Kva er budsjettkontroll?
Normalt er vi ferdige med resultatrekneskapen 10–15 dagar inn i neste månad. Det inneber til dømes at resultatrekneskapen for januar månad er ferdig 10.–15. februar. Ein av dei analysane vi då bør gjere, er å samanlikne resultatrekneskapen for januar med resultatbudsjettet for januar. Dette kallar vi å utføre budsjettkontroll, og det er ein viktig del av økonomistyringa.
Korleis gjer vi det?
- Først samanliknar vi det faktiske resultatet for månaden med det resultatet som er budsjettert for månaden.
- Så ser vi på summen av salsinntekter mot dei salsinntektene som er budsjetterte.
- Vidare gjer vi tilsvarande med summane av varekostnader, lønskostnader og faste kostnader.
- Deretter ser vi på dei ulike kategoriane under faste kostnader. Vi konsentrerer oss om dei kategoriane der det er store avvik mellom rekneskap og budsjett.
Eit døme på ein budsjettkontroll
Det kan løne seg å bruke eit rekneark når vi skal setje opp ein budsjettkontroll. Få fram avvika både i kroner og i prosent. Sjå oppsettet nedanfor. Det viser budsjettkontrollen for desember månad for ein blomsterbutikk.
Budsjett (kr) | Regnskap (kr) | Avvik (kr) | Avvik (%) | |
|---|---|---|---|---|
Salgsinntekter | 450 000 | 500 000 | 50 000 | 11,1 |
Varekostnader | 260 000 | 300 000 | –40 000 | –15,4 |
Bruttofortjeneste |
|
|
| |
Lønn | 78 000 | 80 000 | –2 000 | –2,6 |
Arbeidsgiveravgift | 10 998 | 11 280 | –282 | –2,6 |
Strømkostnader | 1 200 | 1 000 | 200 | 16,7 |
Husleie | 12 000 | 12 000 | 0 | 0,0 |
Avskrivninger | 2 400 | 3 000 | –600 | –25,0 |
Rentekostnader | 800 | 1 000 | –200 | –25,0 |
Sum faste kostnader | 105 398 | 108 280 | –2 882 | –2,7 |
Resultat | 84 602 | 91 720 | 7 118 | 8,4 |
Forklaring på ein del utrekningar
Utrekninga vi gjer for å finne avviket i kroner når det gjeld salsinntekter, bruttoforteneste og resultat, er rekneskapstal – budsjettal = avvik.
For å finne avviket i kroner når det gjeld kostnadene, bruker vi dette reknestykket: budsjettal – rekneskapstal = avvik.
Hugseregel
Eit positivt avvik skal vere positivt for bedrifta.
Eit negativt avvik er negativt for bedrifta.
Salsinntekter
Butikken har selt for 50 000 kroner meir enn budsjettert. Det utgjer ein auke på 11,1 prosent. Vi reknar auken i prosent av budsjettalet:
Dei auka salsinntektene kan kome av at prisen per produkt har auka, eller av at butikken har selt fleire produkt – eller begge delar.
Varekostnader
Her gjer vi den same utrekninga. Varekostnadene har prosentvis auka litt meir enn salet.
Tenk over
Varekostnadene har i dette dømet auka prosentvis meir enn salsinntektene. Kva kan vere grunnen til det?
Bruttoforteneste (dekningsbidrag)
Dei auka salsinntektene har ført til ein auke i bruttofortenesta.
Faste kostnader
Av dei faste kostnadene ser vi at det er avskrivingane og rentekostnadene som har størst negativ endring i prosent. Dei har forverra seg med 25 prosent. Det kan høyrast mykje ut, men her er det viktig å sjå på kva endringa utgjer i kroner. Sidan kronetala er så låge, treng vi ikkje å bekymre oss over at prosenttala er høge.
Resultat
Resultatet blei 7 118 kroner betre enn budsjettert.
Tenk over
Kva synest du om dette resultatet?
Tiltak ved avvik
Ved å utføre budsjettkontroll kan vi følgje med på den økonomiske utviklinga til bedrifta. Finn vi store avvik, er det viktig å reflektere over årsaka til avvika.
Nokre gonger indikerer avvika ei negativ utvikling som vi bør setje inn tiltak for å stanse. Andre gonger er det kanskje eit mangelfullt budsjettgrunnlag som er årsaka til avvika.