Case: Plagg AS
En del av klærne som produseres, er standardvarer, for eksempel uniformer, verneklær, kjeledresser og servitør- og kokkeklær. Dersom kunden ønsker det, kan disse plaggene merkes med logoer eller virksomhetens navn. Denne delen av arbeidet gjøres av skreddere ved hovedkontoret. De tar seg også av reparasjoner ved behov.
Bedriften produserer også klær på bestilling. Da designes klærne i samarbeid med kunden, basert på deres behov og ønsker. Det blir utarbeidet en prototyp ved design- og skredderavdelingen. Denne må godkjennes av kunden før den settes i produksjon i Kina. En produksjonsordre må være på minimum 1 000 enheter av et plagg.
Organiseringen av Plagg AS
Det er totalt 223 ansatte i bedriften fordelt på følgende avdelinger:
- administrasjonsavdeling
- salgs- og markedsføringsavdeling
- avdeling Sverige
- avdeling Finland
- avdeling Danmark
- avdeling Island
- lager- og logistikkavdeling
- design- og skredderavdeling
- personalavdeling
- økonomiavdeling
- IKT-avdeling
- resepsjon og sentralbord
- kantine
Nedenfor skal du løse arbeidsoppgaver internt i Plagg AS. God service internt i bedriften vil ha positiv påvirkning på kvaliteten på produkter og tjenester overfor kunder og andre samarbeidspartnere. I tillegg har det mye å si for det psykososiale arbeidsmiljøet.
Organisering
Oppgave 1
Ut fra bedriftsinformasjonen ovenfor skal du utarbeide et organisasjonskart for bedriften.
Bruk gjerne et av verktøyene som presenteres i fagartikkelen "Hvordan utarbeide et organisasjonskart?" for å tegne organisasjonskartet.
HMS
Oppgave 2
Økonomiavdelingen trenger å få innredet et nytt kontor. Personalavdelingen, der du jobber, får i oppgave å planlegge innkjøp og tilrettelegging. Tegningen ovenfor illustrerer kontoret som skal innredes.
Aktuelle nettadresser
Arbeidsplassforskriften, kapittel 2
Forskrift om utførelse av arbeid, § 10-23 Krav til datautstyr: https://lovdata.no/forskrift/2011-12-06-1357/§10-23
Arbeidstilsynet, Arbeid ved dataskjerm: https://www.arbeidstilsynet.no/tema/ergonomi/arbeid-ved-dataskjerm
Oppgave 3
Lag en tilsvarende tegning som ovenfor, og tegn inn hvordan kontoret bør innredes for én person. Ta hensyn til et godt fysisk arbeidsmiljø (lys, støy, luft) og god ergonomi (se de aktuelle nettadressene ovenfor). Kontoret er 4 x 3 meter, det vil si 12 .
Oppgave 4
Lag et forslag til innkjøp av møbler og utstyr. Du må også finne priser og leverandører ved å søke på internett.
Lag en oppstilling i et regneark over
- møbler
- kontorutstyr
- leverandører
- priser og total kostnad
Oppgave 5
Vurder hvordan en godt tilrettelagt kontorarbeidsplass kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Forberedelser til arrangement
IKT-avdelingen skal holde kurs i det nye CRM-systemet til bedriften, og det er administrasjonsavdelingen som står for gjennomføringen av arrangementet. Alle ansatte på salgs- og markedsføringsavdelingen må gjennomføre kurset.
Kurset går over tre dager, 3.– 5. mai. Det er 16 ansatte som skal delta, inkludert 8 ansatte fra de andre nordiske landene. Kurset vil vare fra kl. 12.00 til kl. 16.00 den første dagen, fra kl. 09.00 til kl. 16.00 den andre dagen, og fra kl. 09.00 til kl. 12.00 den tredje dagen. Deltakerne vil få servert mat fra bedriftskantinen, og du må finne overnattingssted til de tilreisende, totalt 8 personer.
Oppgave 6
Lag en invitasjon til de fem salgs- og markedsføringsavdelingene (vi forutsetter at alle behersker norsk). Invitasjonen skal inneholde et program for de tre kursdagene med alle opplysninger deltakerne vil ha behov for. Du må bestemme pausetidspunkter, presentere menyen og tilby et sosialt arrangement om ettermiddagen/kvelden de to første dagene.
Oppgave 7
Lag en huskeliste over alt du må gjøre
- før arrangementet
- under arrangementet
- etter arrangementet
Oppgave 8
Vurder hvordan et godt tilrettelagt arrangement, god opplæring og sosiale aktiviteter med kolleger kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Adgangskontroll
Det har blitt oppdaget at personer som har besøkt bedriften, ikke har forlatt bygningen når besøket er over. Resepsjonen mener de må få bedre kontroll på hvem som slipper inn i bygningen, og når de forlater den. De mener det er viktig at vi til enhver tid vet hvem som er i bygningen.
Oppgave 9
Gjennomfør en risikovurdering, og foreslå tiltak for å forebygge uønskede hendelser.
Oppgave 10
Vurder hvordan god adgangskontroll kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Posthåndtering og arkiv
All firmapost som mottas via post eller e-post, journalføres og sorteres i resepsjonen. De har også ansvaret for arkivet. Utgående brev blir også journalført, og det blir arkivert en digital kopi. Bedriften har imidlertid ikke noe system for å registrere e-post som sendes direkte til og fra hver enkelt ansatt. Dette skaper problemer med å finne igjen dokumenter. Når en ansatt slutter i bedriften, blir vedkommendes e-postkonto slettet uten at noen kontrollerer om den inneholder dokumenter man bør ta vare på.
Oppgave 11
Skriv et notat til ledelsen ved administrasjonssjef Lasse Blom, og gjør rede for problemet. Foreslå hva som bør gjøres, og hvorfor. Forklar hvordan mangel på et oversiktlig arkiv kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Vedlikehold og oppfølging av digitale medier
Plagg AS bruker flere ulike digitale medier til informasjon og markedsføring, men har innsett at de trenger en gjennomgang av bruken. De trenger også klare instrukser for hvem som skal ha ansvar for å vedlikeholde og følge opp de ulike mediene.
Plagg AS har en nettside som IKT-avdelingen vedlikeholder. Bedriften har imidlertid fått tilbakemelding fra kunder om at siden ikke er så bra. Den inneholder ofte utdaterte eller feil opplysninger. Dersom kunder vil ta kontakt med bedriften, kan de sende e-post via nettsiden.
Bedriften har en Facebook-side som ingen har ansvar for. Åtte personer har rettigheter til å publisere innlegg, og siden inneholder en blanding av informasjon til ansatte, kunder og leverandører.
En av de ansatte på design- og skredderavdelingen har lagd en blogg. Her legger hun ut bilder av produkter og produktdetaljer samt morsomme historier fra design- og sømprosessen. Bloggen er svært godt likt av de som følger den, men det er det bare 25–30 personer som gjør.
Ledelsen har bestemt at du skal lede ei prosjektgruppe som skal se på hvordan bedriften skal bruke digitale medier i framtida.
Oppgave 12
Lag et begrunnet forslag til hvilke avdelinger som bør være med i ei slik prosjektgruppe.
Oppgave 13
Lag en disposisjon for første møte i prosjektgruppa. Hvilke ting bør dere ta stilling til? Tenk over hva du vil foreslå, men husk å lytte til de andre også.
Oppgave 14
Vurder hvordan bruken av digitale medier kan påvirke kvaliteten og servicenivået i bedriften.
Etikk og lønnsomhet
Daglig leder i bedriften, Mina Haukås, har fått en henvendelse fra en journalist. Journalisten ønsker et intervju om produksjonen ved fabrikken i Kina i forbindelse med en artikkelserie om lønnsomhet, etikk og bærekraft.
Oppgave 15
Gi Mina innspill til hvilke spørsmål hun kan forvente.
Oppgave 16
Vurder hvordan bærekraftig produksjon kan påvirke bedriftens omdømme i positiv retning.
Oppgave 17
Vurder hvordan kvaliteten, servicenivået og lønnsomheten påvirkes av om produksjonen foregår i Kina eller i Norden.