Fysisk sikring av dokument

Ei bedrift har oftast ein god del papirdokument som må arkiverast på ein sikker måte.

Er det personopplysningar i dokumenta, for eksempel frå fastlegen vår, skal dokumenta låsast inn og sikrast særskilt. Det er svært strenge krav til oppbevaring av dokument som inneheld sensitive personopplysningar.

Dokumenta må òg sikrast godt mot brann. Eit solid brannskap er nyttig til dette formålet. Brannskap er stålskap med god isolasjon, og dei skal dempe temperaturstigninga i ein viss periode. Målet er at brannen kan sløkkjast før temperaturen i brannskapet blir høgare enn tenntemperaturen for papir.

Det krev mykje plass å lagre papirdokumenta. Vi bør derfor tenkje gjennom kva vi verkeleg treng lagre på papir. Alt anna kan lagrast elektronisk.

Vi har lese oppslag i media der nokon har funne store bunkar med pasientjournalar på søppeldyngja. Det set søkjelyset på endå ei utfordring med papirdokument. Kva gjer vi med slike dokument når vi skal kaste dei?

Papirdokument som inneheld viktige personopplysningar eller bedriftsinformasjon, bør makulerast. Makulering vil seie å øydeleggje dokumenta slik at innhaldet ikkje kan identifiserast. Dokumenta blir då ofte kappa opp i lange, tynne remser.

Papirremser er likevel ikkje alltid godt nok, for det kan vere mogleg å setje dei saman om ein har tid nok. Derfor er brenning ein utveg, eller vi kan makulere fleire gonger slik at vi ikkje får papirremser, men berre små fragment som det er uråd å setje saman. Graden av makulering heng saman med kor hemmelege dokumenta er.