Periodiseringer

Ved månedsavslutning utfører du som regnskapsmedarbeider en del faste rutiner. Blant annet avstemmer du regnskapet – det vil si at du kontrollerer det du har ført i regnskapet, opp mot noe som skal ha de samme opplysningene. Kontrollen kan være en bankutskrift eller en leverandør- eller kunde-reskontro.

Bankavstemming

Når du utfører en bankavstemming, sammenligner du utskriften fra banken med det du har ført på tilsvarende konto i regnskapet. Hvis ikke saldoen er lik, må du finne grunnen til avviket. Er noe ført feil, må du lage et korreksjonsbilag og rette feilen i regnskapet. Til slutt skal de to saldoene være like.

Det vil være betryggende at kontoen stemmer, ettersom det normalt er svært mange føringer som går mot banken. Kontoen for bank avstemmes derfor vanligvis hver måned.

Andre kontoer avstemmes annenhver måned, for eksempel kontoene knyttet til merverdiavgift og lønn. Grunnen til dette er at skatter og avgifter betales for to måneder om gangen.

Når avstemmingen er utført, er turen kommet til kontroll av resultatregnskapet. Det er viktig at dette stemmer, slik at ledelsen kan bedømme hvilket resultat bedriften har hatt i perioden. Dessuten skal resultatregnskapet sammenlignes med budsjettet i en budsjettkontroll, og da må vi være sikre på at regnskapet er korrekt.

Som regnskapsmedarbeider vil du vurdere om saldoene på alle inntektskontoene og kostnadskontoene ser riktige ut. Du vil se spesielt på kontoene for lønn, renter, forsikring og husleie. Det er ofte nødvendig å gjøre korreksjoner her.

Det er fordi utbetalingstidspunktet ikke nødvendigvis faller samtidig med når en utgift skal føres som kostnad. Vi kan for eksempel ha fått en faktura i januar på 30 000 kroner for tre måneders husleie. Dette kan omtales som en utgift eller utbetaling. Selve betalingen vil normalt skje i januar, men kostnaden må deles opp i periodene den gjelder, altså januar, februar og mars. Kostnaden blir derfor 10 000 kroner i hver av månedene.

Vi sier at kostnader er forbruk av ressurser. Vi har "brukt" lokaler for 10 000 kroner i måneden. Hvis det ikke ble tatt hensyn til denne periodiseringen da fakturaen ble ført, må vi gjøre det i forbindelse med månedsavslutningen.

I eksemplet under forutsetter vi at hele utgiften ble ført som én kostnad, og at dette må korrigeres senere. Vi vil da føre 20 000 kroner som en forskuddsbetaling (en eiendel i regnskapet).

Deretter vil vi overføre 10 000 kroner fra denne forskuddskontoen til kostnadskontoen for husleie i februar og i mars. På den måten vil alle tre månedene ha den riktige kostnaden eller forbruket.

Vi gjør tilsvarende med andre kostnadskontoer hvor det er behov for periodisering.

Et eksempel på periodisering av inntekt er sponsormidler. En klubb får et stort beløp fra en sponsor, og avtalen gjelder for fem år. Da må sponsorbeløpet fordeles på fem år ved hjelp av en konto for periodisering, for eksempel konto 3999 Periodisering.

Det finnes flere typer periodiseringer. Med beholdningsendring mener vi endringen i varebeholdningens verdi i løpet av et regnskapsår.

Ved endring i varebeholdningen er det kontoene for varebeholdning og varekjøp som må justeres. Det foretas normalt kun én opptelling av varebeholdningen i året.

Når en handelsbedrift går inn i et nytt år, har den en beholdning av varer. Verdien regnes til inntakskost. La oss si at beholdningen er 500 000 kroner. I løpet av året kjøpes det varer for videresalg for 3 000 000 kroner. Vareopptellingen 31. desember viser en beholdning på 600 000 kroner.

Først kan vi se på en logisk måte å vise beregningene på, som i tabellen under:

Vi kan da si at 100 000 kroner av varekjøpet har gått til å øke beholdningen, mens varer til en verdi av 2 900 000 kroner er levert til kundene, og dette er da varekostnaden.

Føringene i regnskapet blir da:

Mens varebeholdningen normalt periodiseres én gang i året, har vi mulighet til å periodisere beholdningen av anleggsmidlene hver måned.

Anleggsmidler som biler, inventar og datautstyr forringes ved bruk og alder. Dette verditapet må fanges opp i regnskapet som en kostnad.

En bil som er kjøpt inn til 480 000 kroner, har for eksempel en beregnet levetid på 4 år. Da blir verdiforringelsen beregnet til 120 000 kroner i året eller 10 000 kroner i måneden.

Den første måneden vil regnskapsføringen se slik ut:

Beholdningen av kundefordringar periodiserer man normalt bare ved årsavslutningen. Da beregnes det mulige framtidige tapet på de fordringene bedriften har ved nyttår.

Det er ikke lovbestemt å foreta periodiseringer hver måned, men ved årsoppgjøret må det gjøres. Det er imidlertid nyttig å måle resultatet på både måneds- og årsbasis.