Hvordan lykkes med en omstillingsprosess

Det er vanlig at det er den øverste lederen i en virksomhet som er ansvarlig for å starte en omstillingsprosess. Hun eller han må passe på å involvere de ansatte, de tillitsvalgte, verneombudet og eventuelt fagforeningen. Det er en grunnleggende forutsetning, eller et minstekrav om du vil, for å kunne gjennomføre en god omstilling. I tillegg kommer disse punktene, som vi skal se nærmere på:

• kartlegging
• risikovurdering
• tydelige mål
• god ledelse
• åpenhet og kommunikasjon
• endringsvilje
• IA – inkluderende arbeidsliv
• hverdagen etter omstillingsprosessen

Har du noen gang satt deg ned og tenkt over livet ditt, hvordan det er akkurat nå, hva som er bra og dumt, hva du vil i framtiden, og hva du må gjøre for å nå målene du har satt deg? Da har du på en måte kartlagt ditt eget liv. Du har fastslått nå-situasjonen og kan se deg selv i en framtidig, ny situasjon.

Det samme må virksomheter som skal gjennom en omstillingsprosess, gjøre. Men de må gjøre det systematisk. At noe gjøres systematisk, betyr at det gjøres i en bestemt rekkefølge, og at det gjerne er faste punkter som undersøkes.

En god omstillingsprosess begynner alltid med en kartlegging: Hva er statusen nå, hva skal bli resultatet av omstillingen, og hvordan kommer vi dit?

En omstilling må ha klare mål, og disse må alle i virksomheten være kjent med. Når alle jobber mot felles mål, øker sjansen for at resultatet blir bra.

I tillegg til å kartlegge må alle virksomheter som skal gjøre større endringer, gjennomføre en risikovurdering. Dette krever arbeidsmiljøloven. En risikovurdering innebærer å se på hvilke konsekvenser endringene får for arbeidsmiljøet. Her er det mange forhold som må vurderes, blant annet: Gjør endringene det vanskeligere for noen å gjøre jobben sin? Hva skjer hvis noen må flytte fordi de får nytt arbeidssted?

Arbeidsmiljøloven kan du lese på Lovdata.no.

Har du gått på skolen i mange år, har du garantert vært med på gruppearbeid. Og du har sikkert erfart at mange oppgaver er mye enklere å løse hvis gruppa har en leder som er tydelig, som fordeler oppgaver, og som passer på at alle er med og bidrar med det de kan best. Sånn er det i arbeidslivet også. Hvis en omstilling skal bli vellykket, må det være en god leder som styrer prosessen. Og sist, men ikke minst må de ansatte ha tillit til ledelsen.

Vi mennesker liker å vite hva som skal skje. Det gir oss trygghet. En del misliker forandringer. Noen blir, som vi har vært inne på tidligere, faktisk redde. Det henger ofte sammen med at vi trenger en forklaring på hvorfor noe må endres. Når vi forstår hvorfor, blir vi tryggere. Derfor er det viktig at ledelsen snakker åpent om endringene som skal skje i virksomheten, og kommuniserer tydelig hvorfor endringer må til, hva som skal skje, hvordan det skal skje, og når det skal skje.

Du har kanskje ikke hørt ordet endringsvilje før, men du skjønner sikkert hva det handler om: vilje til å endre noe. Sammen med vilje til å lære noe nytt vil endringsvilje være en attraktiv egenskap å ha i framtidens jobber, uavhengig av bransje.

Noen synes endringer er gøy, og blir mer enn gjerne med på noe nytt, mens andre trenger motivasjon for å delta. Motivasjon kan for eksempel være høyere lønn, tilbud om kurs eller større ansvar i jobben.

En omstillingsprosess kan lett føre til at noen opplever å bli oversett eller føler at det ikke er bruk for dem lenger. Det kan gjøre folk syke. I slike tilfeller kan IA-avtalen (avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv) mellom myndighetene og arbeidslivet få stor betydning. Målet med avtalen er å redusere sykefravær og å hindre at folk faller utenfor arbeidslivet. Verneombudet og den tillitsvalgte spiller også en viktig rolle i slike tilfeller.

Alle medarbeidere har ifølge arbeidsmiljøloven rett til å bli hørt. I tillegg har de både plikt og rett til å medvirke ved tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.

Det kan være fristende å tro at alt er bra når prosessen og endringene er gjennomført. Men mange ledere glemmer, eller lar være, å følge opp i etterkant. Viktige spørsmål som må stilles på dette stadiet, er ifølge NHO disse:

• Føler de ansatte seg ivaretatt?
• Har de fått god nok informasjon?
• Fungerer de nye rutinene som de skal?

• Har alle fått tilstrekkelig opplæring?