Dere må regne med at det vil kreve en del møtevirksomhet å planlegge arrangementet. Det er derfor lurt å lage en tidsplan med milepæler. Den gir dere oversikt over hvem som gjør hva, og når det skal være klart.
For å kunne evaluere arrangementet bør dere allerede i planleggingsfasen vurdere hvordan dere skal gjøre evalueringen. Det å snakke sammen etter arrangementet er en enkel form for evaluering. Diskuter hvordan det gikk. Hva var bra, og hva kan dere forbedre en annen gang?
Dere kan også vurdere om dere vil gjennomføre en enkel spørreundersøkelse. Dere kan for eksempel lage undersøkelsen som et skjema i Microsoft eller Google forms, eller på papir.