Innbetalinger og utbetalinger
Mens et resultatbudsjett inneholder inntekter og kostnader, er det innbetalinger og utbetalinger som vises i likviditetsbudsjettet.
Inntekter får vi når en kunde kjøper et produkt fra oss. Innbetalingen fra kunden kan komme samtidig, eller senere. I en butikk betaler de fleste med kort, og da får vi innbetalingen samtidig som inntekten. Ved kjøp på nett kan kunder velge å betale på kreditt, altså å vente med å betale. Hvis kunder betaler med for eksempel ti dagers kreditt, vil det si at innbetalingen kommer ti dager senere enn inntekten.
Vi har det tilsvarende forholdet mellom kostnader og utbetalinger. Vi kjøper produkter fra leverandørene våre, og dette er da en kostnad. Vi betaler regningen først på forfallsdato, og dette kan være ti, tjue eller tretti dager etter at vi har mottatt produktene. Derfor er datoen for kostnadsføring og datoen for utbetaling ofte forskjellig.
Likviditetsbudsjettet viser bedriftens beholdning av likvide midler (bank- og kassebeholdning), og dermed bedriftens betalingsevne. Å ha kontroll på inn- og utbetalingene er spesielt viktig i en bedrift med store sesongvariasjoner.
Refleksjonsspørsmål
Hvorfor er det viktig med god kontroll på pengene i en bedrift med store variasjoner i inn- og utbetalingene?
Noen vil hevde at likviditetsbudsjettet er viktigere enn resultatbudsjettet. Det viser nemlig om bedriften har penger nok til å betale regningene sine etter hvert som de forfaller.
Arbeidet med likviditetsbudsjettet
Vi utarbeider gjerne likviditetsbudsjettet i et digitalt regneark, for eksempel i Excel. Utgangspunktet for likviditetsbudsjettet er det månedsfordelte resultatbudsjettet.
Eksempel på likviditetsbudsjett
januar | februar | mars | |
|---|---|---|---|
inngående beholdning første dag i md. | 653 000 | 95 000 | 395 000 |
innbetalinger fra kunder | 1 100 000 | 1 800 000 | |
– utbetaling til vareleverandør | 715 000 | 720 000 | |
– utbetaling til lønn | 583 000 | 580 000 | |
– utbetaling til andre faste kostnader | 110 000 | 150 000 | |
– utbetaling til mva., låneavdrag osv. | 250 000 | 50 000 | |
= +/– innbetalingsoverskudd/-underskudd | –558 000 | 300 000 | |
= utgående beholdning siste dag i md. | 95 000 | 395 000 |
Innbetalinger
Øverste rad i likviditetsbudsjettet heter inngående beholdning. Her legger du inn sum pengebeholdning (penger på konto).
De neste kolonnene er innbetalinger fordelt på tolv måneder (i kolonner). Kontantsalg vil komme som en innbetaling i samme måned som i resultatbudsjettet. Kredittsalg, derimot, vil komme senere. Ved for eksempel salg med tretti dagers kreditt vil det salget bedriften har i januar, gi tilsvarende innbetalinger i februar.
Husk at mens inntektene føres uten merverdiavgift, må vi legge den til på innbetalingene. Innbetalingene i likviditetsbudsjettet skal vise hva som kommer inn på konto hos bedriften.
Utbetalinger
Du setter opp et tilsvarende oppsett for utbetalinger til leverandører. Betalingsbetingelsene er her ofte ti eller tretti dager, og det betyr at du kan vente ti eller tretti dager med å betale. Ved tretti dagers betalingsfrist vil utbetalingen komme i måneden etter kostnaden.
Også når det gjelder utbetalinger, er det viktig å huske på at merverdiavgift skal være med, i motsetning til ved kostnader, som ikke inkluderer merverdiavgift.
Du fortsetter med andre faste kostnader, som lønn og utbetalinger av andre kostnader og avgifter. Lønn er litt komplisert, for utbetalingen til ansatte er ikke lik lønnskostnaden, den er mindre. Dette er fordi skatt og arbeidsgiveravgift er en del av lønnskostnaden, men det medfører ingen utbetaling til den ansatte. Skatt og arbeidsgiveravgift medfører derimot en utbetaling til myndighetene annenhver måned.
Periodisering
Periodisering vil si å plassere innbetalinger og utbetalinger i den måneden de hører hjemme i. Stort sett betales utgiftene i samme måned som de er ført som kostnad. Det vil si at beløpet som er ført som kostnad, blir likt det som føres som utbetaling i likviditetsbudsjettet.
Det er noen unntak. Du må ta hensyn til at husleien kanskje betales på forskudd for ett kvartal om gangen. Et kvartal er tre måneder. Det vil si at du betaler husleien for første kvartal i januar og husleie for andre kvartal i mars, og så videre.
Når det gjelder forsikring, betales den kanskje bare en gang i året, og den gjelder for et helt år fram i tid.
Du må også ta hensyn til at arbeidsgiveravgiften og forskuddstrekket betales for to måneder av gangen. For eksempel blir arbeidsgiveravgiften og forskuddstrekket for januar og februar betalt den 15. mars.
En slik tomånedersperiode kalles en termin. Det er da seks terminer i året. Neste termin er mars og april. Den terminen forfaller 15. mai. Tilsvarende går terminene ut året med forfall 15 dager etter en tomånedersperiode.
Merverdiavgift
Når du skal betale en leverandør for en levering, må du også inkludere merverdiavgift. I tillegg har bedriften du jobber for, et eget merverdiregnskap hvor inngående merverdi og utgående merverdiavgift blir regnet mot hverandre.
Skyldig merverdiavgift betales for to måneder av gangen. For eksempel betales merverdiavgiften for januar og februar den 10. april. (Denne avgiften følger tomånedersperiodene som over, men den forfaller til betaling én måned og ti dager etter en tomånedersperiode.)
Utbetalinger som ikke har en kostnad
Avdrag på lån er et eksempel på en utbetaling som ikke er ført som en kostnad i resultatbudsjettet. Andre eksempler er eierens privatuttak, utbytte til aksjonærer og investeringer. Hvis du skal kjøpe en bil eller investere i andre varige driftsmidler, er ikke dette kostnader, men det medfører utbetalinger som må med i likviditetsbudsjettet.
Kostnader som ikke er en utbetaling
Avskrivningen er ført som kostnad, men den medfører ikke utbetaling av penger. Vi kaller dette en ikke-betalbar kostnad (kalkulatorisk kostnad). Derfor hører den ikke hjemme i likviditetsbudsjettet.
Innbetalingsoverskudd
Når du tar innbetalingene minus alle utbetalingene, finner du innbetalingsoverskuddet. Dersom dette er negativt, kaller vi det et innbetalingsunderskudd.
Utgående beholdning
Til slutt summerer du kolonnene. Du starter med inngående beholdning, legger til innbetalingene, trekker fra alle utbetalingene, og legger til innbetalingsoverskuddet eller -underskuddet. Da finner du fram til utgående beholdning, og denne fører du som inngående beholdning for neste måned.
Utgående beholdning i likviditetsbudsjettet er den forventede saldoen på bedriftens bankinnskudd hver måned neste år. Du kan vise dette grafisk i Excel.
Hvis bedriften bruker kassekreditt, sammenstilles utregningen mot den.
I modellen under ser du hvordan de forskjellige tallene i resultatbudsjettet bygger på tall fra delbudsjetter. Delbudsjettene kan være salgsbudsjett, varekjøpsbudsjett og budsjett for indirekte kostnader, som alle gir informasjon til resultatbudsjettet i bedriften. Tallene blir videre brukt som utgangspunkt til likviditetsbudsjettet.
Mal for likviditetsbudsjett
Du kan laste ned mal for likviditetsbudsjett fra Altinn: