Formelle møter i arbeidslivet

Vi har mange uformelle møter i arbeidslivet – fra arbeidsmøter der vi samarbeider om å løse oppgaver, ukentlige avdelingsmøter der vi diskuterer løpende saker – til enkle informasjonsmøter. I disse mer uformelle møtene gjelder det å følge retningslinjer for god kommunikasjon på jobb generelt. Du kan lese om det i fagartikkelen om muntlig kommunikasjon som du finner lenke til nederst i denne artikkelen.

Men vi har også formelle møter, og der bruker vi de fleste formelle kjørereglene for gjennomføringa. Eksempler på formelle møter i arbeidslivet er styremøter og fagforeningsmøter.

Hensikten med formelle møter er vanligvis å få løst et problem eller ta viktige avgjørelser. Dessuten er tida som er avsatt til diskusjoner, ofte begrensa. Derfor er det viktig å kjenne til regler og rutiner for møter av denne typen, for å bruke tida mest mulig effektivt og konstruktivt.

Fordel rollene

Det er flere roller som skal fylles i et møte, og for alle gjelder det å forberede seg godt. Rollen som møteleder er nok den mest arbeidskrevende, men også referenten, møtedeltagerne og eventuelle innledere har viktige roller om møtet skal bli vellykka.

Det kan være lurt å fordele oppgavene før møtedagen. Hvem skal lede møtet? Skal noen innlede til debatt? Hvem skal være referent? I arbeidslivet er det vanlig at den som har ansvaret for å lede arbeidet, også leder møtet.

Send innkalling

Den som innkaller til møtet, bør også lage ei saksliste og sende denne ut sammen med ei innkalling til møtet. Hvis det er noe informasjon som hører til sakene, skal den også legges ved her. Da har deltagerne mulighet til å forberede seg.

Slik starter møtet

Møteleder åpner med å be om å få godkjent innkalling og sakliste. Dersom noen har innvendinger eller ønsker å endre rekkefølgen på punkta på sakslista, må de si fra nå. Deltagerne må også melde nå hvis de har saker som de vil ta opp under "Eventuelt" (det siste punktet på saklista). Når innkalling og sakliste er godkjent, noteres dette i referatet, sammen med eventuelle endringer.

Behandling av sakene

Så er møtet i gang, og sakene blir behandla i den vedtatte rekkefølgen. Det første egentlige punktet på saklista er godkjenning av referatet fra forrige møte.

Det er vanlig med ei kort orientering eller innledning til hver enkelt sak. Møtelederen kan orientere selv, eller hen kan overlate denne oppgava til en annen.

Dersom det også skal holdes avstemning i en sak, er det viktig å telle opp hvor mange som stemmer for forslaget, hvor mange som stemmer imot, og hvor mange som avholder seg fra å stemme.

Det kan ikke fattes vedtak i saker som kommer opp under "Eventuelt". Denne regelen skal hindre at det blir tatt avgjørelser i viktige saker uten at alle får mulighet til å forberede seg.

Slik avslutter du møtet

Det er vanlig at møtelederen avslutter møtet med ei kort oppsummering av det som har blitt diskutert og vedtatt. I tillegg er det vanlig å avtale tid og sted for neste møte. Til slutt takker møtelederen alle deltagerne for frammøtet.