Beredskapsplaner etter hendelsen

Begrense skadevirkninger

Når bedrifter opplever uønskede hendelser som for eksempel brann, er det svært viktig å forsøke å begrense skadevirkningene for driften. Hvis man ikke får til det, kan verdikjeden i bedriften bli brutt. Blir skadene store, kan det bli lengre driftsstans enn virksomheten tåler, og det kan bli vanskelig å overleve som bedrift.

Med gode planer for fortsatt drift kan man komme langt raskere tilbake i normal drift enn om man starter helt på bar bakke uten noen form for planer.

Holde virksomheten i gang

Vi ser for oss at gjester og ansatte er evakuert. Da må nøkkelpersonell som er knyttet til drift av virksomheten, snarest mulig begynne å begrense skadene og starte opp delvis drift eller full drift av virksomheten hvis det er mulig.

Det kan være vanskelig å utforme gode planer for dette, og de må ofte utformes i situasjonen. Men noe kan vi være forberedt på, for eksempel ved å ha gode backup-rutiner for lagring av data, planer for leie av reservelokaler og gode beredskapsavtaler med skadebegrensningsfirmaer.

Det er en selvfølge å gi behandling for fysiske skader ved uønskede hendelser. Mer utfordrende kan det være å se behovet for emosjonell førstehjelp etter traumatiske hendelser som for eksempel brann.

Virksomheten bør ha en beredskapsplan også for dette. De som ofte knyttes til denne typen planer, er nøkkelpersoner med ansvar for personale (HR) og helse, miljø og sikkerhet (HMS).

Planene for ettervern blir gjerne utarbeidet i samarbeid med profesjonelle aktører innen ettervern.

Husk også at virksomheten kan ha et ansvar for besøkende og gjester.

Media er ofte svært raskt på stedet der det har vært en uønsket hendelse. Ofte blir de tipset før nødetatene får melding. Det er svært viktig at man er bevisst på hvem som uttaler seg til media, og at det er utarbeidet en strategi for det. Feil uttalelser til media kan ofte skade virksomheten og videre drift like mye som selve hendelsen.

Media skal behandles høflig, men bestemt. Gode rutiner for hvem som kan uttale seg til media, er til god hjelp i krisesituasjoner.

Beredskapsplanene vi har beskrevet her, er bare grunnleggende forslag til planer på et hotell.

Skal man for eksempel ta for seg evakueringsplaner på et kjøpesenter, vil man ofte dele opp senteret i soner og så la leietakerne ha faste særoppgaver med å kontrollere toaletter, heiser, rulletrapper og så videre. Det vil ikke fungere å først samle alle for så å fordele særoppgaver.

Hensikten med å bruke hotellberedskap som eksempel er å skape forståelse for kompleksiteten i arbeidet med beredskapsplaner. Det er en utfordring å dekke alt og samtidig gjøre det enkelt.