Skal du jobbe innen administrasjon, er det mange lover du må kjenne til. I arbeidet ditt må du blant annet følge reglene i forvaltningsloven, arkivloven, bokføringsloven, regnskapsloven, anskaffelsesloven, skatteloven, folketrygdloven, ferieloven og arbeidsmiljøloven.
Forvaltningsloven gjelder for offentlige etater og skal sikre den enkelte innbygger en trygg og grundig saksbehandling og likebehandling. Loven gjelder også for private virksomheter som har driftsstøtte fra det offentlige, som private barnehager og skoler.
Loven gjelder for eksempel søknader om skoleplass, stipend, byggetillatelser og sosiale tjenester og ytelser. Den regnes som svært viktig for å sikre rettssikkerheten vår. Loven sier blant annet hvem som er inhabil til å behandle saker, og den har regler for saksbehandling, taushetsplikt, vedtak og ankemuligheter.
Alle forvaltningsorganer har veiledningsplikt innenfor sitt saksområde, som for eksempel barnevernet. Formålet med veiledningsplikten er å gi alle parter mulighet til å kunne ivareta sine egne rettigheter.
Når det gjelder saksbehandlingen, har forvaltningsorganet et ansvar for å forberede og avgjøre saken fortest mulig og innenfor gjeldende tidsfrist. Skulle det allikevel ta lengre tid enn planlagt før henvendelsen kan besvares, skal forvaltningsorganet gi et foreløpig svar. I dette svaret skal det redegjøres for grunnen til forsinkelsen og når et endelig svar kan forventes.
Noen viktige begreper i forvaltningsloven, jf. § 2
Vedtak
en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet, og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer
Enkeltvedtak
et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer
Forskrift
et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer
Offentlig tjenestemann
en embetsmann eller en annen som er ansatt i statens eller en kommunes tjeneste
Part
en person som en avgjørelse retter seg mot, eller som saken ellers direkte gjelder
Virksomheter med offentlige oppgaver er pålagt etter arkivloven å ha et arkiv.
I arkivloven finner vi de overordnede reglene for arkivering. For mer detaljerte regler må vi se i forskriften til arkivloven. Den heter "Forskrift om dokumentasjon og arkiv", men omtales ofte bare som "arkivforskrifta".
I regnskapsloven kan vi lese om regler for utarbeidelse av årsregnskap, og om hvordan resultatregnskapet og balansen skal settes opp.
Loven sier innledningsvis hvilke selskaper som har plikt til å føre regnskap. Alle aksjeselskap er regnskapspliktige. Har du et enkeltpersonforetak, har du først regnskapsplikt dersom du har mer enn 20 millioner i eiendeler eller mer enn 20 ansatte. Du bør likevel føre regnskap, men reglene i regnskapsloven gjelder ikke for deg.
Vi har regler for offentlige anskaffelser for at alle skal kunne ha tillit til at offentlige penger blir brukt på en samfunnstjenlig måte. Reglene skal blant annet sikre rettferdig konkurranse mellom leverandører til det offentlige og sørge for at staten får mest mulig igjen for pengene sine.
Reglene i anskaffelsesloven gjelder for alle typer offentlige anskaffelser av varer og tjenester over 100.000 kroner. Hovedprinsippene i loven er likebehandling, forutsigbarhet, gjennomsiktighet og konkurranse.
Les mer om regler for offentlige anskaffelser under.
Skal bedriften din importere varer fra utlandet, må du undersøke om dere må betale toll. Toll er en skatt som legges på varer som transporteres over landegrenser. Det er stort sett alltid toll på klær, matvarer og næringsmidler. I tillegg kommer merverdiavgift og eventuelle særavgifter.
Skatteloven regulerer skatteplikten både for privatpersoner og bedrifter. I skatteloven står det at bedrifter skal skatte av "fordel vunnet ved virksomhet", det vil si inntektene fra virksomheten.
Alle norske bedrifter må betale forskuddsskatt til skatteoppkreveren i kommunen der de har hovedkontor.
Alle i Norge er medlem i folketrygden, et nasjonalt forsikringssystem som administreres av Nav. Her får vi økonomisk hjelp ved arbeidsledighet, svangerskap og fødsel, aleneomsorg for barn, sykdom og skade, uførhet, alderdom og dødsfall.
Folketrygden blir blant annet finansiert av trygdeavgift og arbeidsgiveravgift. Trygdeavgiften er en del av skatten vi betaler på lønnsinntekt. Arbeidsgiveravgiften er en avgift som bedrifter må betale inn til staten for sine ansatte. Bedriftene betaler en viss prosentsats av de ansattes lønn.
Arbeidsmiljøloven inneholder regler og krav som skal sikre et godt og trygt arbeidsmiljø. Til loven hører også forskrifter og veiledninger med utfyllende og mer detaljerte regler.
Arbeidsmiljøloven er en såkalt minimumslov, det vil si at den setter nedre grenser for hvilken standard det skal være på arbeidsmiljøet. Samtidig krever den at man hele tiden skal jobbe for å forbedre arbeidsmiljøet. Loven fordeler også ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet og beskriver arbeidsmetoder som skal følges.
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) gjelder for all virksomhet som omfattes av bestemte lover som behandler ulike helse-, miljø- eller sikkerhetshensyn.
Du kan gå ut fra at den gjelder for bedriften du jobber i, så sant den produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Først og fremst er internkontroll arbeidsgiverens ansvar, men alle ansatte har både rettigheter og plikter i forbindelse med HMS-arbeidet.
