Fagartikkel
Sjekklister og gjennomføring
Dagen nærmar seg, og arrangementet du har ansvar for, skal endeleg gå av stabelen. No er det viktig å halde hovudet kaldt og gå gjennom sjekklistene.
Ting går sjeldan av seg sjølv. Som arrangør er det viktig at du lagar sjekklister der du fører opp viktige detaljar rundt arrangementet ditt. Sjekk, sjekk og dobbeltsjekk!
Her følger fire sjekklister med viktige punkt du må ha kontroll på. Det er ei liste for kvar av dei ulike fasane i arbeidet med eit arrangement: minst éi veke før arrangementet, dagen før arrangementet, arrangementsdagen og etter arrangementet.
Her følger eit forslag til viktige punkt du må ha kontroll på:
Sjekkliste
Minst ei veke før arrangementet
- Stadfest gjestelista og førespurnader om mat (allergiar, vegetarianarar, veganarar).
- Stadfest måltid, pausemat, mineralvatn og kaffi.
- Dobbeltsjekk at nødvendig utstyr er på plass – til dømes at alt teknisk verkar.
- Dobbeltsjekk eventuell transport og gi eit endeleg tal.
- Send namneliste til hotellet dersom overnatting er bestilt.
- Dersom det kostar pengar å delta, sjekkar du at alle har betalt.
- Bestill blomstrar eller gåver til eventuelle foredragshaldarar eller til andre spesielle høve.
- Send ut program til deltakarane viss det er aktuelt, eller ei saksliste viss det er eit møte.
Sjekkliste
Dagen før arrangementet
- Gå gjennom lokalet eller møteplassen og sjekk at alt som skal vere der, er der.
- Dobbeltsjekk at alt som skal verke, verkar.
- Sjekk at eventuelle skilt er på plass, og at program og anna nødvendig materiell er synleg.
Sjekkliste
Arrangementsdagen
- Hald tidsplanen og unngå forseinkingar.
- Ha det kjekt, og ikkje stress! No får du sjå at god planlegging lønner seg!
- Rydd opp – ta med ein gjeng gode kollegaer!
- Pust ut og gi deg sjølv eit klapp på skuldra.
Sjekkliste
Etter arrangementet
- Send ei takk til alle som har bidrege.
- Gjer ei evaluering – korleis gjekk det? Noter ned mens du har arrangementet friskt i minne.
- Send ut evalueringsskjema til deltakarane, og gi dei moglegheit til å komme med tilbakemeldingar. Dette er nyttig til neste arrangement!
- Betal rekningar i tide.
