Prosjektstyring og produksjonsplan

Arbeidet med en medieproduksjon kan gjerne utformes som et prosjekt som skal lede til et produkt eller et resultat. Alle prosjekter bør ha en ansvarlig prosjektleder eller koordinator som samler alle tråder, men hvert enkelt medlem i prosjektgruppa har ansvar for at resultatet blir bra.

Det er viktig å ha kontroll med framdriften i et prosjekt. Som prosjektleder må du ha oversikt over hvem som til enhver tid gjør hva, og over tidsfrister og milepæler. Det er også naturlig at lederen kaller inn til møter og tar ansvar for å følge opp hvert enkelt medlem i gruppa.

En produksjonsplan er en oversikt over hvem som skal gjøre hva, og når det skal gjøres. Følgende er nyttige momenter å ha med i en produksjonsplan:

• Hvilke arbeidsoppgaver skal gjøres?
• Innen hvilket tidspunkt skal det gjøres?
• Hvem skal gjøre det?
• Hva skal være det konkrete resultatet av arbeidsoppgaven?

Hvilke roller det er naturlig å ha i hver enkelt elevproduksjon, vil variere. Det kan være nyttig å diskutere ansvarsdelingen og rollesammensetningen med læreren før dere går i gang. Aktuelle roller kan være

• redigeringsansvarlig film, foto og/eller teknisk ansvarlig, kreativ leder eller AD
• tekst- og/eller manusansvarlig
• produksjonsansvarlig
• markedsansvarlig
• personalansvarlig
• økonomiansvarlig

Å lage og bruke produksjonsplanen

Det finnes mange dataprogrammer som er laget for å holde styr på framdriften i prosjekter. Men du kan lage gode planer og oversikter bare ved å bruke regneark eller tekstdokumenter.

En produksjonsplan bør være dynamisk. Det betyr at den hele tida kan endres.

For å ivareta et godt samarbeid bør dere møtes til faste tider for å gå gjennom og oppdatere planen. For at alle skal være orientert, bør planen være tilgjengelig for alle. Dette kan gjøres ved å bruke et samskrivingsverktøy.

Eksempel

Jens, Lise og Erik skal lage en reportasje til lokalavisa. De har opprettet et dokument med en tabell for å planlegge produksjonen. Det er satt en frist for når oppgaven skal være gjort, og de bruker fargekoder for å beskrive de forskjellige fasene i prosjektet. For eksempel: Grønn farge betyr gjennomført, gul betyr påbegynt, og rødt betyr at fristen har gått ut. Hver person har sin egen bokstav, slik at de ser hvem som har skrevet hva.