Sjølv om rollene i ein arbeidsprosess blir fylt av personar, prøver vi å unngå å bruker personnamn når vi skal dokumentere ein prosess. I staden bruker vi stillingsnemningar. Det gjer at vi ikkje treng å endre på rollene i prosessen dersom nokon sluttar og nye personar blir tilsette. Ofte omfattar også den same rolla fleire personar. Ei verksemd kan til dømes ha mange ordremottakarar, kundebehandlarar, lagermedarbeidarar og så vidare.
I dømet med prosessen for bestilling og utsending av varer kan vi tenkje oss at dei fire første oppgåvene – å ta imot bestillinga og registrere kunden og bestillinga – blir gjorde av ein ordremottakar.
Oppgåve 5 og 6: Lagersjefen sjekkar om vara er på lager og sender eventuelt bestilling og informerer kunden.
Oppgåve 7 og 8: Ein lagermedarbeidar skriv ut pakksetel og sender vara.
Vi får då tre roller i prosessen:
- ordremottakar (oppgåve 1 til 4)
- lagersjef (oppgåve 5 og 6)
- lagermedarbeidar (oppgåve 7 og 8)
Diagrammet under viser kvar rollene er plasserte i prosessen.
Sjølv om det er personar som fyller rollene i ein arbeidsprosess, prøver vi å unngå å bruke personnamn når vi skal dokumentere ein prosess.