Fagartikkel

Budsjettprosessen

Det er ofte svært vanskeleg for ei nystarta bedrift å budsjettere det første driftsåret. Ein har lite røynsle og derfor lite å jamføre med. Men dersom bedrifta har drive i nokre år, er resultatrekneskapen frå i fjor det naturlege utgangspunktet for budsjetteringa.

Hender som held kulepenn og kalkulator. Foto. — Bilete: NTB, Maskot / CC BY-NC-SA 4.0

Korleis startar vi å budsjettere?

Inntekter

Vi skal sjå at det er naturleg og nødvendig å starte med å budsjettere inntektene. Inntektene i fjor gir oss ein pekepinn om dei inntektene vi kan oppnå neste år. Andre faktorar som konkurransesituasjonen og marknaden spelar også inn i vurderinga.

Har vi hatt inntekter på 1 000 000 kr i fjor, og meiner at det er grunnlag for ein auke på 10 % neste år, blir reknestykket slik:

1 000 000 kr · 1,10 = 1 100 000 kr

Varekostnader

Når vi har budsjettert inntekta, går det greitt å rekne ut varekostnaden. Varekostnaden er ein variabel kostnad som aukar og minkar etter inntektene. Dersom varekostnaden utgjorde 70 % av inntekta i fjor, kan kostnaden vere 70 % av inntekta også neste år. Men dersom vi har fått til ein betre avtale med leverandørane våre, kan vi redusere varekostnaden litt. Skulle vi på grunn av tøff konkurranse bli nøydde til å gi større rabattar neste år, må vi justere varekostnaden opp.

I vårt tilfelle var varekostnaden 700 000 kr i fjor, det vil seie 70 % av inntekta:

1 000 000 kr · 0,70 = 700 000 kr

Dersom vi held fram med den same varekostnaden i prosent, blir varekostnaden neste år:

1 100 000 kr · 0,70 = 770 000 kr

Faste kostnader

Dei faste kostnadene er ofte enkle å budsjettere. Her kan det vere snakk om små endringer i høve til fjoråret, nokre få prosent opp eller ned. Vi bør sjekke om det blir endringar i husleiga, om vi bør auke eller redusere talet på tilsette, osv. Slik bør vi vurdere alle dei faste kostnadene etter tur.

Har vi budsjettert med høg aktivitet (stort sal), kan dei faste kostnadene lett stige. Større aktivitet kan for eksempel slå ut i høgare telefon- og bilkostnader.

Oppsummering

Det er inntektene som er den såkalla flaskehalsen, det er dei det er vanskeleg å fastsetje og styre. Har vi funne eit fornuftig nivå på inntektene, kjem utrekninga av kostnadene mykje av seg sjølv.

I tabellen under finn du eit oversyn som viser forholdet mellom resultatrekneskapen frå i fjor og budsjettet for neste år.

Rekneskap		Budsjett
Inntekter – varekostnad		Rekna ut frå salet førre året Vi finn varekost for siste år i prosent og bruker den same prosenten i budsjettet.
= Dekningsbidrag		Må kontrollerast
– personalkostnader – sals- og administrasjonskostnader – rentekostnader		Rekna ut frå budsjettert aktivitet Ofte berre små endringar Ofte berre små endringar
= Overskot		Må kontrollerast

Eksempel

utarbeidING av budsjett
Rekneskap	Endring	Budsjett
5 000 000 – 3 500 000	10 % 10 %	5 500 000 – 3 850 000
= 1 500 000	10 % (ok)	= 1 650 000
– 800 000 – 550 000 – 60 000	5 % 2 % 3 %	– 840 000 – 561 000 – 61 800
= 90 000		= 187 200

Kartet må stemme med terrenget

Har du høyrt uttrykket om at kartet må stemme med terrenget? Tenk deg ein orienteringsløpar som har fått delt ut feil kart. Ho kjem verken til å finne ut kvar ho er eller kvar ho skal.

For at ei bedrift skal bruke budsjettet som eit «kart» for neste år, må kartet stemme med terrenget. Det må vere mogleg å finne ut av. Det vil i praksis seie at vi må budsjettere på akkurat dei same kontoane som vi nyttar i rekneskapen. Berre på den måten kan vi samanlikne det vi har budsjettert, med korleis det går konto for konto og månad for månad.