt i sin tolking.
Gode råd
I forretningslivet har vi ikke råd til å bli misforstått. Vi trenger å være tydelige, og vi må være tydelige på en måte som oppfattes som høflig, respektfull og kompetent. Det er ikke alltid like lett, men hvis du følger disse rådene, vil det stort sett gå bra. Rådene gjelder både skriftlig og muntlig kommunikasjon.
Vær nøye med detaljene
Navn må være riktige og rett stavet. Adresser må være korrekte. Sørg for at teksten er satt opp på en skikkelig måte, med ordentlige marger og tydelig avsender.
Ikke lov mer enn du kan holde
Det er fristende å si «jo, da, det skal vi klare; du har varene på fredag», selv om vi vet at det vil bli vanskelig. Behovet for å være positiv blir viktigere enn behovet for å levere. Det klarer vi sikkert, tenker vi. Problemet er selvsagt at vi ofte ikke klarer det. Da har vi fortalt kunden to ting: Vi har ikke kontroll, og vi er ikke seriøse.
Bekreft alltid en muntlig avtale
Ofte er det lettere å bli enige i en samtale, på telefonen eller i et møte, enn gjennom å sende e-poster eller brev fram og tilbake. En muntlig avtale er akkurat like gyldig som en skriftlig, problemet er bare at man ikke alltid husker samtalen på samme måte. Da kan det fort bli uenighet om hva man egentlig avtalte! Bekreft derfor avtalen skriftlig i form av et brev eller en e-post.
Vis respekt for mottakerens tid
Det du kommuniserer om, må være interessant for mottaker. Svarer du på en henvendelse, må du svare på det du er blitt spurt om, og ikke på alle andre ting. Kommer du med et tilbud, må du være sikker på at mottaker har behov for det du tilbyr. Ikke ta for gitt at hele teksten blir lest; sørg for å ha gode mellomtitler slik at leseren får med seg det viktigste.