Roller og rammer for kommunikasjon på jobb

Frå vi er små, lærer vi korleis vi skal oppføre oss i ulike situasjonar. Vi lærer kva vi kan seie, til kven, når, kvar og på kva måte. Vi kallar dette for kommunikativ kompetanse. Denne kompetansen handlar mellom anna om å kjenne til uskrivne reglar for språkbruk og åtferd i ulike situasjonar. Dersom vi bryt reglane, vil andre gjerne oppfatte oss som uhøflege eller useriøse.

I yrkeslivet går du inn i nye roller. Det er klare krav og forventningar knytte til desse rollene. Rollene vil krevje at du snakkar og oppfører deg på ein viss måte for å kommunisere godt med dei du møter. Når du er på jobb, har kundane eller brukarane klare forventningar til korleis du skal oppføre deg i samtale med dei.

Vi meistrar mange roller

Vi går inn i bestemde roller når vi kommuniserer med kvarandre. Det er kommunikasjonssituasjonen og forholdet vårt til samtalepartnaren som avgjer kva rolle vi får. Som ungdom kan du til dømes ha elevrolla overfor læraren, storebrorrolla overfor søsken og ekspeditørrolla overfor ein kunde i butikken der du arbeider. Med rolla følgjer det forventningar til korleis vi skal oppføre oss. Rollene avgjer mellom anna kven som får lov til å styre samtalen.

Overordna, underordna eller likeverdig?

Personen som styrer kommunikasjonen, har ei overordna eller dominerande rolle. Til dømes vil ein avdelingsleiar som skal leie eit møte for sine tilsette ha ei dominerande rolle og styre samtalen. Dei tilsette er forventa å ta på seg ei underordna rolle og snakke når dei får tildelt ordet. Kollegaer har gjerne likeverdige roller i samtalen. Det vil seie at alle har like stor rett til å styre samtalen om dei vil.

Er partane likeverdige når ein helsefagarbeidar snakkar med ein brukar? Kven styrer samtalen der ein elektrikar gir ein kunde eit prisoverslag? Å vite kva rolle ein situasjon krev, er òg ein del av den kommunikative kompetansen din på jobb.

Tilsettrolla varierer veldig frå land til land, og Noreg er eitt av dei landa der vi har flatast struktur. Det vil seie at det er minst avstand mellom sjefar og tilsette. I andre land er tilsettrolla mykje meir underordna, og forventningane til korleis du oppfører deg på jobb, blir tilsvarande forskjellig. Korleis trur du dette påverkar kommunikasjonen?

Personleg kommunikasjon er kommunikasjon mellom to eller nokre få personar. Sendaren er ein enkeltperson, og i mange tilfelle kjenner sendar og mottakar(ar) kvarandre. Deltakarane kan gi kvarandre direkte tilbakemelding, og dei byter på å vere sendar og mottakar. Vanlegvis er sendar og mottakar på den same staden, men òg ein telefonsamtale, ein videosamtale på Messenger eller ei privat brevveksling er personleg kommunikasjon.

Personleg kommunikasjon er ofte uformell, men han kan òg vere formell. Eit døme er ein medarbeidarsamtale på jobb, der leiaren skriv referat om kva begge partar har blitt einige om.

Møte, intranettdiskusjonar og presentasjonar på bransjesamlingar er døme på kommunikasjon i større grupper i ein jobbsamanheng. Han kan vere mediert, til dømes ein videokonferanse eller eit møte på Skype, Teams eller Meet, eller han kan skje ansikt til ansikt. Det som ofte kjenneteiknar gruppekommunikasjon, er at éin av deltakarane har ei dominerande rolle og får lov til å styre kommunikasjonen i større eller mindre grad. Dette heng ofte saman med dei ulike rollene vi har i situasjonen.

Kommunikasjonssituasjonen i slike grupper er ofte meir formell enn den personlege. Gruppekommunikasjon er oftast tovegskommunikasjon, for det finst så godt som alltid ei moglegheit for å kome med direkte tilbakemelding. Under eit foredrag eller ein presentasjon kan tilhøyrarane rekkje opp handa og stille spørsmål, og under eit nettmøte kan alle be møteleiar om ordet.

I dag er skiljet mellom massekommunikasjon i medium og personleg kommunikasjon via medium viska ut. Kommunikasjonen går ikkje berre begge vegar, han går "alle vegar". På grunn av dei uklare grensene, er det ekstra viktig å vere klar over korleis du kommuniserer i desse kanalane.

Dei fleste bedrifter og organisasjonar bruker Facebook og andre sosiale medium for å gi informasjon og reklamere for produkt og tenester. Her er sendaren ingen privatperson, og formålet er heller ikkje privat. Mottakaren vil likevel oppleve Facebook-meldingar som ein langt meir personleg kontakt med sendar enn ein reklamebrosjyre som kjem i posten. Derfor bør slike bodskapar ha ein meir uformell tone enn når du skriv elles på jobb, medan du passar på å framleis vere i rolla som profesjonell tilsett.

Du får lett kontakt med mange kundar og brukarar via Facebook, Instagram eller andre sosiale medium. Dei har til gjengjeld moglegheita til å skrive til og om verksemda du jobbar for. Brukaromtalar av verksemder av alle slag på nett har fått ei stor betydning for omdømet, og mange bedrifter bruker mykje tid på å svare på klagar og kommentarar for å rette opp negative inntrykk som slike kommentarar kan gi.