Gjennom dokumentasjon skaper du sammenheng mellom det som ble planlagt, det som er utført, og det videre arbeidet. Det er viktig å lære å dokumentere egen produksjon.
Dokumentasjonen vil hjelpe deg å se hva som har gått bra, og hva du kan utvikle videre. Dokumentasjon og kvalitet henger sammen.
I opplæring brukes ofte dokumentasjon til vurdering og til framlegging for andre elever. Slik viser du hva du har gjort, og forklarer hvordan og hvorfor.
Dokumentasjonen er med på å vise kvaliteten på produksjonsprosesser og produkter. Når du senere skal ut i arbeidslivet, kan dokumentasjonen være nyttig å vise til når du skal søke jobb.
Dette bør du ha med i en dokumentasjon
Du bør begrunne valg av uttrykk, målgrupper og kanaler.
Legg ved originaler eller kopier av idémyldringen, skisser, notater fra research, produksjonsplaner og ansvarsfordeling.
Ta med vurderinger som ble gjort underveis i prosessen, for eksempel endring av opptaksplaner eller -steder. Få med på hvilken måte valgene som er tatt underveis, har påvirket resultatet.
Beskriv hvordan det ferdige resultatet av arbeidsprosessen ser ut i forhold til de opprinnelige planene, gjerne med en konkretisering av viktige avvik. Dersom du i ettertid ser at noe med hell kunne vært gjort helt annerledes, er dette viktig å få med i dokumentasjonen.
Gi en oppsummering av hva du har lært, og hva du kan ha nytte og glede av med tanke på dine framtidige prosjekter.
Dokumentere for å avklare rammer
Når du skal samarbeide med andre, eller jobber på oppdrag, kan dokumentasjonen brukes i startfasen for å avklare rammer og forventninger.
Oppdragsbestilling og løsningsforslag
Oppdragsgiveren skriver en bestilling og dokumenterer ønsker og krav knyttet til oppdraget. Bestillingen kan inneholde beskrivelser av innhold og form, målgruppe og medieuttrykk. Skal du svare på bestillingen, svarer du med et skriftlig løsningsforslag, eller skriver et referat etter et møte med oppdragsgiveren.
Oppdragsgiveren justerer og godkjenner forslaget fra deg. På denne måten er du og oppdragsgiveren allerede i gang med å dokumentere samarbeidet, og dette vil hjelpe dere med å sikre kvalitet i prosessen. Dokumentasjonen blir et "bevis" på hva dere har tenkt og planlagt, som dere kan komme tilbake til i ulike faser av prosessen.
Eksempel på avrop i NDLA
I NDLA skriver vi korte bestillinger, eller avrop, til leverandører av undervisningsfilmer. Her ser du et eksempel på hvordan vi dokumenterer og strukturerer samarbeidet før gjennomføringen av en produksjon:
Vi (NDLA) spesifiserer leveransen skriftlig.
Eksempel:
Undervisningsfilm til mediefag. Målgruppe: studiespesialiserende/studieforberedende vg3. Lengde: 5–7 minutter.
Vi lager en kort beskrivelse av innhold og form (hva skal læres; hvordan) og kommer med forslag til fagpersoner.
Leverandøren sender en skisse til løsningsforslag, eller en pitch, i retur.
Vi kommer med innspill, gjerne i et møte. Det skrives møtereferat, som sendes til begge parter for godkjenning.
Leverandøren justerer forslaget sitt og sender ny versjon tilbake. Noen ganger går vi et par runder til med leverandøren for å sikre at vi har samme forståelse av hvordan filmen skal lages.
Vi sender en skriftlig godkjenning av forslaget til leverandøren. Da har vi dokumentert planen og kan gå tilbake til den ved behov senere i prosessen.
Leverandøren fortsetter arbeidet med research og manusskriving.
Manuset godkjennes etter innspill fra oss.
Den første påsynsversjonen av filmen kommenteres og godkjennes faglig.
Teknisk kvalitet sjekkes i den andre påsynsversjonen.
Masteren leveres og godkjennes.
Dokumentere for å dele erfaringer
Vi kan ha ulike tilnærminger til hvordan vi dokumenterer en arbeidsprosess. Noen ganger er det selve resultatet som er det viktigste å dokumentere, mens det andre ganger er arbeidet i idéutviklingsprosessen som er det viktigste.
Eksempel: SKUP
I undersøkende journalistikk er det god praksis å dokumentere kildearbeidet i idéutviklingen. Hvert år leverer journalister grundige metoderapporter til Stiftelsen for en Kritisk og Undersøkende Presse (SKUP) for å dokumentere sine arbeidsprosesser. De beste bidragene hedres med SKUP-prisen som deles ut årlig til "fremragende undersøkende journalistikk".
Formålet med metoderapportene er å vise fram profesjonelle arbeidsmetoder og inspirere flere til å drive med undersøkende journalistikk. Rapportene brukes også til erfaringsdeling i bransjen, slik at journalister kan lære av hverandre.