Oppbevaring av personopplysninger

Arbeidskontrakt, opplæringsdokument, interne rutiner-dokument og taushetspliktkontrakt er alle eksempler på dokumenter som skal signeres av deg som arbeidstaker. Du må også oppgi personnummer og kontonummer. Dette er alt sammen sensitiv og fortrolig informasjon. Det er derfor viktig at du som arbeidstaker er trygg på at personopplysninger om deg blir håndtert på en forsvarlig måte.

Som hovedregel gjelder det at personopplysninger bare kan innhentes og oppbevares dersom man har tillatelse fra den som har gitt opplysningene.

Selve oppbevaringen av personinformasjon skal skje på en betryggende måte, slik at kun de som har bruk for denne typen informasjon, har tilgang. Daglig leder i bedriften har ansvaret for gode rutiner for behandlingen av personalopplysninger og for bruken av personalregisteret i bedriften.

I skolen brukes begreper som elevarkiv, elevmappe og elektronisk lagret elevmappe.

• Med elevarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte eleven på skolen. Informasjonen er lagret i papirbaserte mapper.
• Med elevmapper menes fysiske mapper på den enkelte eleven i elevarkivet.
• Med elektronisk lagret elevmappe menes en elevsak opprettet i et felles saks- og arkivsystem. Alle skoler er pålagt å bruke dette saks- og arkivsystemet til journalføring og administrativ saksbehandling.

Det er et overordnet prinsipp at all informasjon om en elev kun skal arkiveres ett sted: i elevmappen. Dessuten skal hver skole kun opprette én elevmappe per elev. For hver fysiske elevmappe som blir opprettet i elevarkivet, skal det opprettes en tilsvarende sak i saks- og arkivsystemet.

I barnehager har man en årlig gjennomgang av barnemappene for å sikre at personopplysningene knyttet til barna er korrekt og oppdatert. Når barnet slutter i barnehagen, slettes all informasjon. Ved overgang til skolen skal foreldrene vite hvilke informasjon som følger barnet.

I noen situasjoner kan barnehagen velge å oppbevare informasjon etter at barnet har sluttet. Det er i saker hvor barnehagen har behov for å dokumentere hvordan de har håndtert en konkret sak knyttet til et barn, for eksempel en barnevernssak. I slike tilfeller kan de arkivere personopplysningene i en tidsavgrenset periode.

Når det gjelder hva slags dokumentasjon som skal journalføres, stilles det to krav:

• Dokumentene skal være gjenstand for saksbehandling.
• Dokumentene må ha verdi som dokumentasjon.

Arkivforskriftens § 4-9, tredje ledd, presiserer at et slikt arkiv skal være svært godt sikret mot innbrudd, og at det skal være klare retningslinjer for hvilke personer som skal ha tilgang. Det er også klare begrensninger på å sende informasjon elektronisk (e-post) eller over telenettet (telefaks). Det er for å minimere uvedkommendes mulighet for å få tilgang til sensitiv og privat informasjon.